Archivage à valeur probante
Avec notre option Archivage à valeur probante (cachet électronique), la gestion des notes de frais devient un jeu d’enfant.
Archivage à valeur probante
Avec notre option Archivage à valeur probante (cachet électronique), la gestion des notes de frais devient un jeu d’enfant.
Débarrassez-vous de vos tickets de notes de frais grâce à l’archivage à valeur probante
- Numérisez toutes vos notes de frais
- Stockez et archivez vos justificatifs
- Préservez leur intégrité
- Présentez-les simplement en cas de contrôle de l’URSSAF
L’option indispensable à la dématérialisation de vos documents
Avec la digitalisation des ressources humaines, de plus en plus de documents sont dématérialisés : factures, contrats, notes de frais, comptabilité… La masse des données et documents numériques augmente et de nouvelles problématiques se posent. Comment savoir si un fichier est bien original ? Comment être sûr que les données n’ont pas été modifiées ?
Nos cachets électroniques de notre partenaire Universign renforcent la valeur juridique de vos documents professionnels dématérialisés durant la totalité de leur cycle de vie.
C’est un moyen efficace de lutter contre la fraude documentaire, mais également une méthode simple et sécurisée pour stocker et archiver tous vos documents professionnels au même endroit. Vous pourrez ainsi assurer la traçabilité de l’historique des opérations et sécuriser vos données.
Les avantages du cachet électronique d’Universign
Simplicité
d’utilisation
Les collaborateurs peuvent numériser leurs notes de frais directement depuis leur smartphone.
Le système détecte, numérise, puis confirme la valeur probante de la note de frais et en extrait les données automatiquement.
Conservation des fichiers
dans le temps
Préservation de la
valeur légale
Grâce à la valeur probante, le document électronique a la même valeur que le document papier original aux yeux de la loi.
En cas de contrôle URSSAF, les justificatifs numérisés des notes de frais sont acceptés depuis le 1er juillet 2019.
Que dit la réglementation en vigueur ?
Le règlement européen eIDAS instaure le cachet électronique comme moyen de sceller des documents au nom des entreprises et des entités publiques.
Notre partenaire Universign , en tant que Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, délivre des services de cachets électroniques conformes aux normes européennes et répondant aux exigences suivantes :
- Être lié au créateur du cachet électronique de manière univoque
- Permettre d’identifier le créateur du cachet
- Avoir été créé avec des données que le créateur peut, avec un haut niveau de confiance, utiliser sous son contrôle pour créer un cachet électronique
- Être lié aux données auxquelles il est associé afin que toute modification ultérieure des données soit détectable
