Gestion des absences & congés : comment convaincre sa direction d’investir ?

La gestion des congés est une tâche particulièrement casse-tête au vu de ses nombreuses particularités et contraintes réglementaires.

En 2022, pour 70% des RH, l’utilisation d’outils digitaux est nécessaire pour gérer efficacement les congés et absences des salariés.

La   bascule   vers   une   solution   digitale   génère un réel gain de temps pour tous les acteurs de l’entreprise notamment grâce à l’automatisation des tâches administratives et chronophages. Pourtant, beaucoup d’entreprises n’ont pas encore sauté le pas.

L’utilisation d’un logiciel de gestion va impacter l’ensemble de l’entreprise : il faut donc convaincre la direction à tous les niveaux en s’appuyant sur des arguments factuels et chiffrés.

Les bonnes questions à se poser avant de faire le tour du marché des outils de gestion des temps & activités :

• Est-ce que la solution correspond aux besoins de l’entreprise ?
• Quel budget doit-on y consacrer ?
• Quel est le ROI attendu du logiciel de gestion des absences ?

Même si le ROI est difficilement quantifiable, il reste démontrable. Pour convaincre sa direction, il faut donc être au clair sur les avantages et les bénéfices d’une telle solution.  

L’avantage premier d’un logiciel de gestion des congés et absences, c’est son gain de temps. Des tâches habituellement réalisées en plusieurs minutes seront bouclées en un clic seulement, ce qui permettra aux équipes de se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée.  

En automatisant certaines actions, c’est aussi le risque d’erreurs qui diminue. La communication est simple et fluide grâce à l’envoi de notifications en temps réel, rappels, exports… Les données sont fiables et traçables.

Chez e2time.com, nous avons imaginé un logiciel de congés et absences qui s’adapte à tous les profils (collaborateurs, managers et rh) grâce à des accès différents en fonction du rôle dans l’entreprise. Côté collaborateur, l’outil est pensé pour être facile d’utilisation, simple et ergonomique. Il ne nécessite pas de formation poussée de la part de l’entreprise. Les collaborateurs sont ainsi plus autonomes.

 Si l’installation d’un logiciel RH représente un coût, il peut donc être vite rentabilisé.  

Le modèle SaaS évite les dépenses liées à l’installation, l’hébergement du logiciel ou encore la maintenance.

La direction peut être difficile à convaincre principalement sur le budget à allouer. Pour convaincre le DAF ou la personne en charge des finances de votre entreprise, mettez en avant le gain de temps et l’économie des coûts générée par ce projet.  

Pour cela, faites une estimation précise des coûts du processus actuel vs son équivalent digitalisé. Il faut prendre en compte les coûts directs (économies réalisées sur les systèmes, réduction des heures supplémentaires, masse salariale, effectifs…), mais aussi les coûts indirects (taux d’erreurs, perte de données, productivité, risques légaux…

Il peut également être intéressant d’impliquer une expertise technique. N’hésitez pas à faire appel à un responsable informatique qui vous accompagnera dans la rédaction du cahier des charges.  

Comment rédiger son cahier des charges ?

Il répondra à toutes les questions de sécurité des données, Saas, RGPD… et pourra s’assurer que la solution choisie s’adapte parfaitement aux besoins de l’entreprise et qu’elle fonctionnera bien avec les applications existantes.

L’entreprise dans toutes ses transformations. C’est l’un des points clés qui vont permettre à votre direction de prendre une décision. Enfin, n’oubliez pas d’impliquer vos collaborateurs et managers dès le départ pour assurer la réussite et le bon déploiement de ce projet de digitalisation.

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