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Comment bien traiter ses notes de frais ?

Comment bien traiter ses notes de frais ?

Les notes de frais sont lourdes à traiter. Les petits papiers tardent à être traités, ils s’empilent et les employés s’y perdent rapidement ! En France, des millions de notes de frais sont traitées chaque année. Chaque note de frais coute 53€ par collaborateur pour son traitement.
En 2016, 600 millions de notes de frais ont fait l‘objet de dons des collaborateurs à leur entreprise. Ces notes de frais non réclamées représentent une perte considérable pour l’employé.
Comment s’en sortir au milieu de ces multitudes notes de frais ? On vous donne quelques conseils !

Cessez de procrastiner ! 

« Je traiterai mes notes de frais demain, ou après-demain… » Ça vous parle ? N’attendez plus pour traiter vos notes de frais !  On reporte souvent les petites tâches répétitives et ennuyantes au travail. Pourtant, plus ces taches sont reportées, plus il devient difficile de les traiter correctement. Le retard du traitement des notes de frais a des répercussions sur plusieurs services. Une fois que la note de frais est envoyée, elle doit être validée par le Manager puis adressée et traitée par le service comptabilité. Si chaque note de frais est traitée directement, le processus de traitement devient fluide et plus simple.

Gagnez du temps, automatisez votre gestion des notes de frais

La pochette en plastique, le portefeuille, la boite à gant, la petite boite qui nous suit partout, on a tous tenté une solution pour ne pas perdre ses tickets de notes de frais. Malheureusement, cela ne nous empêche pas de les perdre. Et de là commence la difficulté. Comment récupérer ces notes de frais ? Comment se faire rembourser ? Pourtant les entreprises sont claires à ce sujet, pas de ticket, pas de remboursement ! Optez plutôt pour un logiciel de gestion des notes de frais en ligne
En automatisant la gestion de vos notes de frais, vous gagnerez du temps dans ces tâches chronophages. C’est simple, rapide et efficace ! 

Solution Gestion des Notes de Frais e2Time.com

 

"Chaque note de frais coûte 53€ par collaborateur pour son traitement"

Fixez un budget

Pour ne pas dépasser le budget que vous vous êtes fixés, accordez un budget à vos collaborateurs. Chaque service a un budget différent. Organisez vos équipes en répartissant les budgets. Fixez des montants par jour, par semaine ou par mois afin de responsabiliser vos équipes sur les frais engendrés. Automatiser la gestion de vos notes de frais vous offre la possibilité de mettre en place des alertes lorsque votre budget est épuisé ou dépassé. 

Gagnez de l'argent !

700€ par an et par collaborateur, c’est le montant des dépenses frauduleuses réalisées en entreprise. Cela représente 12% des notes de frais. Les fraudes ne sont pas les seules responsables de cette perte pour l’entreprise. On peut ajouter à cela les notes de frais comptabilisées en double et les anciennes notes de frais. Les Managers perdent beaucoup de leur temps à vérifier les notes de frais et à vérifier leur exactitude et que les justificatifs soient fournis. 
En outre, le temps de traitement des notes de frais représente un coût pour l’entreprise. Ce coût est estimé à 53€ par note de frais et 48 euros lorsqu’il s’agit d’une correction d’erreur. Ce montant élevé peut donc facilement être 

Les justificatifs, c'est fini !

En France, plus de 30% des collaborateurs perdent leurs justificatifs de notes de frais. Pour remédier à ce problème, un nouveau règlement a été mis en place le 22 mars 2017, l’article L.102 B du livre des procédures fiscales pour faciliter la gestion des notes de frais en la dématérialisant. 
Désormais, un collaborateur n’est plus tenu de conserver ses notes de frais. Il peut les archiver de façon numérique, notamment sur des logiciels de gestion des notes de frais.

 

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