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Gestion temps de travail : Ce que les RH doivent savoir

gestion de temps et de planification

Dans le cadre professionnel, l’employeur est dans l’obligation légale de décompter la durée de temps effectué par ses collaborateurs. C’est ce qui permettra de déterminer le salaire, les congés payés ou encore les heures supplémentaires de l’employé.

En cas de contrôle de l’URSSAF, de l’inspection du travail ou même en cas de litiges employeur/ collaborateur, l’entreprise doit être en mesure de justifier les heures effectuées au sein des locaux. Mais les réglementations concernant la gestion des horaires (horaires, plannings…) peuvent être source de confusion.

Gérer son temps : Le décompte des heures effectuées une obligation légale ?

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Comment calcule t-on le temps de travail ? Pause obligatoire, déjeuner, congés…Sont-ils considérés comme une période de travail effectif ?

Le Code du travail définit le temps de travail effectif comme le temps durant lequel la personne sous contrat se tient à la disposition de son employeur, en échange d’une contrepartie financière. Il n’est donc pas libre de vaquer à ses occupations personnelles et doit se conformer aux directives imposées par l’employeur.

On inclut également dans ce terme les éléments suivants :

Les heures de délégation des représentants du personnel

Les heures de formation, si elles ont lieu pendant le temps habituel.

Les congés : congés payés, congés paternité et maternité, congés de formation, arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle… Attention, certaines absences ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif. C’est le cas des grèves, des arrêts de travail pour maladie ou encore des mises à pied.

Les heures d’intervention en astreinte : le salarié doit rester à disposition de son employeur afin d’intervenir en cas de besoin. La période d’attente n’est pas considérée comme du temps de travail effectif. Mais elle donne lieu à une contrepartie pour le salarié (repos ou rémunération). En revanche, le temps d’intervention est considéré comme un temps de travail effectif.

Les visites médicales : elles doivent être réalisées sur les heures habituelles de l’employé sans retenue de salaire, ou rémunérées comme période de travail ordinaire

temps reel

Le temps de travail selon la loi

La durée légale d’heures réalisées est encadrée par la loi. Elle concerne toutes les sociétés, quel que soit leur effectif (sauf dérogations conventionnelles ou collectives).

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1. La durée légale du temps de travail

L’article L3121-27 du Code du travail fixe la durée légale du temps de travail à temps complet à 35 h/semaine, soit 151,67 h/mois et 1607 h/an. Tous le personnel dont la durée du travail est inférieure à cette durée légale est considéré comme à temps partiel.

Certaines conventions ou accords collectifs peuvent prévoir une durée inférieure ou supérieure à la durée légale. 

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2. La durée maximale du temps effectué

La durée maximale hebdomadaire  est fixée à 48 h sur une même semaine. Elle est d’en moyenne 44 h par semaine sur une période de 12 semaines consécutives.

Encore une fois, certaines conventions, accords d’entreprises ou accords de branche peuvent prévoir le dépassement de la durée maximale quotidienne dans la limite de 12 heures (article L3121-19 du Code du travail).

Les cadres dirigeants, eux, ne sont soumis à aucune durée minimale ou maximale de travail. Il devient alors essentiel d’apprendre à gérer le temps de ses collaborateurs le mieux possible pour une meilleure productivité. 

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3. Le repos obligatoire

Une journée légale comporte des périodes de travail effectif et des temps de repos obligatoires. Si la réglementation française est claire à ce sujet, la pratique est souvent plus complexe. Les pauses sont-elles obligatoires ? Pour quelle durée ? Comment éviter les abus du personnel ?

On vous donne tous les outils pour comprendre le lexique de la gestion des temps et activités.

  • Comment est gérée la pause obligatoire ? 

La réglementation impose une pause légale de 20 minutes toutes les 6 heures de travail consécutives. Il n’est pas possible de prendre ce temps de pause en fractionné. L’employé ne peut donc pas prendre 10 min le matin et 10 min l’après-midi.

  • La pause déjeuner

La pause déjeuner s’insère dans le temps de pause obligatoire de 20 min puisque le droit du travail ne prévoit pas de pause déjeuner spécifique. Mais dans la pratique, l’employeur prévoit la plupart du temps une pause repas plus longue : 1 h, 1 h 30 voire 2 h.

Les textes conventionnels peuvent là encore prévoir des durées ou des modalités spécifiques.

> Tickets restaurant : pourquoi utiliser un logiciel SIRH ?

  •  Gestion de temps du repos obligatoire

Tout collaborateur doit bénéficier d’un repos obligatoire. Il doit être d’au moins 11 heures consécutives quotidiennes et 24 heures consécutives hebdomadaires. Le plus souvent, l’employé bénéficie de 2 jours de repos consécutifs (par exemple le samedi et le dimanche).

  • Gérer les congés payés des collaborateurs

Chaque collaborateur bénéficie de 2,5 jours ouvrables (2,08 ouvrés) de congés payés par mois.

> Les différences jours ouvrables/jours ouvrés

La congé annuel est donc de 30 jours ouvrables, soit 5 semaines. Cette somme peut toutefois être majorée avec des dispositifs de fractionnement. Elle peut aussi être minorée si le collaborateur totalise un certain nombre de jours d’absences (plus de 30 jours d’absence sur l’année de référence).

Certaines règles doivent également être respectées sur la prise de ces congés : le Code du travail impose aux salariés de prendre leur congé principal (24 jours ouvrables maximum) entre le 1er mai et le 31 octobre. Lorsque le congé payé ne dépasse pas 12 jours ouvrables, il doit être continu.

Si le salarié ne prend pas l’intégralité de son congé principal de 4 semaines sur la période légale, il peut bénéficier de congés supplémentaires. Le calcul est basé selon les conditions suivantes :

    • 1 jour ouvrable supplémentaire pour 3 à 5 jours de congés pris en dehors de cette période
    • 2 jours ouvrables supplémentaires pour au moins 6 jours pris en dehors de cette période

La 5e semaine de congés payés ne rentre pas dans le calcul du fractionnement.

Autre particularité : les congés dépendent très souvent des conventions collectives. Par exemple, certaines conventions prévoient des congés payés supplémentaires pour de l’ancienneté. C’est le cas notamment de la convention collective du bâtiment (ETAM) qui prévoit entre 2 et 3 jours de congés supplémentaires en fonction du temps passé au sein de l’organisation.

> Livre blanc : tout savoir sur la gestion des congés

  • Gestion des temps : Le RTT

Le RTT (réduction du temps de travail) permet de compenser en journée ou demi-journée de repos pour la personne qui a réalisé plus de 35 h par semaines, dans une limite de 39 heures.

Toutes les personnes sous contrat à temps complet avec des horaires de travail dépassant les 35 h peuvent donc en bénéficier.

Il se calcule selon les 2 modèles suivants :

    • Le calcul au réel : l’employeur se fie au nombre d’heures (voire minutes) effectuées dans la semaine (si le collaborateur réalise 39 h au lieu de 35 h, il bénéficiera de 4 h de RTT).
    • Le calcul forfaitaire : l’entreprise prévoit un nombre de RTT à l’année dès lors que le salarié dépasse la légalité du temps de travail annuel, soit 218 jours.
  • Le repos compensatoire

Lorsqu’un employé dépasse son contingent annuel d’heures supplémentaires (220 heures), il a droit à un repos compensateur obligatoire.

Pour les entreprises de moins de 20 salariés, les employés bénéficient d’un repos compensateur d’une durée égale à 50 % des heures supplémentaires accomplies, soit 30 minutes par heure supplémentaire. Dans les entreprises de plus de 20 employés, il est fixé à 100 % des heures supplémentaires accomplies.

En principe, un salarié ayant acquis sept heures de repos compensateur doit prendre congé par journée ou demi-journée. Il doit le faire dans les deux mois qui suivent l’ouverture du droit, ou dans les six mois si un accord collectif le prévoit.

Quel est l’objectif d’encadrement de la GTA ? 

Dans un monde de plus en plus compétitif, les tâches et missions sont de plus en plus importantes pour le salarié. La productivité étant devenue une priorité, ces mesures règlementaires ont pour objectif de limiter les dérives.

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4. Comment définir les heures supplémentaires

Toutes les heures effectuées au-delà de la durée légale de 35 heures constituent des heures supplémentaires (Article L3121-29 du Code du travail). Elles donnent lieu à des majorations ou au repos compensateur équivalent. Le salarié percevra une majoration de 25 % de la 1re à la 8e heure supplémentaire (soit de la 36e à la 43e heure incluse), puis une majoration de 50 % au-delà de la 8e heure supplémentaire.

Seuls les cadres en forfait jour ou avec statut de cadre ne sont pas soumis à cette règlementation.

Attention : lorsque la durée du travail fixée par une convention ou un accord collectif est inférieure à la durée légale de travail, les heures supplémentaires ne sont pas considérées comme telles.

En effet, dans une affaire récente, une compagnie aérienne avait abaissé la durée de travail de son personnel à 55 heures par mois (une durée donc inférieure à la durée légale de travail). Selon une décision de la Cour de cassation, fixer une durée collective de travail inférieure à la durée légale n’entraînerait pas l’abaissement du seuil de déclenchement des heures supplémentaires. Sauf si la convention ou l’accord le prévoit !

Aussi, pour les équipes à temps partiel, les heures complémentaires ne doivent pas leur faire atteindre la durée légale du travail de 35h. Sinon, le salarié verra son contrat de travail requalifié en temps plein (Cass. Soc., 15 septembre 2021, n° 19-19.563)

Imposer des heures sup ?

L’employeur peut demander à ses salariés de travailler au-delà de la durée légale de travail, à condition de ne pas dépasser le contingent annuel d’heures supplémentaires. Ce dernier est fixé à 220 heures (article D3121-24 du Code du travail).

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Méthodes de calcul selon les secteurs d’activités

Le forfait jour :

L’employeur peut choisir de décompter la durée de travail des salariés en forfait-jours. Dans ce cas, la loi limite le nombre de jours travaillés à 218 jours par an (Article L3121-64 du Code du travail).

Les horaires de nuit :

La durée quotidienne maximale pour les travailleurs de nuit est abaissée à 8 heures sauf exception (Article L3122-6 du Code du travail). Si la durée hebdomadaire du travailleur de nuit est calculée sur une période de 12 semaines consécutives, elle ne peut dépasser 40 heures (Article L3122-7 du Code du travail). Le travail de nuit commence au plus tôt à 21 heures et s’achève au plus tard à 7 heures.

Les astreintes :

Elles ne sont pas considérées comme du travail effectif : le salarié est libre de s’occuper comme il le souhaite. Mais dès lors que le salarié intervient, il s’agit d’un temps de travail effectif qui doit donc être rémunéré (Article L3121-9 du Code du travail). > Pages médicales

Méthode d’annualisation et ses objectifs :

Elle consiste pour l’employeur à répartir les heures de travail sur une année civile. Cela permet de s’organiser pour répondre à des besoins saisonniers : augmenter la durée de travail en période forte et la réduire lorsque l’activité est plus faible. L’activité partielle : Cette option permet à l’employeur de diminuer la durée de travail voire de fermer temporairement tout ou partie de son établissement. Sur cette période, l’employeur devra verser au salarié une indemnité correspondant à 70 % de son salaire brut par heure chômée. On l’a beaucoup rencontré avec la crise de la Covid-19 par exemple.

L’aménagement des temps de travail

La méthode vise à adapter le rythme de travail des salariés à l’activité : l’entreprise peut répartir la durée du travail sur 4 à 9 semaines selon son effectif.

L’objectif de l’annualisation permet à l’employeur de limiter le recours aux intérimaires ou aux contrats courts en lissant les heures en fonction des niveaux de saisonnalité.

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Les outils et logiciels de gestion du temps à utiliser ?

La solution la plus viable et la plus simple sera néanmoins l’utilisation d’une pointeuse avec un logiciel de gestion des temps adapté aux besoins de votre entreprise. En plus de calculer et gérer le temps réalisé, vous pourrez affecter des tâches par employé et ainsi gagner en productivité.

Investir dans une pointeuse comporte de nombreux avantages : elle vous permettra de gagner du temps dans la gestion des plannings. Alléger vos tâches administratives, éviter les erreurs dans le suivi des horaires et la saisie des temps, tout en vous assurant sécurité et conformité légale. C’est aussi une bonne façon de stocker les données de pointage et d’en assurer la traçabilité…à condition de bien choisir sa pointeuse horaire !

Epargnez-vous la tâche chronophage de la gestion de la paie tous les mois. Un logiciel de pointage vous permet de transmettre les données en paie facilement. RH : votre tâche principale :  vous recentrer sur le collaborateur pour améliorer son quotidien.

Vous souhaitez installer une pointeuse horaire dans votre entreprise ? Avant de passer à l’acte, renseignez-vous sur les formalités administratives et législatives qui encadrent la mise en place et l’utilisation d’une badgeuse, ainsi que du logiciel de gestion des temps associé.

Badgeuse, IP, smartphone, biométrique… à vous de déterminer quelle est celle qui répondra au mieux au besoin de votre activité.

> Quelle pointeuse choisir pour mon entreprise ?

Vous souhaitez installer une pointeuse horaire dans votre entreprise ? Avant de passer à l’acte, renseignez-vous sur les formalités administratives et législatives qui encadrent la mise en place et l’utilisation d’une badgeuse, ainsi que du logiciel de gestion associé.

> Pointeuses : quelles réglementations

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Les objectifs de la gestion du temps ?

1) Un logiciel GTA pour la création de vos plannings et la gestion des tâches

Entre les salariés en temps partiels, ceux qui sont mobiles, les heures supplémentaires et les nombreuses autres règles à respecter en matière de durée, la gestion du temps est un casse-tête pour les entreprises. C’est pourquoi il peut être intéressant de coupler le système de badgeuse à un logiciel de GTA. En plus d’avoir une méthode de décompte fiable, vous pourrez prévoir les journées types de vos équipes en fonction de leur tâche pour agir sur la productivité.

L’utilisation d’un logiciel comme e2Time.com va vous permettre de mutualiser le suivi des heures et d’automatiser plutôt que de multiplier les process. Vous pourrez ainsi récolter les données de temps et d’organiser efficacement vos plannings tout en respectant la durée légale du temps de travail : une tâche souvent fastidieuse dans laquelle on peut vite manquer d’organisation. Vous pourrez ainsi préparer vos plannings selon la tâche à effectuer et ainsi gérer de manière productive votre emploi du temps.

2) Gérer le temps un objectif au quotidien :

Grâce à elle, vous pouvez éviter la saisie manuelle de données et donc limiter le risque d’erreurs. Une fois paramétré, le logiciel de gestion temps suit en temps réel les périodes réalisées et vous informe de qui est absent, en repos, combien d’heures supplémentaires ont été effectuées… Pour gérer efficacement vos projets, notre module Gestion de Projets vous permettra de gérer efficacement chaque tâche et projets de vos équipes. C’est un véritable gain de temps pour les entreprises, mais aussi de productivité. Vous pourrez planifier et optimiser les ressources en fonction des besoins opérationnels de l’entreprise, dans le respect de vos règles métiers et obligations légales. Vous pouvez affecter chaque collaborateur sur une tâche précise et ainsi calculer la rentabilité du projet. Une gestion temps optimisée. Libérer les ressources humaines des tâches chronophages à faible valeur ajoutée  organiser mieux trop temps. Structurer l’organisation des ressources humaines au sein de l’entreprise Piloter l’activité salariale et avoir une meilleure visibilité globale sur les tâches de vos collaborateurs. Sécuriser toutes vos données. Programmer vos propres règles légales selon votre secteur.

> Gestion des temps et activités : comment accroitre sa productivité ?

L’organisation du temps de travail est ainsi plus flexible, ce qui favorise la mise en place de nouveaux modes d’organisation tels que le télétravail ou encore le nomadisme.

> Télétravail 

icone logiciel personnalisable

3) Comment faire un suivi des tâches et des projets pour une meilleure gestion temps ?

Gérer les contraintes légales propres à l’entreprise

En tant que RH, vous pouvez être amené à gérer une multitude de temps en fonction du secteur et selon la convention collective de votre secteur.

L’organisation d’un planning doit elle aussi répondre aux exigences légales et réglementaires définies dans la loi. Pour ne plus vous prendre la tête, vous pouvez désormais programmer toutes vos contraintes réglementaires dans un outil.

Chaque entreprise est différente et possède ses propres besoins. Avec notre logiciel de gestion temps et activités, vous pouvez programmer vos propres règles adaptées à votre domaine. C’est l’administrateur qui est responsable du paramétrage de la plateforme et d’organiser les horaires d’équipe.

Il peut demander à mettre en place un certain nombre de règles afin de gérer efficacement les règles légales.

  • Le nombre de jours consécutifs maximum
  • Le nombre de jours de repos consécutifs minimum entre 2 jours travaillés (exemple : 11 heures)
  • Les règles de récupération pour certains jours travaillés.
  • Des règles et des comportements pour chaque population (CDI, CDD, alternance…) Lors de la création des plannings, vos règles légales sont automatiquement prises en compte et votre Manager est directement averti du non-respect des règles lors de la planification.

Il est également possible de mettre en place un système d’alerte ou de blocage pour les jours/heures de travail maximales ou pour les repos consécutifs. Il faudra ainsi définir à partir de quelle valeur la saisie est alertée ou bloquée.

Chez e2Time.com, un consultant RH vous guide dans toutes les étapes du process pour vous fournir un outil parfaitement adapté à votre activité.

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