L’OCR ou Reconnaissance Optique des Caractères
Avec notre logiciel de gestion des congés, appliquez facilement vos dispositions légales et conventionnelles, gérez les congés de l’ensemble des collaborateurs efficacement et communiquez aisément sur les règles de votre société.
L’OCR ou Reconnaissance Optique des Caractères
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L’OCR, qu’est-ce que c’est ?
L’OCR (Optical Character Recognition) est une technologie permettant aux utilisateurs d’extraire du texte d’images ou de documents numérisés et de transformer ce texte en fichier bureautique.
Cette technologie scanne les pixels du fichier et reconnaît automatiquement le texte ou les chiffres qui y sont inscrits. L’OCR est capable de reconnaître différents formats de police, différents caractères d’ordinateurs et parfois même une écriture manuscrite.
Cette méthode peut être utilisée pour de nombreux usages : comptabilité, gestion des dépenses, vérification d’identité… Elle s’adresse particulièrement aux entreprises pour faciliter la gestion de leurs archives, mais elle peut également être utilisée par des particuliers.
Comment ça fonctionne ?
Logiciel OCR : quelle technologie utilisée ?
Aujourd’hui, vous pouvez trouver une variété de fournisseurs proposant des logiciels OCR. Chez e2time.com, nous nous sommes tournés vers la solution Klippa.
Les étapes du processus d’OCR sont les suivantes :
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Étape 1 : Pré traitement de l’image
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Étape 2 : Segmentation
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Étape 3 : Reconnaissance de caractère
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Étape 4 : Post-traitement de la sortie
Avant toute chose, le programme améliore la qualité de l’image pour que l’extraction des données soit précise. Le moteur OCR recherche automatiquement les erreurs et corrige les problèmes (redressement de l’image, binarisation, zonage et normalisation).
Il analyse ensuite la structure en distinguant les lignes de textes et les mots qui leur appartiennent. Il procède ensuite à l’identification du script à partir de documents, de pages, de lignes de texte, de paragraphes, de mots et de caractères. 2 méthodes sont utilisées :
Elle fonctionne en stockant une bibliothèque de matrices de caractères. Le logiciel OCR effectue une comparaison pixel par pixel afin d’étiqueter l’image d’un caractère au caractère correspondant.
C’est un processus de reconnaissance des modèles de texte et de caractéristiques à partir d’images. La taille, la hauteur, la forme, les lignes et la structure d’un caractère sont comparées à celles de la bibliothèque existante.
Vient ensuite le post-traitement de la sortie : des techniques et algorithmes améliorent la précision de l’extraction des données pour un résultat optimal. Enfin, le système convertit les données textuelles extraites en un fichier informatisé.
Pourquoi utiliser la reconnaissance optique de caractère ?
Formulaires papiers, factures de frais kilométriques, tickets de caisse… les entreprises font face chaque jour à de gros volumes de documents administratifs qu’elles doivent gérer et stocker. Si beaucoup optent pour la numérisation des documents, celle-ci comporte des limites. En effet, la simple numérisation va permettre de créer des fichiers d’images dans le quel du texte est caché.
Mais ce texte ne sera pas pris en compte et traité par les logiciels de la même façon qu’un document de texte. C’est ainsi que l’OCR intervient : cette technologie va permettre de convertir les images en données textuelles qui pourront être analysées et traitées par d’autres logiciels.
Les avantages de l’OCR
Réduire
les processus
manuels
Grâce au logiciel OCR, votre entreprise peut se passer de papier et faire extraire les données des documents dans un format numérisé tel que PDF, JSON, CSV, XLM…
Plus besoin de saisies manuelles, le texte est reconnu de manière fiable et rapide !
Gagnez du temps sur
la gestion des notes de frais
La gestion des dépenses et des demandes de remboursement des collaborateurs sont bien souvent des tâches chronophages, qui empêchent les managers ou RH de se focaliser sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. Avec l’OCR, tout devient plus simple. Il suffit de scanner votre justificatif et d’enregistrer le fichier au format souhaité. La gestion des notes de frais s’effectue en quelques secondes !
Éviter les erreurs humaines
ou les fraudes
Avec l’OCR, votre comptabilité s’effectue en toute conformité. On ne fait plus d’erreurs : plus d’oublis, de fautes de frappe, de TVA mal saisies. Une fois votre justificatif scanné, il vous suffit de vérifier que toutes les données remontées par l’OCR sont correctes ! Cette technologie évite également les fraudes, quand on sait que 89% des cas de fraudes en entreprise sont liés aux notes de frais.
