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L’archivage à valeur probante :

l’option indispensable à la dématérialisation des notes de frais

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Avec un début d’année toujours placé sous le signe du Covid-19, les transformations technologiques, humaines et organisationnelles semblent bien parti pour se digitaliser dans la durée.

Au sein des entreprises, de plus en plus de documents sont dématérialisés : factures, contrats, comptabilités, notes de frais… La masse des données numériques augmente et de nouvelles problématiques se posent. Un document numérique peut être facilement altéré et modifié… Comment savoir si un fichier est bien original ? Comment être sûr que les données n’ont pas été modifiées ?

> La dématérialisation des documents administratifs, quels avantages ? 

La gestion des notes de frais par exemple requiert plusieurs intervenants : le salarié, les managers en charge de validation, le service RH et/ou comptable, voire le DAF dans certains cas. Il est donc important d’assurer la conformité des informations transmises étapes par étapes.

L’archivage à valeur probante ou cachet électronique, c’est quoi ?

D’un point de vue juridique, le terme « probant » renvoie à une preuve. C’est un document qui prouve la légitimité et l’inaltérabilité. L’archivage à valeur probante est donc une méthode simple et sécurisée pour enregistrer, stocker et archiver tous vos documents électroniques, comme les notes de frais. Il permet d’assurer la bonne conservation et l’intégrité de vos documents durant la totalité de leur cycle de vie.

En d’autres termes, l’archivage à valeur probante confère à vos fichiers numériques la même valeur légale qu’un document papier original.

Quels sont les documents concernés pour l’archivage à valeur probante ?

Vous pouvez utiliser le cachet électronique pour sceller la plupart de vos documents professionnels.

  • Factures
  • Ticket de caisse

Couplé à notre module Notes de frais, ce service vous permet de donner une valeur juridique à toutes les pièces justificatives de vos collaborateurs !

> Comment gérer les frais kilométriques ? 

Quels avantages à la valeur probante ?

  • Une conservation des fichiers dans le temps, dans un serveur local ou cloud
  • Une préservation de la valeur légale: grâce à la valeur probante, le document électronique a la même valeur que le document papier original aux yeux de la loi. C’est un niveau de contrôle supplémentaire pour garantir une conformité à toute épreuve.
  • Une simplicité d’utilisation: les collaborateurs ont juste à numériser leurs notes de frais depuis leur smartphone. Les données sont extraites automatiquement

Comment rendre un document probant ?

Pour rendre un document probant, vous pouvez utiliser une solution professionnelle qui dispose des technologies nécessaires et qui correspond aux critères imposés par le Livre de procédure fiscale (Bofip), à savoir :

  • Une reproduction à l’identique : les couleurs doivent être conservées, les images ne doivent pas faire l’objet de dispositifs de traitement, la compression du fichier doit s’opérer sans perte.
  • Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3). Ils doivent être assortis d’un cachet serveur correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile, une empreinte numérique, une signature électronique ou tout autre dispositif sécurisé équivalent et fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification (Trust-service Status List-TSL)
  • Un système d’horodatage intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.

… Et sur e2Time.com ?

Chez e2Time.com, nous avons choisi Universign, en tant que Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS

Il délivre des services de cachet électronique conformes aux normes européennes et répondant aux exigences suivantes :

  • Être lié au créateur du cachet électronique de manière univoque
  • Permettre d’identifier le créateur du cachet
  • Avoir été créé avec des données que le créateur peut, avec un haut niveau de confiance, utiliser sous son contrôle pour créer un cachet électronique
  • Être lié aux données auxquelles il est associé afin que toute modification ultérieure des données soit détectable

> Téléchargez notre fiche produit

Quelles sont les étapes à suivre ?

  1. L’utilisateur créé la note de frais et upload son justificatif directement depuis un smartphone ou via l’interface web
  2. La note de frais est envoyée au manager pour validation
  3. Notre partenaire Universign appose son cachet serveur afin de dater et authentifier le document, qui devient alors non modifiable.
  4. Ces données sont alors stockées dans nos serveurs durant la totalité de leur cycle de vie

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