Aujourd’hui encore, de nombreuses entreprises gèrent leurs congés avec des demandes papiers et des fichiers Excel accrochés au mur de l’entreprise. Perte de l’information, délais de validation très longs, ratures ou incohérences dans les plannings. Un véritable casse-tête pour les entreprises !
En 2019, pour 70% des RH, l’utilisation d’outils digitaux est nécessaire pour gérer efficacement les congés et absences des salariés. Ils étaient d’ailleurs 55% à disposer de ce module au sein de leur entreprise (sources : baromètre Edition Tissot).
La crise sanitaire du COVID-19 a accéléré l’adoption du digital pour beaucoup d’entreprises. De nouvelles problématiques se posent : télétravail, nomadisme, chômage partiel, congés imposés, arrêts maladie… Désormais, les entreprises n’ont plus le choix et doivent s’organiser autrement pour assurer la bonne gestion des temps de travail et des absences de leurs collaborateurs.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe désormais de nombreuses solutions pour faciliter le quotidien de tous.
En quoi la transformation digitale révolutionne-t-elle la gestion des congés, surtout en période de crise ? Quel impact sur la qualité de vie au travail des salariés ?
1) Faciliter le travail des RH
Gérer les congés de l’ensemble des collaborateurs
La gestion des absences est propre à chaque entreprise mais dépend très souvent de la convention collective et du secteur d’activité. Un logiciel de congés peut être une bonne solution pour gérer tous ces paramètres complexes.
Le département RH va pouvoir gérer les absences de l’ensemble des collaborateurs efficacement depuis une seule et même plateforme : créditer le nombre exact de congés correspondant au profil et aux heures de travail, visualiser le solde disponible de chaque salarié, les demandes de congés en cours, les congés à venir validés, les congés passés, poser des congés prévisionnels…
Différentes règles RH peuvent être programmées et appliquées en fonction de l’entreprise, des entités, ou encore des populations (CDI, alternants, freelance…). Plus de frustrations pour les populations qui n’ont pas de RTT ! Toutes les règles sont définies et accessibles à tous pour plus de transparence.
Le processus de gestion des absences sera ainsi plus fiable, avec moins de risque d’erreurs de saisies.
Automatiser les processus
Digitaliser la gestion des congés, c’est aussi automatiser les tâches chronophages des RH pour se recentrer sur l’humain et sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
En automatisant le calcul des temps de travail en fonction des jours ouvrés et ouvrables et en fonction des types de congés (ancienneté, RTT’s…), le DRH va gagner un temps considérable sur la fonction administrative.
La gestion des demandes d’absences et le cycle de leur traitement (approbation ou refus) peut également être automatisé selon un système de workflow de validation qui va collecter, contrôler et valider toutes les données.
Résultat : un gain de temps, une meilleure organisation, un traitement de l’information optimisé et des données directement transmises en paie.
Être en conformité avec la loi
La loi définit de manière très précise les types absences autorisés, ainsi la gestion des absences et présences en entreprise peut devenir très complexe.
Digitaliser la gestion des congés va permettre aux RH d’appliquer facilement les dispositions légales et conventionnelles sans se poser de questions. En effet, les réglementations évoluent constamment et il peut être difficile de rester informé des dernières mises à jour.
En 2020, 71 % des DRH déclarent avoir des difficultés à suivre les évolutions réglementaires selon une étude de l’ANDRH.
Analyser les données
Le logiciel RH va pouvoir analyser les données ou s’interfacer avec des outils précis d’analyses. Derrière un SIRH, on compte en moyenne plus de 1500 tables de données liées aux différentes tâches. Sur certains logiciels, il est possible de leur donner forme en créant des tableaux de bords RH personnalisés en fonction des besoins et des problématiques de votre entreprise.
L’analytics RH est un travail essentiel pour faciliter la prise de décision des dirigeants. Il vous permet d’avoir une vision globale et détaillée de la performance de votre entreprise et du capital humain. Il donne également de précieux indices sur l’état de santé de votre organisation. Par exemple, la récolte de statistiques sur l’absentéisme ou encore le turn-over permettra de cerner un éventuel problème de climat social et d’agir rapidement.
> Covid-19 : de la gestion de l’urgence à l’instauration d’une stratégie RH performante et durable
2) Faciliter le quotidien des collaborateurs : quel impact sur la qualité de vie au travail (QVT) ?
Un accès à l’information partout, tout le temps
En automatisant les processus, chaque salarié pourra consulter ses soldes (RTT, CP) et voir jusqu’à quand ils sont disponibles. La pose de congés s’effectue en quelques clics seulement et les collaborateurs pourront suivre l’avancée des demandes. Vous recevrez des notifications push ou e-mail à chaque changement de statut !
Une parfaite autonomie pour les collaborateurs
Les collaborateurs seront ainsi plus autonomes : ils peuvent gérer eux-mêmes leurs demandes et anticiper en fonction de leurs droits, du planning de leur équipe, ou encore des calendriers de congés scolaires, jours fériés. Chez e2Time, les vacances scolaires des différentes zones sont directement intégrées. L’interfaçage avec tous vos calendrier externes (Outlooks, Gmail, Ical…) vous aidera à centraliser l’information. Plus besoin de solliciter constamment les managers ou RH pour ce type de sujet : la communication en interne (y compris avec la paie) est facilitée et les processus sont optimisés. Une charge en moins pour tout le monde !
Un risque considérablement diminué
Les managers sont plus réactifs et donc plus rapide dans leurs prises de décisions. En cas d’oubli, des alertes de rappel sont envoyées. Le risque d’erreurs est considérablement réduit, et la traçabilité des demandes et des validations sécurisent encore le process.
Vous avez fourni votre justificatif d’absence mais votre arrêt maladie n’a pas été comptabilisé en paie ? Vous avez désormais toutes les preuves à portée de main pour régulariser votre situation rapidement.
Les problèmes d’équités peuvent également être analysés et traités. (Par exemple si c’est toujours les mêmes qui prennent leurs congés durant les ponts ou les vacances scolaires).
3) Managers : gérez les temps de présence de vos équipes
Gérez toutes les demandes de congés facilement
Dans ce contexte d’incertitudes, les managers ont plus que jamais besoin de garder le contrôle dans la gestion de leurs effectifs. Un logiciel de gestion va permettre de synchroniser les congés, les plannings et présences au même endroit, ce qui facilite l’attribution des tâches.
Le manager va pouvoir gérer toutes les demandes de congés en un clic depuis ses emails. Toutes les informations nécessaires à la validation d’une demande seront accessibles depuis le corps du mail. On y retrouve : planning de l’équipe au moment de la demande, soldes des compteurs avant et après la demande, validation ou refus du congé…
Grâce aux 3 types de workflow, plusieurs niveaux de validations sont possibles. Des alertes seront envoyées pour chaque demande, chaque changement de statut. Le manager peut également décider de mettre lui-même ses équipes en congés, particulièrement en cette période de crise.
Un accès centralisé pour piloter efficacement ses équipes
Avec l’accès aux plannings partagés, le manager peut facilement gérer ses effectifs. Il peut voir si certains membres de son équipe sont en congés et pour combien de temps. Il peut également anticiper les remplacements en visualisant les personnes disponibles à un moment donné.
Avec un logiciel de gestion de congés, il est donc plus simple de mettre en adéquation les ressources et les besoins réels de l’entreprise.
> Les 10 clés pour manager en présentiel ou à distance en 2021
Alors que la vie de tous les salariés a été impactée par la crise du Covid-19 et la digitalisation qu’elle implique, les métiers eux aussi se transforment. La GTA devient une composante stratégique de la politique RH. En plus de faciliter le quotidien de tous, fluidifier et automatiser la gestion des absences permet d’améliorer la performance de l’entreprise. Tous les acteurs de l’entreprise y trouvent leur compte !
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