La gestion des ressources humaines en entreprise est souvent complexe et peut rapidement vous faire des nœuds au cerveau.
Heures légales ou conventionnelles de travail, temps de repos, astreintes, heures supplémentaires, heures de nuit, temps partiel, erreurs de paie… Les réglementations se multiplient et si les RH sont là pour donner les bonnes pratiques, les horaires sont bien souvent gérés par les managers.
Les erreurs sont fréquentes, mais les conséquences peuvent être lourdes… D’autant plus dans un contexte où l’accès aux règlementations est facilité pour tous. Les entreprises ont donc toutes les clés en main pour s’informer sur les évolutions en matière de législation. Les salariés, eux-aussi, sont de plus en plus informés sur leurs droits.
Parmi les principales sanctions, on retrouve :
Si la législation relative à la durée du travail n’est pas respectée, l’entreprise s’expose à des sanctions pénales. Ces sanctions sont des amendes de 4e et de 5e classes (Articles R3124-1 à R3124-16 du Code du travail). Elles sont appliquées autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Jusqu’à 4000 € de pénalités par salarié concerné. Cette amende est majorée de 50 % lorsque l’infraction est constatée dans le délai de 1 an après un avertissement sur un manquement de même nature.
Les conséquences peuvent donc être très lourdes : mieux vaut prévenir que guérir !
En cas de non-respect de la réglementation relative à la durée du travail ou en cas d’erreurs dans le paiement des heures et des heures supplémentaires, les salariés peuvent se rendre aux prud’hommes. Ils peuvent désormais s’y défendre eux-mêmes, sans saisir d’avocat (qui dissuadait autrefois par son coût).
En droit du travail, le doute profite toujours au salarié. Il faut donc tenir à jour et à disposition de l’inspection du travail les documents nécessaires en cas de contrôle du temps de travail.
En fonction de la situation, le conseil des prud’hommes peut réclamer le versement d’une somme, condamner l’entreprise à des dommages et intérêts, permettre au salarié d’obtenir une rupture de contrat…
En cas d’erreurs à répétition, c’est le climat social de l’entreprise qui risque d’en pâtir. Une fiche de paie erronée peut par exemple déclencher une perte de confiance du salarié envers son employeur et créer un sentiment de méfiance. Dans le cas d’erreurs fréquentes et répétées, vos salariés se désengageront peu à peu, et certains pourraient même prendre la décision de quitter l’entreprise. Or, l’humain reste la ressource la plus essentielle d’une entreprise !
Comment être sûr que les données saisies sont correctes ?
En automatisant les processus ! Il existe de plus en plus de logiciels RH permettant d’automatiser une partie des tâches administratives RH liées au suivi des temps de travail, des présences, des absences… Vous pourrez ainsi :
En cas de contrôle de l’inspection du travail, vous pouvez compter sur le logiciel des temps qui conserve une trace des heures de travail effectuées et des temps de repos.
Néanmoins, l’employeur conserve les données personnelles des salariés uniquement le temps de leur présence au sein de l’entreprise. Dès lors qu’ils la quittent, ces données ne peuvent plus être conservées.
La CNIL admet une durée de conservation de 5 ans pour les bulletins de paie et tout document ayant servi au contrôle du temps de travail. Les salariés, eux, peuvent très simplement demander la copie des données les concernent en formulant une demande auprès de l’entreprise.
C’est ce qu’on appelle le droit d’accès Avec e2Time.com, récoltez des données fiables et automatisez vos processus dans le respect des contraintes légales, grâce à un paramétrage fin et personnalisé du logiciel.
Vous aurez une visibilité précise des temps et des alertes en temps réel sur toutes les anomalies (dépassement des heures supplémentaires, non-respect des temps de pause, etc.). C’est aussi une bonne façon d’analyser l’absentéisme pour identifier les problèmes en interne, anticiper et agir rapidement !
Vous souhaitez des conseils sur la mise en place de l’outil ?
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