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Systèmes de pointage & suivi du temps de travail

Nos pointeuses couplées à nos solutions de gestion des congés et plannings sont une solution complète pour votre gestion du personnel. Nos systèmes de pointage fonctionnent en temps réel pour alerter des anomalies. 

Nos pointeuses pour le suivi du temps de travail

Nos pointeuses couplées à nos solutions de gestion des congés et plannings sont une solution complète pour votre gestion du personnel. 

Logiciel de pointage pour comptabiliser le temps de travail

pointeuses & gestion du personnel 

Des systèmes de pointage complets

Nous proposons des systèmes de pointages complets pour votre entreprise. Associés à la solution de gestion de présence, nos différents systèmes de pointage vous apporteront une meilleure gestion du temps de travail de vos collaborateurs. Quelle soit par carte, badge, par IP, biométrique ou encore par smartphone,  vos pointeuses sont reliées à votre logiciel fullweb. Vous ne savez quelle pointeuse choisir ? Découvrez le ici !

 La gestion de pointage du personnel peut être très chronophage. Limiter vos tâches administratives et automatisez votre processus de pointage avec nos outils performants et high tech. Les pointeuses permettront aux Managers et RH de mieux appréhender le temps de travail de leur équipe et ainsi aménager les ressources en fonction des besoins. Le pointage par smartphone ou tablette est disponible via l’application e2time.com

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Pointage du personnel 

Des pointeuses badgeuses fiables et sécurisées pour enregistrer les saisies de temps

LIMITEZ LES TACHES ADMINISTRATIVES
COMPTABILISEZ LES HORAIRES AVEC FIABILITÉ
ORGANISER LES EFFECTIFS EFFICACEMENT
AJUSTER VOS PLANNINGS EN FONCTION DE VOS BESOINS

Pourquoi mettre en place une pointeuse horaire ?

Pour un suivi plus fiable et plus pratique des temps de travail, de plus en plus de sociétés optent pour la pointeuse horaire. Ce dispositif permet de gérer les temps de travail des employés en termes de contrôle horaire, d’entrées et sorties, d’absence ou en cas d’heures supplémentaires. La pointeuse est donc un véritable allié pour une bonne gestion du temps !

Sans système de pointage fiable, il est très difficile de présenter des comptes sûrs. La pointeuse horaire va aider à lutter contre les fraudes de vos employés, mais également limiter la perte de données ou les erreurs de saisies et ressaisies des temps.

À terme, il se pourrait que le système d’enregistrement des heures travaillées soit rendu obligatoire. Évidemment, les systèmes qui seront implémentés devront prendre en compte les nouveaux modes de travail, tel que le télétravail surtout en cette période de confinement.

> La pointeuse horaire, bientôt obligatoire en entreprise ?

pointeuse badge et carte
Systèmes de pointage & suivi du temps de travail

Quels avantages pour la mise en place d’une pointeuse ?

  • Le pointage permet un calcul automatique des horaires effectuées

    Beaucoup d’entreprises optent encore pour une gestion des présences à la main : chaque collaborateur va inscrire ses heures d’arrivée et ses heures de départ sur un document papier. Bien qu’autorisé par l’inspection du travail, ce procédé peut rapidement montrer ses limites. Les pertes de documents et les erreurs de saisies ne sont pas rares, une perte de temps pour les équipes RH qui pourraient se consacrer à d’autres tâches !

    La pointeuse horaire va permettre une gestion automatisée des temps, en tenant compte des règles spécifiques et des problématiques métiers telles que les heures supplémentaires, heures de nuits, astreintes… La pointeuse / badgeuse est donc idéale pour gérer les horaires de vos collaborateurs : elle permet de visualiser les heures effectives, déduire les temps de pauses et les absences, générer un récapitulatif des heures majorées…

  • Un système de pointage et de gestion des temps fiable et sécurisé

    Légalement, l’entreprise doit pouvoir justifier les temps de travail de chacun de ses employés. En cas d’inspection du travail, il est donc indispensable de savoir fournir des données précises pour prouver la bonne mise en place des règles liées au droit du travail. Pour cela, rien de tel qu’un système de pointage associé à un logiciel. Les pointages sont calculés en temps réel, excluant toute erreur de calcul. Les données sont exportées et la génération des rapports de présence automatisés représente une preuve irréfutable en cas de contrôles !

    Vous pouvez également recevoir des alertes en cas d’anomalies afin de corriger toutes les erreurs à leur source.

    C’est également une garantie pour respecter toutes les lois du travail et/ou conventions aussi bien du côté de l’employeur que du côté des collaborateurs.

  • Portail RH : Faciliter le suivi administratif de chaque collaborateur en toute transparence

    Le service RH va économiser un temps crucial en termes de gestion des temps. En réalisant un suivi plus fiable des heures effectuées par les employés, c’est aussi un traitement de la paie plus sécurisé, une plus grande transparence vis-à-vis des horaires de travail… chacun y trouve son compte. C’est d’autant plus important que les heures de travail peuvent être source de conflit : ce dispositif permet donc d’instaurer un climat de confiance entre les employeurs et les employés. Chaque employé peut accéder aux données qui le concernent et retracer l’ensemble de ses actions. Installer un système de pointage est aussi un moyen d’être égalitaire vis-à-vis de tous les collaborateurs. La pointeuse est impartiale, elle ne fait aucune différenciation entre employés, ce qui peut contribuer à favoriser un bon climat social.

  • Une meilleure productivité grâce à la pointeuse

    Pour une entreprise, contrôler les présences et les absences signifie améliorer la performance de ses employés. Il est parfois difficile de gérer les temps de repos de l’ensemble des collaborateurs. Avec une pointeuse numérique, il est désormais possible de connaitre en temps réel les temps de pause de chacun. La pointeuse badgeuse va donc permettre de cadrer ces temps !

    > Gestion des temps : comment améliorer la productivité 

  • Éviter les erreurs de paie avec la pointeuse badgeuse

    Avec une pointeuse numérique connectée à un logiciel de gestion des temps, toutes les informations et les éléments variables nécessaires au traitement de la paie sont centralisés. Temps théorique, horaires réels, heures supplémentaires, congés payés… Toutes ces données numériques sont envoyées en temps réel vers le logiciel de paie, ce qui facilite grandement la réalisation des fiches de salaire des employés.

    En bref, la mise en place d’un tel dispositif permet donc de :

    Calculer le temps de travail des utilisateurs
    Établir les bulletins de paie fiables de vos employés (que vous pouvez stocker sur votre espace numérique)
    Être en conformité avec la loi et la règlementation (temps de repos…)
    • Faciliter l’organisation interne

    Les données numériques sont directement centralisées et exportées avec la pointeuse horaire. En cas de contrôle, plus besoin d’aller chercher les informations une par une pour chaque collaborateur ! L’employé peut également en faire la demande s’il souhaite contester un décompte du temps ou sa paie.

    > Optimiser sa gestion de la paie avec la GTA

quel-logiciel-rh-choisir
logiciel de gestion de planning et pointage

Une prestation complète

Chez e2Time.com, nous proposons la vente d’une prestation complète (logiciel de gestion de planning et pointage). Vous pouvez facilement combiner les différents systèmes selon les profils de vos employés. Pour obtenir un devis sur mesure afin de budgétiser au mieux l’installation d’une pointeuse horaire, c’est ici.

Nos tarifs
Systèmes de pointage & suivi du temps de travail

Quelles idées reçues sur la badgeuse ?

  • Installer une pointeuse badgeuse mécanique représente un coût pour l’entreprise

    Si elle présente de nombreux avantages, la pointeuse mécanique représente une certaine somme à investir et à amortir sur toute la durée de l’utilisation. La pointeuse digitale peut s’avérer être une solution moins couteuse, tout dépend de votre activité. Pour budgétiser les dépenses totales liées à la mise en place de la pointeuse, de nombreux éléments sont à prendre en considération. Il y a bien sûr le prix de la pointeuse, qui variera en fonction du modèle et des fonctionnalités (capacité, caractéristiques, mémoire interne…) mais également d’autres coûts à prendre en compte :

    • Le logiciel de pointage : les tarifs varient d’un fournisseur à l’autre
    • La prestation de conseil
    • Le coût d’installation de la pointeuse (qui sera différent s’il s’agit d’une pointeuse mécanique ou biométrique par exemple).
    • La formation du personnel
    • Un émetteur Wifi ou autre dispositif de transmissions d’informations
    • Les « consommables » : badge, puces RFID, mifare, clés…
    • Les frais d’électricité annuels
    • Les frais de mise à jour du logiciel de gestion
    • Les frais de maintenance et de dépannage s’ils ne sont pas compris dans la prestation.

  • La pointeuse numérique : un risque pour la protection des données ?

    L’installation d’une pointeuse mécanique ou numérique est encadrée et règlementée par la CNIL. Le système mis en place ne doit pas servir au contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux, ni remettre en cause de manière abusive les droits et libertés individuelles ou collectives du personnel.

    L’application de gestion des temps avec pointeuse badgeuse doit être fiable et infalsifiable (impossibilité de modifier les données internes du terminal). Il est possible d’attribuer des autorisations d’accès selon les personnes, les horaires…

    Enfin, l’enregistrement des pointages horaires doit se faire de manière automatisée. Si vous optez pour une solution en ligne, vérifiez où seront hébergées les informations de vos salariés ! Il est conseillé de privilégier un hébergement sur des serveurs européens pour en assurer la protection. Chez e2Time, nous avons choisi le leader européen du cloud OVH pour enregistrer nos données numériques. Les données sont conservées 5 ans.

    Après résiliation, elles sont stockées 1 mois chez e2Time, mais cela varie en fonction des logiciels choisis. Attention, quand un salarié quitte l’entreprise, le RGPD impose que l’on supprime toutes les données de ce collaborateur. Si l’entreprise ne respecte pas les conditions établies dans le Code du Travail dans le cadre de l’installation et l’utilisation d’une pointeuse badgeuse (enregistrer un mauvais temps) une amende pourra être à payer.

    > 5 astuces pour préserver la sécurité des données numériques

  • Une sensation de « flicage » par certains collaborateurs

    La pointeuse numérique pour enregistrer les temps de vos employés peut être considéré comme un outil de surveillance négatif pour ses utilisateurs. Certains considèrent que sa mise en place reflète un manque de confiance ou un contrôle excessif de la part de leur employeur.

    Pourtant, c’est une bonne solution pour encadrer la réalisation d’heures supplémentaires, surtout quand on sait que presque deux tiers des salariés (66%) en réalisent selon ADP, sans être rémunérés.

    Chez e2Time.com, la plupart des demandes de pointeuses mécaniques ou numériques sont formulées par les collaborateurs eux-mêmes ! En effet, dans certains secteurs comme l’hôtellerie et la restauration, les heures supplémentaires sont parties courantes et bien souvent non déclarées. La pandémie de la Covid-19 a également conduit un grand nombre de salariés à faire des heures supplémentaires non rémunérées à cause notamment d’une frontière plus floue entre vie professionnelle et vie personnelle. Ces heures non déclarées et donc non payées s’établissent à 9,2 heures par personne et par semaine, contre 7,3 heures avant la crise.

    > Tout ce que vous devez savoir sur la gestion des temps en entreprise 

  • La pointeuse badgeuse entretiendrait la culture du présentéisme

    Enfin, pour certains, la pointeuse renforcerait le présentéisme au sein des entreprises. C’est-à-dire le fait d’être présent physiquement sur son lieu de travail, alors que son état, son mental ou sa motivation ne permettent pas d’effectuer des tâches de manière productive. En se focalisant sur les temps de présence, on peut passer à côté de certaines choses. Les employés peuvent se sentir mal, être démotivés, mais continuent à “pointer”. Leurs problèmes passent alors inaperçus et les conséquences sur la productivité et le bien-être sont bien réelles.

    Mais en réalité, les pointeuses numériques s’adaptent tout à fait aux nouvelles problématiques de travail flexibles. Il est par exemple possible de définir des plages horaires variables : le salarié doit pointer entre 7h et 9h le matin, puis entre 17h et 19h le soir. Le problème ne vient donc pas des pointeuses, mais de l’utilisation qui en est faite. Elles doivent être utilisées comme un outil de gestion, et non pour promouvoir une atmosphère de flicage où la seule chose qui compte est le temps de présence.

    Si malgré tout vous avez encore besoin de convaincre vos collaborateurs quant à l’utilisation d’une pointeuse, découvrez notre infographie.

    Convaincre ses collaborateurs de mettre en place un système de pointage

header pointage smartphone

Quel type de pointeuse pour mon entreprise ?

Pointeuse badgeuse

Parmi les modèles les plus utilisés par les entreprises, on peut citer la badgeuse. Il s’agit d’un dispositif souvent placé à l’entrée de l’établissement où les salariés pourront pointer à leur arrivée grâce à une carte personnelle. Ce dispositif est souvent accompagné d’un logiciel où les données sont enregistrées et utilisées par les Ressources Humaines pour gérer et administrer les équipes. Chaque utilisateur reçoit son badge personnel, équipé d’une puce RFID ou mifare.

Pointeuse numérique sur smartphone

Cette pointeuse permet aux collaborateurs mobiles de pointer lors de leurs déplacements. La plupart du temps, ces pointeuses sont incorporées au téléphone portable via une application. Certaines fonctionnalités peuvent être utiles comme le suivi de la géolocalisation. Attention : vous pouvez géo localiser le pointage, mais pas la personne. Si le pointage a lieu à 8 h puis le dépointage à 12 h, vous ne pourrez donc pas localiser votre collaborateur entre ces deux horaires. De plus, la géolocalisation ne doit pas empiéter sur la vie privée des utilisateurs. Ils doivent donc être informés de la géolocalisation (pop-up qui s’affiche et il accepte ou non). Si le collaborateur n’a pas activé la localisation, ça ne peut pas fonctionner. Vous pourrez définir au niveau du paramétrage pour le rendre obligatoire ou non !

Pointeuse biométrique ou Pointage Digital

Cet appareil utilise des caractéristiques physiques pour contrôler les accès (reconnaissance faciale, empreinte digitale…). Son utilisation est désormais interdite en France, voire très règlementée.

> La pointeuse biométrique interdite : interdite en France ?

Pointeuse IP ou par ordinateur

A l’ère du digital, la pointeuse IP permet aux utilisateurs de pointer depuis leur PC grâce à leur adresse IP. En arrivant à son poste, le salarié pourra se connecter au logiciel pour indiquer son heure d’arrivée, puis son heure de départ à la fin de la journée.

> Quelle pointeuse pour mon entreprise ? 

Découvrez nos différentes pointeuses associées au logiciel de présences

Le pointage par badge et carte

Le pointage par ordinateur

Le pointage par smartphone

Le pointage biométrique

Comment choisir sa badgeuse ?

Il existe de plus en plus de logiciels de pointage sur le marché.
Comment trouver celui qui correspondra le mieux à mon activité et à mes besoins ?

Voici les différents éléments à prendre en compte :

  • 1. Le rapport qualité prix

    Avant de faire le choix définitif d’une pointeuse ou d’une badgeuse, la question du prix se pose. En fonction des avantages et des spécificités des appareils, les prix peuvent varier de façon significative. Un bon logiciel n’est pas nécessairement hors de prix. Faites tout de même le choix d’une solution experte dans le domaine afin d’être accompagné et de profiter des nouvelles évolutions du produit.

  • 2. Les fonctionnalités de la pointeuse

    Les fonctionnalités sont l’un des critères les plus importants dans votre choix. Après avoir déterminé vos besoins, il faudra sélectionner les solutions et appareils qui s’y adaptent le plus. Un logiciel complet s’associe au minimum avec un logiciel de planification. Il permet de réaliser les calculs d’heures de manière fiable, d’alerter les managers en cas d’anomalies, ou encore de simplifier le processus des suivis de pointage.

    En faisant le choix d’une solution « à la carte » et entièrement personnalisable comme e2time.com, vous pouvez façonner le logiciel à votre guise grâce aux fonctions infinies de paramétrage. Ce paramétrage reflète la culture d’entreprise : il est important d’y réfléchir en amont avec le chef d’entreprise et les représentants RH. Il doit prendre en compte :

    • La réglementation de la badgeuse
    • Les conventions collectives qui encadrent l’utilisation de la badgeuse
    • Les différents accords d’entreprises
    • Les pratiques et habitudes propres à chaque entreprise : horaires, tolérance des retards, corrections ou non des pointages…

    Il nécessite donc un vrai travail préalable et l’accompagnement d’un expert. e2TIme.com peut vous accompagner dans la mise en place d’une badgeuse et d’un logiciel de planification. Le choix de la pointeuse badgeuse n’est pas à faire à la légère.

  • 3. L’ergonomie et la simplicité du logiciel

    Votre logiciel est là pour optimiser votre temps. Faites donc en sorte que tous les utilisateurs soient aptes à l’utiliser. La pointeuse doit participer à une expérience positive de travail, apporter une réelle plus-value aux collaborateurs. Les pointeuses numériques modernes proposent de nouveaux services : consultation autonome des soldes, communication plus fluide… Il peut par exemple être judicieux de choisir un outil adapté à une utilisation mobile. L’intuitivité de l’application mobile est bien souvent un critère différenciant dans le choix d’une solution, encore plus pour les nouvelles générations !

  • 4. Faire le choix entre la pointeuse digitale et mécanique

    Certains de nos clients préfèrent enregistrer les saisies de temps avec un système de pointage mécanique à l’entrée du bâtiment quand d’autres choisissent d’enregistrer les données avec l’ordinateur ou le mobile. Le choix se fera naturellement selon l’activité de l’entreprise ou le service. C’est le cas des commerciaux souvent en déplacement qui utiliseront plus facilement le pointage mobile

FAQ

Que dit la loi à propos des pointeuses horaires ?

Depuis 2008, selon l’article D.3171-7 du Code du Travail, lorsque les salariés d’une entreprise ne travaillent pas selon le même horaire collectif, la durée du travail est décomptée selon l’enregistrement du temps de travail effectif.

Les employeurs des états membres de l’Union européenne seront donc dans l’obligation d’instaurer un système permettant de mesurer le temps de travail journalier.

En effet, l’entreprise doit pouvoir justifier les heures effectuées par ses salariés afin de prouver qu’elle respecte ses obligations en matière de durée de travail. Cela concerne tous les types d’horaires : heures collectives, heures individuelles, temps complet, temps partiel… mais également tous les salariés relevant du Code du travail, quels que soient leur poste ou leur niveau dans la hiérarchie.

En revanche, la loi n’impose pas le recours à un type ou modèle particulier de pointeuse horaire. Feuilles de temps, pointeuse par badge RFID, Excel… la méthode de décompte de l’employé reste à l’appréciation de l’entreprise ! Les pointeuses badgeuses biométriques sont strictement interdites en France. Pointeuse horaire : quelles règlementations

Comment marche une pointeuse ?

Le fonctionnement d’une pointeuse diffère selon le modèle choisi. Les pointeuses-badgeuses par exemple sont très simples d’utilisation. Une fois allumée, le salarié passe son badge dans le lecteur. Le numéro du badge, la date et l’heure sont alors enregistrés. Pour le pointage mobile : à son arrivée au travail ou chez un client, le salarié ouvre l’application et clique sur « pointer » pour déclencher le décompte des heures. Même principe via ordinateur pour le pointage IP. La pointeuse biométrique, elle, fonctionne avec l’empreinte digitale du doigt.

Dois-je prévenir mes collaborateurs de la mise en place d’une pointeuse horaire ?

Le chef d’entreprise a pour obligations de consulter les représentants du personnel (CSE) pour présenter le dispositif choisi : modalités de fonctionnement, obligations des salariés en matière de pointage, conservation des données… et rappeler les objectifs du dispositif ainsi que le calendrier de déploiement. Il doit informer les employés du fonctionnement et du cadre légal.

Y-a-t-il des obligations en termes de sécurité pour les badgeuses à cartes, badges ou numérique ?

Le système de pointage doit être fiable et infalsifiable, c’est-à-dire qu’on ne peut pas modifier les données en interne. Les informations doivent être récoltées uniquement dans le cadre du travail pour contrôler les temps de présence et passer en paie. Chaque salarié dispose d’un droit d’accès. En cas de contrôle de l’URSSAF, on peut être amené à fournir un export des données.

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