Avant toute installation, les représentants du personnel (CSE) doivent être consultés pour assurer une mise en place conforme aux conventions en vigueur dans l’entreprise. L’objet de cette consultation est entre autres de présenter le dispositif choisi : modalités de fonctionnement, obligations des salariés en matière de pointage, conservation des données… et rappeler les objectifs du dispositif ainsi que le calendrier de déploiement.

Les employés doivent impérativement être informés lors de la mise en place du système de pointage. L’employeur devra détailler le fonctionnement de l’outil, mais aussi le cadre réglementaire dans lequel il s’inscrit. Chaque salarié devra donc être informé de l’objectif du pointage, sa date de mise en place, la nature des données recueillies, la durée de conservation, l’identité du responsable de pointage.

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement pour la Protection des Données Personnelles (RGPD) le 25 mai 2018, la mise en place d’une pointeuse horaire ne doit plus obligatoirement être déclarée à la CNIL.  Cependant, toute entreprise se doit de gérer et de mettre à jour son registre de traitement des données.

La CNIL encadre néanmoins la mise en place de pointeuses biométriques, aujourd’hui très réglementée en France. Ce système est axé sur l’identification des collaborateurs par empreinte digitale, par reconnaissance faciale ou encore par reconnaissance du contour d’une main. Une collecte de données personnelles jugée excessive et non conforme au RGPD. Elle est autorisée dans des cas très spécifiques, par exemple en aéroport pour des questions de sécurité. Pour les autres cas, cette pointeuse est interdite car les informations enregistrées doivent rester « pertinentes » et « strictement nécessaires au regard de la finalité du fichier ». 

En mettant en place un système de pointage, il est indispensable de veiller à la protection et sécurité des données traitées. ​Elles sont récoltées uniquement dans le cadre du travail pour contrôler les temps de présence et passer en paie. ​Chaque salarié dispose d’un droit d’accès : il pourra ainsi attester de ses heures de travail, et même demander une copie s’il le souhaite. En cas de contrôle de l’URSSAF, on peut être amené à fournir un export des données.​

« Quelles conditions pour installer une pointeuse biométrique ? »

L’installation d’une pointeuse biométrique est très réglementée en France. La demande doit être formulée auprès de la CNIL.

Dans un premier temps, il faudra prouver que cette utilisation est nécessaire. Si un système de badge est suffisant, que cela répond à un besoin de confort, ou si les locaux, applications ou appareils protégés ne sont pas particulièrement sensibles, une solution moins intrusive devra être privilégiée.

Pour plus d’informations fourni par la CNIL c’est ici.

Vous pouvez géolocaliser le pointage, mais pas la personne. Par exemple, le pointage a lieu à 8 h puis le dépointage à 12 h, entre ces deux horaires on ne peut pas localiser la personne. 

Important : un employeur ne peut pas utiliser le système de géolocalisation « pour d’autres finalités que celles qui ont été […] portées à la connaissance des salariés » (Cass. soc., 3 nov. 2011, n° 10-18.036).

En cas de pointage sur un téléphone personnel, la géolocalisation ne doit pas empiéter sur la vie privée de vos salariés. Le collaborateur doit être informé de sa géolocalisation (pop-up qui s’affiche et il accepte ou non). Si le collaborateur n’a pas activé la localisation, ça ne peut pas fonctionner. Il faut voir au niveau du paramétrage pour le rendre obligatoire ou non. 

Pour plus d’informations : C’est ici

Les données sont conservées 5 ans. Après résiliation, elles sont stockées 1mois dans notre base.Attention, quand un salarié quitte l’entreprise, le RGPD impose que l’on supprime toutes les données de ce collaborateur.