Etape 2 : la planification avec e2time.com
Faire un planning de travail est un sujet délicat et qui prend beaucoup de temps. Il peut être difficile à mettre en place en fonction des besoins spécifiques de chaque métiers ou secteurs d’activité. Par exemple, une équipe marketing travaillera à heures fixes, tandis qu’une équipe chargée du service client s’organisera certainement de façon à fournir une assistance 24 heures sur 24.
Face à ces nombreuses problématiques métiers, il est important de considérer la création d’un logiciel de gestion. En effet, les logiciels modernes comme e2time.com permettent un haut niveau de personnalisation des plannings horaires, dans le respect des lois en vigueur et de toutes les règles de sécurité.
Chez e2time.com, nous avons choisi de nous adapter à toutes vos problématiques métiers plutôt que d’imposer un modèle de planning fixe qui définirait la gestion de vos effectifs.
Notre méthodologie de planification
- Création d’une journée type : elle offre à l’employeur la possibilité de répartir le travail des salariés sur une journée complète. La journée type est composée de 2 périodes de travail avec une pause repas au milieu, mais elle peut également être composée de plus de 2 périodes pour des besoins spécifiques. Il est possible de créer autant de journées types que nécessaire en fonction des besoins et de l’activité de l’entreprise.
- Le planning à la semaine : ces journée types sont ensuite organisée en semaine types. Elles permettent d’organiser les heures de travail du lundi au dimanche, ce qui facilite notamment le contrôle du respect des durées maximales hebdomadaires de travail.
- Le planning par rotation : il correspond au cycle de travail du collaborateur et est donc composé de semaines types. Il est possible de créer une rotation avec une seule ou plusieurs semaines types.
Même si l’organisation par journées types est la plus fréquente, il existe certaines variantes pour les entreprises nécessitant un modèle de planning de travail différent.
Quelques variantes
- Le planning par service permet d’affecter les plannings en fonction des différents services de l’entreprise : commerciaux, marketing, RH… Par exemple, le service commercial doit être présent de 9h à 12h puis de 14h à 18h tandis que les RH travaillent de 8h à 12h, puis de 13h à 16h.
- Le planning par poste s’organise en fonction des compétences métiers. Par exemple, une entreprise retail a un besoin en gestion de stocks de 9h à 11h puis en caisse de 12h à 14h, on va donc affecter quelqu’un qui possède ces compétences et qui est disponible sur ces plages horaires.
- Le planning par prestation est similaire au planning par poste mais s’organise en fonction de prestations associées à des projets. Il est souvent utilisé par les sociétés d’ingénierie, de services, ou les sociétés qui font face à des problématiques de gestion de projet qui nécessitent des plages de temps de travail plus précises. Pour une entreprise de volet par exemple, le projet A « créer des volets » comprend plusieurs prestations : création des cadres / coupe de vitre / montage de bloc… Le projet B concerne la réparation des vitres. Après avoir estimé les ressources nécessaires sur chaque projet et chaque tâche, vous pourrez y affecter les équipes.
- Les modifications par affectation : cette méthode permet de personnaliser totalement le planning en effectuant toutes les modifications nécessaires librement. Des journées types sont alors créées automatiquement, que vous pourrez réutiliser si besoin.
Le défi pour créer un planning équilibré et qui fonctionne dans le temps, consiste à trouver la bonne formule pour contenter à la fois les salariés et l’entreprise. Il doit également respecter le cadre légal établi par la loi ou par les conventions collectives !
