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Combien coûte le retard au travail et comment gérer ?

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Retard au travail : quel coût pour l’employeur ?

Comment agir ?

1. Suivre les temps de ses collaborateurs ?

2. Rappeler à l’ordre, comprendre et trouver des solutions

3. En tout dernier recours, quelles sont les possibilités de sanctions ?
– Dans quelles conditions un salarié en retard au travail peut-il être sanctionné ?
– En quoi consiste la retenue sur salaire ?
– Quelles sont les conditions d’application ?

Panne de réveil, problèmes de transports, embouteillages, intempéries, grèves… Les causes de retard au travail peuvent être multiples. Pas facile à gérer pour l’employeur ! Entre sanctions souvent jugées disproportionnées, risque de récidives en cas de non-réaction, ou démotivation des plus ponctuels, pas facile de trouver le juste milieu.

Si le retard est exceptionnel, il est évidemment excusé dans la plupart des sociétés. Mais le retard récurrent, tout comme l’absentéisme répété et sans motif, peuvent rapidement devenir des problématiques avec de véritables enjeux financiers.  

 En effet, ces retards désorganisent le fonctionnement de l’entreprise :

  • Augmentation de la charge de travail pour les autres membres du service,
  • Qualité du service-client pas toujours assuré,
  • Retard de production,
  • Démotivation des salariés assidus
  • Mais aussi et surtout, véritable coût financier pour l’entreprise.

Retard au travail : quel coût pour l’employeur ?

Les retards, qu’ils soient exceptionnels ou habituels, peuvent coûter chers à votre entreprise.

Prenons l’exemple d’un salarié qui arrive fréquemment en retard. Il se présente au travail avec 10min de retard chaque matin. C’est 50min perdues chaque semaine. 200min, soit 3h30 perdues chaque mois. 2400min à l’année. Soit 40h de congés supplémentaires.

10min de retard chaque matin équivaut à plus d’une semaine de congés supplémentaires par an.

Ces retards peuvent poser de gros problèmes dans certains secteurs comme l’industrie, en perturbant les chaînes de fabrication. C’est également le cas de toutes les professions en lien direct avec le client (retail, SAV…)

 S’il s’agit d’un sujet récurrent et source de tensions, il est possible d’en venir à bout en mettant en place les bonnes actions.

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Comment agir ?

1. Suivre les temps de ses collaborateurs

Avant de mettre en place des actions quelles qu’elles soient, il faut s’assurer que les salariés connaissent leurs horaires précises. Pour cela, il est possible d’inscrire les horaires de travail directement dans le contrat de travail de vos collaborateurs, pour les horaires individualisés notamment. L’entreprise doit également afficher les horaires dans l’entreprise. Cet affichage doit être effectué dans chacun des lieux de travail en caractères lisibles, et apparents. (Article D.3171-2 du Code du travail).

L’outil le plus répandu pour la gestion des plannings en entreprise reste Excel. Mais avec les modifications de dernières minutes, les erreurs de saisies, ou encore l’absence de cadre légale, cet outil démontre vite ses limites.

Avec l’outil de planification e2time.com, vous pouvez gérer tous vos plannings simplement. Chaque utilisateur a accès à ses horaires et reçoit les modifications en temps réel, même depuis mobile.

À utiliser en complément d’une pointeuse horaire pour décompter et suivre les horaires facilement ! Cet outil permettra à votre service RH de mieux gérer les retards. Ils pourront recevoir les anomalies en temps réel pour anticiper et ré attribuer les tâches du salarié absent, revoir les règles de plannings pour instaurer plus de flexibilité, ou au contraire instaurer des sanctions en cas de retards répétés.

> Erreurs dans la gestion administrative de vos ressources humaines, ce que vous risquez

2. Rappeler à l’ordre, comprendre et trouver des solutions

Avant de mettre en place des sanctions, sensibilisez vos collaborateurs sur le retard et l’impact sur l’entreprise. Ouvrez le dialogue et cherchez à comprendre s’il s’agit d’un problème organisationnel. Le collaborateur a-t-il du mal à gérer son temps ? A-t-il besoin de réorganiser son planning en fonction de ses impératifs ? A-t-il des problématiques de transport ? Si l’activité le permet, vous pourrez peut-être trouver un arrangement comme le télétravail ou les horaires flexibles.

> Horaires de travail flexibles en entreprise : stress ou qualité de vie au travail ?

Il peut arriver que ce retard résulte d’une mauvaise volonté, que les avertissements ou le rappel des règles fait à l’oral ne suffisent pas. Dans ce cas, des mesures supplémentaires peuvent être prises pour sanctionner le collaborateur, allant jusqu’au licenciement.

3. En tout dernier recours, quelles sont les possibilités de sanctions ?

Dans quelles conditions un salarié en retard au travail peut-il être sanctionné ?

Le Code du travail (article L. 1331-2) interdit les amendes ou autres sanctions pécuniaires appliquées à l’encontre du salarié.

Mais selon l’arrêt de la chambre sociale de la Cour de Cassation du 21 mars 2012 n° 10-21097, la retenue sur salaire opérée en raison de l’absence du salarié et à proportion de sa durée ne constitue pas une sanction disciplinaire. La retenue sur salaire est donc autorisée.

En revanche, si l’absence n’est pas justifiée, elle constitue un abandon de poste. Dans ce cas, elle peut faire l’objet d’une sanction pouvant aller du simple avertissement jusqu’au licenciement.

En quoi consiste la retenue sur salaire ?

La retenue est une déduction d’une partie du salaire du salarié afin de compenser son retard. Cette pratique est autorisée par le droit du travail, bien que fortement encadrée.

En effet, la paie est versé en contrepartie d’un travail accompli par le salarié. S’il n’est pas totalement exécuté, alors l’employeur n’a plus l’obligation de verser le salaire équivalant aux heures non travaillées et non récupérées.

Ainsi, pour une absence de 4 heures sur le mois, un salaire de 2000 euros et un nombre d’heures de travail mensuel égal à 154 heures, le calcul de la retenue sera le suivant : 4X 2000/154 = 52€.

Quelles sont les conditions d’application ?

 Pour être en règle, quelques points à respecter :

  • Le montant de la retenue doit être proportionnel au temps d’absence du salarié

  • La période de retard ou d’absence ne doit pas avoir été ultérieurement récupérée par le salarié

  • En cas de contestation du salarié et de litige aux prud’hommes, l’employeur devra apporter la preuve de ce temps d’absence (en utilisant les données récoltées par un logiciel de pointage par exemple)

> Erreurs dans la gestion administrative de vos ressources humaines, ce que vous risquez

Si malgré toutes ces mesures les retards se poursuivent, le licenciement pour faute grave peut être la solution de dernier recours. Dans ce cas, un avertissement préliminaire est nécessaire afin d’expliquer les motifs de la sanction en s’appuyant sur des faits concrets (dates, fréquences et durée de chacun des retards).

Pour récupérer un suivi d’activité fiable et précis, l’instauration d’une pointeuse horaire reste la meilleure solution.

> Quelle pointeuse horaire dans mon entreprise ?

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