La pointeuse horaire : comment faciliter le décompte ?

Pour un suivi plus fiable et plus pratique, de plus en plus de sociétés optent pour la pointeuse horaire. Il s’agit d’un dispositif permettant de gérer les temps de travail des collaborateurs en termes de contrôle horaire, d’entrées et sorties, d’absence ou en cas d’heures supplémentaires. La pointeuse est donc un véritable allié pour une bonne gestion du temps !

Souvent couplées à un logiciel de gestion des congés et plannings, les pointeuses numériques sont une solution complète pour gérer efficacement le personnel. Elles fonctionnent en temps réel pour alerter des anomalies.

Sans système de pointage fiable, il est très difficile de présenter des comptes sûrs. La pointeuse horaire va aider à lutter contre les fraudes, mais également limiter la perte de données ou les erreurs de saisies et ressaisies des temps.

À terme, il se pourrait que le système d’enregistrement des heures travaillées soit rendu obligatoire. Évidemment, les systèmes qui seront implémentés devront prendre en compte les nouveaux modes de travail, tel que le télétravail surtout en cette période de confinement.

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La pointeuse horaire représente un investissement sur le long terme. Avant de prendre une décision, il est indispensable pour les entreprises de peser le pour et le contre !

Depuis 2008, selon l’article D.3171-7 du Code du Travail, lorsque les salariés d’une entreprise ne travaillent pas selon le même horaire collectif, la durée du travail est décomptée selon l’enregistrement du temps de travail effectif.

Les employeurs des états membres de l’Union européenne seront donc dans l’obligation d’instaurer un système permettant de mesurer le temps de travail journalier.

En effet, l’entreprise doit pouvoir justifier les heures effectuées par ses salariés afin de prouver qu’elle respecte ses obligations en matière de durée de travail. Cela concerne tous les types d’horaires : heures collectives, heures individuelles, temps complet, temps partiel… mais également tous les salariés relevant du Code du travail, quels que soient leur poste ou leur niveau dans la hiérarchie.

En revanche, la loi n’impose pas le recours à un type ou modèle particulier de pointeuse horaire. Feuilles de temps, pointeuse par badge rfid, Excel… la méthode de décompte reste à l’appréciation de l’entreprise !

Recourir à une pointeuse représente de nombreux avantages pour l’entreprise, mais aussi pour les employés. Contrairement aux idées reçues, la majorité des demandes d’installation de pointeuses / badgeuses sont à l’initiative des employés !

1-    Le pointage permet un calcul automatique des horaires effectuées

Beaucoup d’entreprises optent encore pour une gestion des présences à la main : chaque collaborateur va inscrire ses heures d’arrivée et ses heures de départ sur un document papier. Bien qu’autorisé par l’inspection du travail, ce procédé peut rapidement montrer ses limites. Les pertes de documents et les erreurs de saisies ne sont pas rares, une perte de temps pour les équipes RH qui pourraient se consacrer à d’autres tâches !

La pointeuse horaire va permettre une gestion automatisée des temps, en tenant compte des règles spécifiques et des problématiques métiers telles que les heures supplémentaires, heures de nuits, astreintes… La pointeuse / badgeuse est donc idéale pour gérer les horaires de vos collaborateurs : elle permet de visualiser les heures effectives, déduire les temps de pauses et les absences, générer un récapitulatif des heures majorées…

2-    Un système de pointage et de gestion des temps fiable et sécurisé

Légalement, l’entreprise doit pouvoir justifier les temps de travail de chacun de ses employés. En cas d’inspection du travail, il est donc indispensable de savoir fournir des données précises pour prouver la bonne mise en place des règles liées au droit du travail. Pour cela, rien de tel qu’un système de pointage associé à un logiciel. Les pointages sont calculés en temps réel, excluant toute erreur de calcul. Les données sont exportées et la génération des rapports de présence automatisés représente une preuve irréfutable en cas de contrôles !

Vous pouvez également recevoir des alertes en cas d’anomalies afin de corriger toutes les erreurs à leur source. C’est également une garantie pour respecter toutes les lois et/ou conventions aussi bien du côté de l’employeur que du côté des collaborateurs.

3-    Portail RH : Faciliter le suivi administratif de chaque collaborateur en toute transparence

Le service RH va économiser un temps crucial en termes de gestion des temps. En réalisant un suivi plus fiable des heures effectuées, c’est aussi un traitement de la paie plus sécurisé, une plus grande transparence vis-à-vis des horaires… chacun y trouve son compte.

C’est d’autant plus important que les heures de travail peuvent être source de conflit : ce dispositif permet donc d’instaurer un climat de confiance entre les employeurs et les employés. Chacun peut accéder aux données qui le concernent et retracer l’ensemble de ses actions. Installer un système de pointage est aussi un moyen d’être égalitaire vis-à-vis de tous les collaborateurs. La pointeuse est impartiale, elle ne fait aucune différenciation, ce qui peut contribuer à favoriser un bon climat social.

4-    Une meilleure productivité grâce à la pointeuse

Pour une entreprise, contrôler les présences et les absences signifie améliorer la performance de ses employés. Il est parfois difficile de gérer les temps de repos de l’ensemble des collaborateurs. Avec une pointeuse numérique, il est désormais possible de connaitre en temps réel les temps de pause de chacun. La pointeuse / badgeuse va donc permettre de cadrer ces temps !

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5-    Éviter les erreurs de paie

Avec une pointeuse connectée à un logiciel de gestion des temps, toutes les informations et les éléments variables nécessaires au traitement de la paie sont centralisés. Temps théorique, horaires réels, heures supplémentaires, congés payés… Toutes ces données sont envoyées en temps réel vers le logiciel de paie, ce qui facilite grandement la réalisation des fiches de salaire.

En bref, la mise en place d’un tel dispositif permet donc de :

• Calculer le temps de travail des utilisateurs
• Établir les bulletins de paie
• Être en conformité avec la loi et la règlementation (temps de repos…)
• Faciliter l’organisation interne

Les données sont directement centralisées et exportées avec la pointeuse horaire. En cas de contrôle, plus besoin d’aller chercher les informations une par une pour chaque collaborateur ! L’employé peut également en faire la demande s’il souhaite contester un décompte du temps ou sa paie.

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1-    Installer une pointeuse / badgeuse représente un coût pour l’entreprise

Si elle présente de nombreux avantages, la pointeuse représente une certaine somme à investir et à amortir sur toute la durée de l’utilisation.

Pour budgétiser les dépenses totales liées à la mise en place de la pointeuse, de nombreux éléments sont à prendre en considération. Il y a bien sûr le prix de la pointeuse, qui variera en fonction du modèle et des fonctionnalités (capacité, caractéristiques, mémoire interne…) mais également d’autres coûts à prendre en compte :

• Le logiciel de pointage : les tarifs varient d’un fournisseur à l’autre
• La prestation de conseil
• Le coût d’installation de la pointeuse (qui sera différent s’il s’agit d’une pointeuse mécanique ou biométrique par exemple).
• La formation du personnel
• Un émetteur Wifi ou autre dispositif de transmissions d’informations
• Les « consommables » : badge, puces rfid, mifare, clés…
• Les frais d’électricité annuels
• Les frais de mise à jour du logiciel
• Les frais de maintenance et de dépannage s’ils ne sont pas compris dans la prestation.

Chez e2Time, nous proposons la vente d’une prestation complète. Pour obtenir un devis sur mesure afin de budgétiser au mieux l’installation d’une pointeuse horaire, c’est ici.

2-    La pointeuse : un risque pour la protection des données ?

L’installation d’une pointeuse est encadrée et règlementée par la CNIL. Le système mis en place ne doit pas servir au contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux, ni remettre en cause de manière abusive les droits et libertés individuelles ou collectives du personnel.

L’application de gestion des temps avec pointeuse badgeuse doit être fiable et infalsifiable (impossibilité de modifier les données internes du terminal). Il est possible d’attribuer des autorisations d’accès selon les personnes, les horaires… Enfin, l’enregistrement des pointages horaires doit se faire de manière automatisée.

Si vous optez pour une solution en ligne, vérifiez où seront hébergées les informations de vos salariés ! Il est conseillé de privilégier un hébergement sur des serveurs européens pour en assurer la protection. Chez e2Time, nous avons choisi le leader européen du cloud OVH. Les données sont conservées 5 ans. Après résiliation, elles sont stockées 1 mois chez e2Time, mais cela varie en fonction des logiciels choisis. Attention, quand un salarié quitte l’entreprise, le RGPD impose que l’on supprime toutes les données de ce collaborateur. Si l’entreprise ne respecte pas les conditions établies dans le Code du Travail dans le cadre de l’installation et l’utilisation d’une pointeuse badgeuse, une amende pourra être à payer.

> 5 astuces pour préserver la sécurité des données personnelles 

3-    Une sensation de « flicage » par certains collaborateurs

La pointeuse numérique peut être considéré comme un outil de surveillance négatif pour ses utilisateurs. Certains considèrent que sa mise en place reflète un manque de confiance de la part de leur employeur.

Pourtant, c’est une bonne solution pour encadrer la réalisation d’heures supplémentaires, surtout quand on sait que presque deux tiers des salariés (66%) en réalisent selon ADP, sans être rémunérés.

Chez e2Time.com, la plupart des demandes de pointeuses sont formulées par les collaborateurs eux-mêmes ! En effet, dans certains secteurs comme l’hôtellerie et la restauration, les heures supplémentaires sont parties courantes et bien souvent non déclarées. La pandémie de la Covid-19 a également conduit un grand nombre de salariés à faire des heures supplémentaires non rémunérées à cause notamment d’une frontière plus floue entre vie professionnelle et vie personnelle. Ces heures non déclarées et donc non payées s’établissent à 9,2 heures par personne et par semaine, contre 7,3 heures avant la crise. 

> Tout ce que vous devez savoir sur la gestion des temps en entreprise 

4-    La pointeuse entretiendrait la culture du présentéisme

Enfin, pour certains, la pointeuse renforcerait le présentéisme au sein des entreprises. C’est-à-dire le fait d’être présent physiquement sur son lieu de travail, alors que son état, son mental ou sa motivation ne permettent pas d’effectuer des tâches de manière productive. En se focalisant sur les temps de présence, on peut passer à côté de certaines choses. Les employés peuvent se sentir mal, être démotivés, mais continuent à “pointer”. Leurs problèmes passent alors inaperçus et les conséquences sur la productivité et le bien-être sont bien réelles.

Mais en réalité, les pointeuses numériques s’adaptent tout à fait aux nouvelles problématiques de travail flexibles. Il est par exemple possible de définir des plages horaires variables : le salarié doit pointer entre 7h et 9h le matin, puis entre 17h et 19h le soir. Le problème ne vient donc pas des pointeuses, mais de l’utilisation qui en est faite. Elles doivent être utilisées comme un outil de gestion, et non pour promouvoir une atmosphère de flicage où la seule chose qui compte est le temps de présence.

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Le secteur de la gestion du temps de travail est bien plus vaste qu’il n’y parait. Que ce soit au niveau des acteurs du marché ou des nombreuses technologies développées en matière de système de pointage, il est facile de se perdre dans le flux d’informations.

Avant toute chose, il est donc important de comprendre les besoins de votre entreprise et l’organisation de travail de vos employés. Tout projet de digitalisation doit nécessairement passer par une phase d’analyse ! Vous pouvez établir un cahier des charges qui recense toutes les questions à vous poser.

Quel est l’effectif de l’entreprise ?

L’une des premières questions à se poser est de savoir le nombre de personnes concernées par la pointeuse au travail. Une entreprise avec peu de collaborateurs n’aura pas les mêmes nécessités qu’une grande entreprise. En effet, pour une entreprise avec beaucoup de collaborateurs, la priorité sera certainement d’optimiser le trafic des entrées et sorties avec une pointeuse à badge par exemple. De la même façon, une badgeuse digitale pourra être considérée comme trop complexe pour une PME ou TPE.  Le modèle est donc à adapter en fonction des spécificités de chaque société.

Le nombre de sites à équiper de pointeuse horaire

La deuxième question à se poser, c’est le nombre de sites à équiper. Est-ce qu’il y en a un seul ? Plusieurs ? S’agit-il de sites distants ?… Plus qu’un simple recueil de besoin, il s’agit ici de comprendre et d’identifier les pratiques internes sur chaque lieu, la nécessité de connecter les espaces entre eux ou au contraire de personnaliser chaque dispositif en fonction des problématiques du lieu.

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Quelle est l’activité qui nécessite un calcul de temps ?

Pour chaque secteur d’activité, il peut y avoir des besoins différents. Les besoins ne seront pas les mêmes avec un pointage en bureaux et un pointage en usine. De la même façon, certaines professions sont fréquemment en déplacement et doivent pouvoir pointer depuis leur mobile, comme c’est le cas notamment des commerciaux. En restauration, les employés sont rarement équipés de PC et l’on privilégiera souvent les badgeuses par carte ou badges.

Le choix de l’appareil va donc dépendre de la typologie des salariés de votre entreprise. Vont-ils se déplacer durant leurs interventions terrain ? Télétravailler ? Ou au contraire, vont-ils être quotidiennement regroupés au sein d’un même lieu ?

Quels types d’horaires sont pratiquées ?

Il faut également déterminer le type d’horaires pratiquées en entreprise. Est-ce que tout le monde a les mêmes ? Y a-t-il des plannings fixes ou changeants ? Des heures supplémentaires, majorées, astreintes… ? Plus les plannings sont complexes, plus la pointeuse devra être sophistiquée pour prendre en compte ces spécificités. Le tout est de choisir une pointeuse / badgeuse avec le bon niveau de fonctionnalités ! Si vous souhaitez une pointeuse physique, visualisez le nombre de badgeages qui seront effectués : quels pics ? quel nombre à quels moments ? Quel sera l’emplacement optimal pour les terminaux afin de ne pas créer d’effets de foule ?

Le délai sous lequel vous souhaitez acquérir une pointeuse

Certaines solutions sont plus rapides à mettre en place que d’autres. Il faudra donc déterminer si le projet est urgent et sous quel délai il nécessite d’être bouclé.

Pointeuse badgeuse

Parmi les modèles les plus utilisés par les entreprises, on peut citer la badgeuse. Il s’agit d’un dispositif souvent placé à l’entrée de l’établissement où les salariés pourront pointer à leur arrivée grâce à une carte personnelle. Ce dispositif est souvent accompagné d’un logiciel où les données sont enregistrées et utilisées par les Ressources Humaines pour gérer et administrer les équipes. Chaque utilisateur reçoit son badge personnel, équipé d’une puce rfid ou mifare.

Pointeuse smartphone

Cette pointeuse permet aux collaborateurs mobiles de pointer lors de leurs déplacements. La plupart du temps, ces pointeuses sont incorporées au téléphone portable via une application. Certaines fonctionnalités peuvent être utiles comme le suivi de la géolocalisation. Attention : vous pouvez géolocaliser le pointage, mais pas la personne. Si le pointage a lieu à 8 h puis le dépointage à 12 h, vous ne pourrez donc pas localiser votre collaborateur entre ces deux horaires. De plus, la géolocalisation ne doit pas empiéter sur la vie privée des utilisateurs. Ils doivent donc être informés de la géolocalisation (pop-up qui s’affiche et il accepte ou non). Si le collaborateur n’a pas activé la localisation, ça ne peut pas fonctionner. Vous pourrez définir au niveau du paramétrage pour le rendre obligatoire ou non !

Pointeuse IP

A l’ère du digital, la pointeuse IP permet aux utilisateurs de pointer depuis leur PC grâce à leur adresse IP. En arrivant à son poste, le salarié pourra se connecter au logiciel pour indiquer son heure d’arrivée, puis son heure de départ à la fin de la journée.

Pointeuse biométrique

Cet appareil utilise des caractéristiques physiques pour contrôler les accès (reconnaissance faciale, empreinte digitale…). Son utilisation est désormais interdite en France, voire très règlementée.

> La pointeuse biométrique interdite : interdite en France ?

Il existe de plus en plus de logiciels de pointage sur le marché. Comment trouver celui qui correspondra le mieux à mon activité et à mes besoins ?

Le rapport qualité / prix

Avant de faire le choix définitif d’une pointeuse ou d’une badgeuse, la question du prix se pose. En fonction des avantages et des spécificités des appareils, les prix peuvent varier de façon significative. Un bon logiciel n’est pas nécessairement hors de prix. Faites tout de même le choix d’une solution experte dans le domaine afin d’être accompagné et de profiter des nouvelles évolutions du produit.

> Nos tarifs

Les fonctionnalités de la pointeuse

Les fonctionnalités sont l’un des critères les plus importants dans votre choix. Après avoir déterminé vos besoins, il faudra sélectionner les solutions et appareils qui s’y adaptent le plus. Un logiciel complet s’associe au minimum avec un logiciel de planification. Il permet de réaliser les calculs d’heures de manière fiable, d’alerter les managers en cas d’anomalies, ou encore de simplifier le processus des suivis de pointage.

En faisant le choix d’une solution « à la carte » et entièrement personnalisable comme e2time.com, vous pouvez façonner le logiciel à votre guise grâce aux fonctions infinies de paramétrage. Ce paramétrage reflète la culture d’entreprise : il est important d’y réfléchir en amont avec le chef d’entreprise et les représentants RH. Il doit prendre en compte :

• La réglementation
• Les conventions collectives
• Les différents accords d’entreprises
• Les pratiques et habitudes propres à chaque entreprise : horaires, tolérance des retards, corrections ou non des pointages…

Il nécessite donc un vrai travail préalable et l’accompagnement d’un expert.

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L’ergonomie et la simplicité d’interface

Votre logiciel est là pour optimiser votre temps. Faites donc en sorte que tous les utilisateurs soient aptes à l’utiliser. La pointeuse doit participer à une expérience positive de travail, apporter une réelle plus-value aux collaborateurs. Les pointeuses numériques modernes proposent de nouveaux services : consultation autonome des soldes, communication plus fluide… Il peut par exemple être judicieux de choisir un outil adaptée à une utilisation mobile. L’intuitivité de l’application mobile est bien souvent un critère différenciant dans le choix d’une solution, encore plus pour les nouvelles générations !

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Certaines règles imposées par le Code du travail doivent être prises en compte pour l’instauration d’une pointeuse. Elles imposent certaines conditions pour sa mise en place et limitent le champ des données qu’elle recueille.