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Absentéisme au travail : Comment réagir en tant que RH ?

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L’absentéisme au travail est un problème qui touche de nombreuses entreprises, indépendamment de leur taille et de leur secteur d’activité. Souvent difficile à contrôler, il engendre des répercussions significatives sur le fonctionnement, la productivité, la prospérité et la santé globale d’une entreprise.

On parle d’absentéisme lorsque les salariés s’absentent de manière récurrente de leur lieu de travail, alors que leur présence est obligatoire. Pour prévenir les conséquences négatives liées à l’absence des salariés, il est essentiel de mettre en place une gestion efficace de l’absentéisme au sein de votre entreprise.

Les causes de l’absentéisme

Pour résoudre la question de l’absentéisme au travail, il faut commencer par identifier ses causes. Les absences au travail peuvent provenir de multiples facteurs, qu’ils soient d’ordre personnel ou professionnel. En 2019, 87 % des cas d’absentéisme étaient attribuables à des raisons personnelles, alors que 13 % étaient dus à des motifs d’ordre professionnel.

Les causes professionnelles sont généralement :

Par ailleurs, il existe un autre mécanisme permettant la monétisation des jours de repos dans le cadre d’une convention de forfait jours. Ce dispositif se distingue du nouveau système de rachat des jours de RTT, notamment en ce qui concerne les modalités de calcul de la majoration.

  • Des conditions de travail difficiles
  • Une charge de travail excessive
  • Des situations de stress
  • Une mauvaise ambiance dans l’entreprise
  • Les accidents du travail
  • Les maladies professionnelles comme les Troubles Musculo-Squelettiques
  • Le climat social négatif

L’absentéisme au travail peut également être dû à des causes personnelles impactant l’activité professionnelle :

  • L’environnement familial instable (notamment pour garder les enfants)
  • Des problèmes de santé non liés au travail
  • Des événements familiaux
  • Un mauvais mode de vie
  • Des absences de confort sans aucun motif valable.

Calculer le taux d’absentéisme

Le calcul et l’analyse du taux d’absentéisme au travail constituent de véritables indicateurs du bien-être et de l’épanouissement de vos salariés au sein de votre entreprise. Ils vous permettent de déterminer si l’absentéisme au sein de votre entreprise atteint des niveaux préoccupants.

En effet, un taux d’absentéisme bas est toujours préférable pour l’entreprise. Cependant, il faut prendre en considération qu’à certaines périodes de l’année, l’absentéisme est plus important. Par exemple, pendant l’hiver, la propagation des virus entraîne une augmentation des absences. De plus, l’absentéisme varie selon les entreprises. Chaque société doit donc tenir compte des facteurs qui lui sont propres pour déterminer si son taux d’absentéisme est démesuré.

À titre d’indication, selon une étude réalisée par l’Ifop, le taux d’absentéisme moyen en France était de 6,7 % en 2022.

Le taux d’absentéisme peut être exprimé de la façon suivante :

Taux d’absentéisme = Nombre de jours d’absence (ou d’heures) pendant une période / Nombre de jours théoriques (ou d’heures) de travail pendant la même période X 100.

Le calcul doit inclure les absences suivantes :

  • Les arrêts maladie
  • Les accidents du travail et les maladies professionnelles
  • Les absences sans motif ou injustifiées
  • Les congés pour enfants malades ou tout autre événement familial.

Exemple : Une entreprise de 15 salariés constate 7 jours d’absence sur la totalité du mois de mars 2023, qui contient 23 jours salariés.

Total des jours théoriquement travaillés : 23 x 15 = 345 jours

Calcul du taux d’absentéisme = (7 / 345) x 100 = 2 %

L’impact de l’absentéisme pour les entreprises

Lorsqu’elle atteint un niveau excessif, l’absentéisme peut devenir un problème majeur pour l’entreprise et engendrer de sérieuses conséquences. Par exemple, il peut provoquer une baisse de la productivité, des performances et de la rentabilité de l’entreprise. Il peut également perturber le fonctionnement normal de la société, affecter la motivation des autres employés et détériorer l’ambiance de travail. L’absence des salariés nécessite aussi de réorganiser les effectifs et la charge de travail aux dépens des autres salariés. De plus, les retards dans l’exécution des tâches et les coûts liés au remplacement du personnel absent font partie des conséquences négatives de l’absentéisme.

A noter que le coût moyen annuel de l’absentéisme au travail en France s’élève à 25 milliards d’euros, soit environ 3 500 euros par salarié par an, ou environ 7% de la masse salariale.

Les solutions pour limiter l’absentéisme

L’absentéisme au travail est directement influencé par le type d’organisation et les pratiques de management présentes dans l’entreprise. Heureusement, il existe diverses solutions pour prévenir, limiter et réduire l’absentéisme.

Suivre les absences de vos collaborateurs

De nos jours, de nombreux outils sont disponibles pour suivre les absences de vos salariés. La gestion des temps et des activités représente un enjeu majeur pour les entreprises. La Gestion des Temps et des Activités (GTA) vous permet d’effectuer un suivi précis de vos collaborateurs et d’optimiser la gestion de vos équipes et le contrôle de leurs activités. Elle englobe diverses fonctionnalités, comme le pointage, la gestion des présences et des absences, le suivi des activités, ou encore la gestion des plannings. De plus, grâce à un reporting détaillé et documenté, vous pouvez mesurer l’absentéisme professionnel et identifier facilement les employés régulièrement absents.

A noter que le coût moyen annuel de l’absentéisme au travail en France s’élève à 25 milliards d’euros, soit environ 3 500 euros par salarié par an, ou environ 7% de la masse salariale.

Prévenir l’absentéisme

La prévention reste la meilleure stratégie pour lutter contre l’absentéisme dans le cadre professionnel. Organiser des formations pour votre équipe peut constituer une solution adéquate. Les thèmes de ces formations sont nombreux et rassemblent des sujets comme : les gestes de premiers secours, le burn-out, les maladies musculosquelettiques, la gestion du temps, le bien-être, les addictions, l’alimentation saine au travail ou en télétravail, l’activité physique, et bien d’autres.

Ces formations visent à mettre en avant l’importance de prendre soin de la santé et du bien-être auprès de vos employés. De plus, elles montrent votre implication dans cette cause et favorisent un engagement durable de la part de vos collaborateurs. En entreprise, la frontière entre ce qu’il faut faire et ce qui est excessif peut être facilement franchie. Par conséquent, il est important de guider les employés vers un équilibre sain entre leur vie professionnelle et personnelle, en leur fournissant toutes les ressources nécessaires pour prendre soin d’eux-mêmes.

Mettre en place une politique RH

Une bonne politique de ressources humaines peut jouer un rôle significatif dans la gestion de l’absentéisme au travail. La reconnaissance accordée à vos équipes, la création d’un environnement propice à l’épanouissement personnel et professionnel, et la mise en place de processus visant à améliorer les conditions de travail des employés sont des facteurs essentiels pour diminuer l’absentéisme. Lorsque vos salariés se sentent valorisés et épanouis, ils sont plus enclins à assurer leurs missions et à limiter leurs absences.

Écouter, échanger et motiver

Il est important de bien rester à l’écoute de vos employés et de leur donner l’opportunité de s’exprimer chaque fois qu’ils en ressentent le besoin. La communication joue un rôle essentiel, car les salariés ont besoin de se sentir écoutés, ce qui a un impact positif sur leur présence au travail. De plus, il est important de maintenir vos équipes motivées en leur proposant des défis, des primes et des perspectives d’évolution. Veillez à rendre leurs missions intéressantes et stimulantes, en valorisant les éléments les plus motivés. Organisez des entretiens individuels pour permettre aux employés de s’exprimer, discuter de leurs points forts et des domaines à améliorer, et fixer des objectifs clairs et réalisables.

Contrôler la charge de travail des collaborateurs

Au sein d’une entreprise, l’engagement durable des collaborateurs repose sur plusieurs piliers. Il est essentiel que chaque employé ait des objectifs clairement définis qui le motivent, le stimulent et l’incitent à s’investir sur le long terme. De plus, il doit disposer d’une charge de travail raisonnable, en accord avec ses compétences et son poste, afin d’éviter une surcharge préjudiciable. Il est tout aussi important de lui fournir les outils nécessaires pour accomplir ses missions de manière efficace. La communication doit être favorisée, de manière à ce que chaque collaborateur se sente à l’aise pour demander de l’aide, poser des questions ou refuser une tâche s’il estime ne pas être en mesure de l’accomplir. En outre, il est essentiel que les employés puissent s’organiser et hiérarchiser leurs tâches de manière autonome.

Le manque de motivation, la surcharge de travail, l’absence de cadre, ou le stress sont des facteurs qui conduisent un collaborateur à s’absenter, parfois simplement parce qu’il se sent désorienté ou démotivé en l’absence d’un environnement de travail favorable et de directives claires à suivre.

Proposer une organisation du travail flexible

Éviter la routine et adopter une approche flexible sont des éléments clés pour contrer l’absentéisme au travail. Pour ce faire, il est recommandé de revoir les méthodes d’organisation et de fonctionnement de l’entreprise. Par exemple, permettre à vos employés de travailler à distance un ou deux jours par semaine peut contribuer à réduire l’absentéisme. De plus, accorder une attention particulière aux besoins et aux ressentis de vos salariés est essentiel. Certaines pratiques organisationnelles peuvent favoriser des taux d’absentéisme plus élevés chez certains collaborateurs. N’hésitez pas à revoir vos processus pour les adapter aux besoins de votre équipe.

S’entretenir avec le salarié absent

Qu’il soit question d’une absence de courte ou de longue durée, il est recommandé de mettre en place une entrevue avec le salarié absent au moment de son retour. Ce type d’entretien peut être réalisé par le service des ressources humaines. L’objectif n’est pas de remettre en question la légitimité de l’absence du collaborateur, mais plutôt de comprendre son état d’esprit, de connaitre sa motivation à retrouver son poste et de l’informer des événements survenus pendant son congé.

Accompagner la reprise des activités du salarié absent

Lorsqu’un de vos collaborateurs a été absent pendant une période prolongée, il est essentiel de l’accompagner dans son retour au travail. L’entretien effectué au préalable permettra d’identifier les actions concrètes à mettre en place pour prévenir tout risque de rechute. Ces mesures peuvent inclure l’aménagement du poste, la modification des process, l’amélioration des conditions de travail, la réduction de la charge de travail ou encore un renforcement du suivi managérial.

Instaurer des systèmes de récompenses et de sanctions

Face à des absences trop fréquentes et non justifiées, il est important de maintenir une position ferme envers les collaborateurs concernés. Un salarié qui ne peut justifier son absence commet une faute dans l’application de son contrat de travail. Il est donc nécessaire de dissuader le fautif de répéter ces comportements et de décourager les autres de les imiter. Dans ce contexte, l’employeur dispose d’une gamme de sanctions allant de l’avertissement au licenciement, en passant par la rétrogradation et la mutation.

Après un délai minimum de 48 heures d’absence, il est possible d’envoyer une lettre de mise en demeure au salarié, l’invitant à reprendre son poste ou à justifier son absence. Si la situation persiste ou s’aggrave, une procédure de licenciement peut être enclenchée.

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