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Auteur/autrice : David Aouizerate

poser ses conges facilement

Gestion congés : simplifiez-vous la vie en entreprise

Digitalisation RH : la fin du casse-tête de la gestion des congés

Aujourd’hui encore, de nombreuses entreprises gèrent leurs congés avec des demandes papiers et des fichiers Excel accrochés au mur de l’entreprise. Perte de l’information, délais de validation très longs, ratures ou incohérences dans les plannings. Un véritable casse-tête pour les entreprises !

En 2019, pour 70% des RH, l’utilisation d’outils digitaux est nécessaire pour gérer efficacement les congés et absences des salariés. Ils étaient d’ailleurs 55% à disposer de ce module au sein de leur entreprise (sources : baromètre Edition Tissot).

La crise sanitaire du COVID-19 a accéléré l’adoption du digital pour beaucoup d’entreprises. De nouvelles problématiques se posent : télétravail, nomadisme, chômage partiel, congés imposés, arrêts maladie… Désormais, les entreprises n’ont plus le choix et doivent s’organiser autrement pour assurer la bonne gestion des temps de travail et des absences de leurs collaborateurs.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe désormais de nombreuses solutions pour faciliter le quotidien de tous.

En quoi la transformation digitale révolutionne-t-elle la gestion des congés, surtout en période de crise ? Quel impact sur la qualité de vie au travail des salariés ?

1) Faciliter le travail des RH

Gérer les congés de l’ensemble des collaborateurs

La gestion des absences est propre à chaque entreprise mais dépend très souvent de la convention collective et du secteur d’activité. Un logiciel de congés peut être une bonne solution pour gérer tous ces paramètres complexes.

Le département RH va pouvoir gérer les absences de l’ensemble des collaborateurs efficacement depuis une seule et même plateforme : créditer le nombre exact de congés correspondant au profil et aux heures de travail, visualiser le solde disponible de chaque salarié, les demandes de congés en cours, les congés à venir validés, les congés passés, poser des congés prévisionnels…

Différentes règles RH peuvent être programmées et appliquées en fonction de l’entreprise, des entités, ou encore des populations (CDI, alternants, freelance…). Plus de frustrations pour les populations qui n’ont pas de RTT ! Toutes les règles sont définies et accessibles à tous pour plus de transparence.

Le processus de gestion des absences sera ainsi plus fiable, avec moins de risque d’erreurs de saisies.

Automatiser les processus

Digitaliser la gestion des congés, c’est aussi automatiser les tâches chronophages des RH pour se recentrer sur l’humain et sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

En automatisant le calcul des temps de travail en fonction des jours ouvrés et ouvrables et en fonction des types de congés (ancienneté, RTT’s…), le DRH va gagner un temps considérable sur la fonction administrative.

La gestion des demandes d’absences et le cycle de leur traitement (approbation ou refus) peut également être automatisé selon un système de workflow de validation qui va collecter, contrôler et valider toutes les données.

Résultat : un gain de temps, une meilleure organisation, un traitement de l’information optimisé et des données directement transmises en paie.

Etre en conformité avec la loi

La loi définit de manière très précise les types absences autorisés, ainsi la gestion des absences et présences en entreprise peut devenir très complexe.

Digitaliser la gestion des congés va permettre aux RH d’appliquer facilement les dispositions légales et conventionnelles sans se poser de questions. En effet, les réglementations évoluent constamment et il peut être difficile de rester informé des dernières mises à jour.

En 2020, 71 % des DRH déclarent avoir des difficultés à suivre les évolutions réglementaires selon une étude de l’ANDRH.

Analyser les données 

 Le logiciel RH va pouvoir analyser les données ou s’interfacer avec des outils précis d’analyses. Derrière un SIRH, on compte en moyenne plus de 1500 tables de données liées aux différentes tâches. Sur certains logiciels, il est possible de leur donner forme en créant des tableaux de bords RH personnalisés en fonction des besoins et des problématiques de votre entreprise.

L’analytics RH est un travail essentiel pour faciliter la prise de décision des dirigeants. Il vous permet d’avoir une vision globale et détaillée de la performance de votre entreprise et du capital humain. Il donne également de précieux indices sur l’état de santé de votre organisation. Par exemple, la récolte de statistiques sur l’absentéisme ou encore le turn-over permettra de cerner un éventuel problème de climat social et d’agir rapidement.

> Covid-19 : de la gestion de l’urgence à l’instauration d’une stratégie RH performante et durable

2) Faciliter le quotidien des collaborateurs : quel impact sur la qualité de vie au travail (QVT) ?

Un accès à l’information partout, tout le temps

En automatisant les processus, chaque salarié pourra consulter ses soldes (RTT, CP) et voir jusqu’à quand ils sont disponibles. La pose de congés s’effectue en quelques clics seulement et les collaborateurs pourront suivre l’avancée des demandes. Vous recevrez des notifications push ou e-mail à chaque changement de statut !

Une parfaite autonomie pour les collaborateurs

Les collaborateurs seront ainsi plus autonomes : ils peuvent gérer eux-mêmes leurs demandes et anticiper en fonction de leurs droits, du planning de leur équipe, ou encore des calendriers de congés scolaires, jours fériés. Chez e2Time, les vacances scolaires des différentes zones sont directement intégrées. L’interfaçage avec tous vos calendrier externes (Outlooks, Gmail, Ical…) vous aidera à centraliser l’information. Plus besoin de solliciter constamment les managers ou RH pour ce type de sujet : la communication en interne (y compris avec la paie) est facilitée et les processus sont optimisés. Une charge en moins pour tout le monde !

Un risque considérablement diminué

Les managers sont plus réactifs et donc plus rapide dans leurs prises de décisions. En cas d’oubli, des alertes de rappel sont envoyées. Le risque d’erreurs est considérablement réduit, et la traçabilité des demandes et des validations sécurisent encore le process.

Vous avez fourni votre justificatif d’absence mais votre arrêt maladie n’a pas été comptabilisé en paie ? Vous avez désormais toutes les preuves à portée de main pour régulariser votre situation rapidement.

Les problèmes d’équités peuvent également être analysés et traités. (Par exemple si c’est toujours les mêmes qui prennent leurs congés durant les ponts ou les vacances scolaires).

3) Managers : gérez les temps de présence de vos équipes

Gérez toutes les demandes de congés facilement

Dans ce contexte d’incertitudes, les managers ont plus que jamais besoin de garder le contrôle dans la gestion de leurs effectifs. Un logiciel de gestion va permettre de synchroniser les congés, les plannings et présences au même endroit, ce qui facilite l’attribution des tâches. 

Le manager va pouvoir gérer toutes les demandes de congés en un clic depuis ses emails. Toutes les informations nécessaires à la validation d’une demande seront accessibles depuis le corps du mail. On y retrouve : planning de l’équipe au moment de la demande, soldes des compteurs avant et après la demande, validation ou refus du congé…

Grâce aux 3 types de workflow, plusieurs niveaux de validations sont possibles. Des alertes seront envoyées pour chaque demande, chaque changement de statut. Le manager peut également décider de mettre lui-même ses équipes en congés, particulièrement en cette période de crise.

Un accès centralisé pour piloter efficacement ses équipes

Avec l’accès aux plannings partagés, le manager peut facilement gérer ses effectifs. Il peut voir si certains membres de son équipe sont en congés et pour combien de temps. Il peut également anticiper les remplacements en visualisant les personnes disponibles à un moment donné.

Avec un logiciel de gestion de congés, il est donc plus simple de mettre en adéquation les ressources et les besoins réels de l’entreprise.

 > Les 10 clés pour manager en présentiel ou à distance en 2021

Alors que la vie de tous les salariés a été impactée par la crise du Covid-19 et la digitalisation qu’elle implique, les métiers eux aussi se transforment. La GTA devient une composante stratégique de la politique RH. En plus de faciliter le quotidien de tous, fluidifier et automatiser la gestion des absences permet d’améliorer la performance de l’entreprise. Tous les acteurs de l’entreprise y trouvent leur compte !

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optimiser sa paie

Optimiser sa gestion de la paie avec un outil GTA

Rien de plus fastidieux, risqué et improductif que de ressaisir des éléments variables et des absences manuellement. Optimisez votre gestion de la paie avec un logiciel GTA ! Vos données de gestion de temps et activité  alimentent automatiquement l’outil. Elles sont ensuite transmises directement au logiciel de paie. Vous pourrez ainsi établir des bulletins de paie plus fiables, plus vite, en garantissant la transparence pour vos salariés.

Gestion de la paie : la GTA au service de la dématérialisation

Au lieu de remplir des fichiers Excel, des formulaires ou d’envoyer des informations au service du personnel par e-mail, le manager saisit personnellement les informations pour son équipe. Fini les tâches chronophages pour la direction des ressources humaines : gagnez un temps considérable grâce à la dématérialisation. Vos équipes pourrons ainsi se recentrer sur des activités de gestion à plus forte valeur ajoutée.

Sécuriser la paie et ses déclaratifs

La première raison qui pousse les organisations à se doter d’outil de GTA est de se conformer aux objectifs du cadre législatif et conventionnel. En effet, la règlementation des heures de travail est devenue une question compliquée. Le risque d’erreurs est désormais multiplié et par conséquent, utiliser un système automatisé rendrait les données de paiement plus fiables. En limitant plusieurs entrées, le risque d’erreurs est réduit.

Le lien entre la GTA et la paie

Pour établir une communication entre l’outil et la paie, vous devez gérer une table de correspondance pour associer les données GTA aux éléments et codes de paie. L’outil fournit alors au logiciel de comptabilité des salaires, des enregistrements cohérents avec ses points d’entrée en fonction des éléments attendus (éléments variables, absences, compteurs, …). Les logiciels GTA doivent vous permettent de configurer l’exportation vers un logiciel de paie grâce au paramétrage.

E2Time et l’export paie

Vous pouvez exporter les heures supplémentaires en paie ou les rajouter en temps de récupération. Lorsqu’il y a eu une demande de congés, le solde est modifié directement dans la fiche de paie. Les notes de frais qui ont été validées par le manager peuvent être remboursées et apparaitre en paye.

fiche-de-paie

Les types de logiciels de paie compatibles

L’outil GTA et le logiciel de paie utilisent des flux d’interface pour communiquer entre elles. La solution de paie transmet les informations de gestion administrative sous forme de liste comme la liste des salariés, les numéros de contrat de travail ou encore les compteurs (congés …). Quant à l’outil GTA, il va transmettre les variables nécessaires au calcul de paie. L’idée est de les connecter en paramétrant les points d’entrées et de sorties des éléments variables afin que chacun des logiciels comprenne l’autre.

Chez e2Time.com, nos solutions sont compatibles avec les logiciels Silae, Sage, Cegid, Pégase, ADP, HR Access, Equatis et bien d’autres.

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notes de frais en entreprise

Gérez vos notes de frais efficacement

Des millions de notes de frais en entreprise sont traitées chaque année en France. Chaque note de frais coûte 53€ par collaborateur pour son traitement. Mais comment s’en sortir au milieu de ces multitudes notes de frais ? On vous donne quelques conseils !

Gagnez du temps, automatisez votre gestion des notes de frais en entreprise

Ne perdez plus votre argent …

La pochette en plastique, le portefeuille, la boite à gant… Vos collaborateurs ont tous tenté une solution pour ne pas perdre leurs tickets de notes de frais. Malheureusement, cela ne les empêche pas de les perdre. Et de là commence la difficulté. Comment récupérer ces notes de frais ? Pourtant vous êtes claires à ce sujet, pas de ticket, pas de remboursement ! Optez plutôt pour un logiciel de gestion des notes de frais en ligne.

En automatisant la gestion de vos notes de frais, vous gagnerez du temps dans ces tâches chronophages. C’est simple, rapide et efficace !

Notes de frais

… mais gagnez-le !

Vous avez tendance à perdre beaucoup de temps à vérifier les notes de frais et à vérifier l’exactitude des justificatifs fournis. En ajoutant le temps de traitement des notes de frais, cela représente un coût pour l’entreprise.

Dématérialiser-ses-notes-de-frais

e2Time s’en charge pour vous !

Grâce au module notes de frais, vous pouvez dématérialiser le traitement des notes de frais professionnelles.

Les demandes de vos collaborateurs vous sont automatiquement transférées par mail et traitable en un clic. L’historique est disponible dans les espaces personnels de chacun et permet une certaine organisation du budget.

L’archivage à valeur probante

Qu’est ce que c’est ? L’objectif de l’archivage à valeur probante est d’assurer la bonne conservation de l’information dans toute son intégrité. Pour assurer vos contrôles, chaque justificatif doit être restitué authentiquement.

Grace à e2Time, finis les papiers et archivez directement les notes de frais dans votre logiciel. Un gain de temps et d’espace tout en conservant la valeur juridique de votre note.

Calcul de frais kilométriques

Définissez votre baromètre dans les paramètres du logiciel et il se charge de calculer les frais kilométriques. Vos collaborateurs seront remboursés automatiquement. Un calcul fiable avec l’intégration de Google Maps pour suivre les itinéraires. 

Notes de frais par procuration

Vos collaborateurs peuvent vous faire parvenir leurs vos notes de frais par le biais de leurs collègues. Ils définissent au préalable dans leurs paramètres la personne qui en sera chargée et les notes de frais pourront être traitées en temps et en heure.

Désormais, les notes de frais peuvent aussi être traitées via votre smartphone !

Et pendant le télétravail ?

Ça fonctionne aussi !

L’employeur est tenu de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice en télétravail.

Qu’il s’agisse de matériel, logiciel, abonnement ou outils de communication, vous devez prendre en charge vos collaborateurs.

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