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Les pointeuses en entreprise : quelles réglementations ?

En entreprise, le suivi du temps de travail est une obligation légale. L’employeur doit être capable de justifier les heures effectuées pour tous les salariés. En cas de contrôle de l’URSSAF, de l’inspection du travail ou même en cas de litiges employeur/salariés, elle doit également être en mesure de fournir des preuves.

Cependant, la loi n’impose aucune forme particulière de suivi des temps de travail. L’utilisation de pointeuses reste à la discrétion de l’employeur.

L’entreprise peut donc choisir une gestion papier : les employés déclarent eux-mêmes leurs heures journalières et hebdomadaires. Elle peut également mettre en place le pointage déclaratif de manière digitalisée. Mais pour un suivi plus fiable et plus pratique, s’équiper d’un logiciel de pointage présente de réels avantages :

    • Un suivi du temps de présence du personnel 
    • Un système fiable et sécurisé : données sécurisées, alertes en cas d’anomalies…
    • Des données directement remontées dans votre logiciel de gestion de présences
    • Les heures supplémentaires automatiquement calculées
    • Des contraintes légales toujours respectées : majorations des heures supplémentaires, temps de repos, amplitudes journalières…
    • Les données transmises en paie

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, c’est souvent le personnel qui formule la demande afin de mieux compter les heures supplémentaires. En effet, de nombreux salariés effectuent des heures supplémentaires non déclarées et donc non rémunérées.

Le saviez-vous ? Dès lors que les heures supplémentaires sont comptabilisées par un logiciel de pointage, les juges considèrent que l’employeur a été informé et a donc donné son accord pour la réalisation de ces heures (Cass. soc., 8 juillet 2020, n° 18-23.366).

Pointeuses et réglementations : avant de mettre en place un système de pointage, que dois-je savoir ?

1) La transparence envers les salariés

Avant toute installation, les représentants du personnel (CSE) doivent être consultés pour assurer une mise en place conforme aux conventions en vigueur dans l’entreprise. L’objet de cette consultation est entre autres de présenter le dispositif choisi : modalités de fonctionnement, obligations des salariés en matière de pointage, conservation des données… et rappeler les objectifs du dispositif ainsi que le calendrier de déploiement.

Les employés doivent impérativement être informés lors de la mise en place du système de pointage. L’employeur devra détailler le fonctionnement de l’outil, mais aussi le cadre réglementaire dans lequel il s’inscrit. Chaque salarié devra donc être informé de l’objectif du pointage, sa date de mise en place, la nature des données recueillies, la durée de conservation, l’identité du responsable de pointage.

2) Un système fiable et infalsifiable

Le système de pointage doit être fiable et infalsifiable, c’est-à-dire qu’on ne peut pas modifier les données en interne.​

3) L’encadrement par la CNIL

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement pour la Protection des Données Personnelles (RGPD) le 25 mai 2018, la mise en place d’une pointeuse horaire ne doit plus obligatoirement être déclarée à la CNIL.  Cependant, toute entreprise se doit de gérer et de mettre à jour son registre de traitement des données.

La CNIL encadre néanmoins la mise en place de pointeuses biométriques, aujourd’hui très réglementée en France. Ce système est axé sur l’identification des collaborateurs par empreinte digitale, par reconnaissance faciale ou encore par reconnaissance du contour d’une main. Une collecte de données personnelles jugée excessive et non conforme au RGPD. Elle est autorisée dans des cas très spécifiques, par exemple en aéroport pour des questions de sécurité. Pour les autres cas, cette pointeuse est interdite car les informations enregistrées doivent rester « pertinentes » et « strictement nécessaires au regard de la finalité du fichier ». 

4) La récolte des données est soumise au RGPD

En mettant en place un système de pointage, il est indispensable de veiller à la protection et sécurité des données traitées. ​Elles sont récoltées uniquement dans le cadre du travail pour contrôler les temps de présence et passer en paie. ​Chaque salarié dispose d’un droit d’accès : il pourra ainsi attester de ses heures de travail, et même demander une copie s’il le souhaite.​

En cas de contrôle de l’URSSAF, on peut être amené à fournir un export des données.​

Quelques réponses à vos questions les plus posées :

« Peut-il y avoir des fraudes avec une badgeuse par carte ? Puis-je installer une caméra ? »

Chaque utilisateur a une carte attitrée et doit badger lui-même : sa photo s’affiche au moment du pointage. Malheureusement, il est difficile de prévenir les fraudes puisqu’installer une caméra au niveau de la pointeuse est interdit. Vous pouvez l’orienter au niveau de la porte d’entrée ou d’un couloir uniquement. Le pointage par carte repose donc sur la bonne volonté des employés ! Si cela présente un problème pour vous, il existe d’autres systèmes de pointage comme le biométrique (seulement en Suisse) ou le pointage par ordinateur. Cette dernière méthode permet de filtrer l’adresse IP lors du pointage : vous ne pourrez pointer que si l’adresse IP correspond à celle indiquée dans le paramétrage.

Quelle pointeuse choisir ?  

« Quelles conditions pour installer une pointeuse biométrique ? »

L’installation d’une pointeuse biométrique est très réglementée en France. La demande doit être formulée auprès de la CNIL.

Dans un premier temps, il faudra prouver que cette utilisation est nécessaire. Si un système de badge est suffisant, que cela répond à un besoin de confort, ou si les locaux, applications ou appareils protégés ne sont pas particulièrement sensibles, une solution moins intrusive devra être privilégiée.

Pour plus d’informations, c’est ici.

« Avec le pointage smartphone, puis-je imposer la géolocalisation à mes salariés ? »

Vous pouvez géolocaliser le pointage, mais pas la personne. Par exemple, le pointage a lieu à 8 h puis le dépointage à 12 h, entre ces deux horaires on ne peut pas localiser la personne.

En cas de pointage sur un téléphone personnel, la géolocalisation ne doit pas empiéter sur la vie privée de vos salariés. Le collaborateur doit être informé de sa géolocalisation (pop-up qui s’affiche et il accepte ou non). Si le collaborateur n’a pas activé la localisation, ça ne peut pas fonctionner. Il faut voir au niveau du paramétrage pour le rendre obligatoire ou non.

Pour plus d’informations, c’est ici.

« Combien de temps sont stockées les données ? »

Les données sont conservées 5 ans. Après résiliation, elles sont stockées 1 mois dans notre base.  Attention, quand un salarié quitte l’entreprise, le RGPD impose que l’on supprime toutes les données de ce collaborateur.

D’autres questions ? Notre équipe reste disponible pour vous répondre.

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