S’équiper d’un système de pointage présente de réels avantages notamment pour le calcul du temps de travail de vos salariés dans votre entreprise. Les pointeuses vous permettent de suivre le temps de présence du personnel avec un système fiable et sécurisé. Toutes les données sont automatiquement remontées dans votre logiciel de gestion de présences. La durée légale de travail effectif à temps complet est fixée à trente-cinq heures par semaine. Il s’agit d’un seuil à partir duquel, sauf exceptions, sont calculées les heures supplémentaires.

Vous avez décidé d’équiper votre entreprise d’un système de pointage ? Avant toute chose, il est nécessaire d’analyser vos besoins et les différents types de pointage qui correspondraient parfaitement à votre établissement.

Installer un système de pointage associé à un logiciel de gestion des temps & activités (logiciel GTA ) est nécessaire pour :

• Se conformer à la réglementation du temps de travail. La législation française impose le contrôle du temps passé à travailler même si le pointage n’est pas encore imposé comme dans certains pays d’Europe.
• Augmenter la productivité de ses salariés.
• Optimiser la gestion de la paie et ainsi simplifier la vie des professionnels des ressources humaines.
• Instaurer un climat de confiance en imposant à tous ses collaborateurs une équité d’heures selon son contrat.
• Facturer vos clients sur le temps réel passé par projet.

Des nouvelles pratiques de pointage

Les systèmes de calcul du temps passé ont évolué au cours du temps pour répondre aux besoins des entreprises. De la pointeuse mécanique à la pointeuse smartphone, on voit bien que les critères au fil du temps ont évolué.

On note quelques nouvelles pratiques qui ont poussé les systèmes de pointage à de diversifier mais aussi à se complexifier :

• L’émergence du télétravail qui en 2022 est une condition obligatoire pour recruter des profils qualifiés.
• Les prestations de services réalisées en dehors des locaux de l’entreprise. Ces prestations nécessitent pour la plupart du temps une re-facturation du temps passé à un prestataire.
• Le recours à des free-lances ou consultants qui facturent à l’heure.
• Les professions qui nécessitent des déplacements fréquents.

La mobilité des salariés

En plus de ces nouveaux critères a prendre à compte, on a aujourd’hui des salariés de plus en plus mobiles. Le pointage géolocalisé devient une nécessité pour certaines professions.

La sécurité du pointage

On fait face à de nombreuses entreprises qui ont besoin de sécuriser le pointage et vérifier qu’un salarié ne pointe pas à la place d’un autre. Ces problèmes de sécurité peuvent avoir des conséquences désastreuses pour les secteurs sensibles. On pense notamment à la sécurité nécessaire dans le secteur de l’aviation.

Face à ces problématiques de contrôle d’identité lors du pointage, le pointage biométrique ainsi que le pointage par photo existe même si celui est très réglementé par la CNIL pour éviter les dérives sur le non respect de la vie privée.

Le système de pointage est souvent considéré comme un outil de surveillance négative par les salariés. En réalité, celui-ci est bénéfique sur plusieurs points pour les collaborateurs. Faites les changer d’avis en leur expliquant pourquoi.

Un décompte automatique des heures travaillées

Un dépassement d’horaires permettra de prétendre à des repos compensateurs ou au paiement des heures supplémentaires.

Un système équitable

Amélioration du climat social où tout le monde a les mêmes devoirs et doit respecter les horaires imposés.

Une meilleure organisation

Utiliser un logiciel de gestion du temps pour mieux organiser les horaires et plannings. Avec e2Time.com, le logiciel est relié à la pointeuse et permet d’affecter des horaires à certains postes ou prestations.

Aménager les temps de travail

Aménager les horaires de vos salariés selon leurs demandes pour qu’ils adaptent au mieux leur vie privée et professionnelle. Il sera d’autant plus simple de gérer les arrivées et départs de chacun automatiquement selon leur planning de travail personnalisé.

Facile d’utilisation et d’accès, la pointeuse smartphone permet à vos collaborateurs de pointer directement sur leur téléphone.

La géolocalisation est fortement utile lorsque vous avez des équipes non sédentaires. Elle vous offrira la possibilité de suivre vos équipes et de pouvoir adapter leur circuit en fonction de la position de vos collaborateurs notamment en cas d’urgence. 

En revanche, la législation encadre ce système de pointage du fait que le salarié sera peut-être obligé de pointer sur son smartphone personnel et par conséquent, la géolocalisation ne doit pas empiéter sur la vie privée de vos salariés. Assurez vous de répondre aux règles légales.

Le pointage par IP signifie que vos collaborateurs vont pouvoir pointer sur leur ordinateur au travail. Dès lors qu’il arrive sur leur poste, le salarié va ouvrir son logiciel de pointage et enregistrer son heure d’arrivée, puis, à la fin de la journée, il déclarera son heure de départ.

Dans certains cas, il est possible d’enregistrer un temps latent entre le moment ou le salarié arrive sur son lieu de travail et le moment où il peut pointer. Pour cela, il est possible sur certains logiciels d’accorder une tolérance sur le pointage. Dans le climat actuel où certaines entreprises ont décidé d’institutionnaliser le télétravail, la pointeuse IP est un réel atout.

La pointeuse badgeuse par carte ou badge est simple d’installation et d’utilisation. Installez une pointeuse badgeuse à l’entrée de votre établissement et vos salariés pourront pointer dès leur arrivée sur leur lieu de travail, via une carte ou un badge distribué à chaque personne. C’est facile et rapide !

De plus, le design des pointeuses badgeuses a beaucoup évolué. Fini les anciennes badgeuses qui ressemblaient à des gros ordinateurs et qui occupaient toute l’entrée de votre entreprise ! Désormais, les pointeuses badgeuses sont design, élégantes et discrètes.

La pointeuse biométrique est un système de pointage axé sur l’identification des collaborateurs par empreintes digitales, par reconnaissance faciale ou encore par reconnaissance du contour d’une main. Cette pointeuse high tech propose une réelle fiabilité en traitant des données physiologiques propres à chaque individu.

Sans badge, ni porte clé, les salariés peuvent pointer sans matériel nécessaire. Malheureusement la pointeuse biométrique est interdite d’utilisation en France et son utilisation est très réglementée par la CNIL. Les entreprises souhaitant installer une pointeuse biométrique dans leurs locaux devront déposer un dossier auprès de la CNIL (Commission national des informations et des libertés).

Une visualisation en temps réel

Chaque système de pointage permet aux entreprises de visualiser en temps réel des présences de leur salarié. Toutes les pointeuses sont programmables en fonction des spécificités de votre entreprise.

Nous avons vu les différents systèmes de pointage et les critères qu’il faut prendre en compte pour faire votre choix selon les spécificités et besoins de l’entreprise.

En résumé, si le coût est important pour l’entreprise, il faudra privilégier la pointeuse virtuelle comme la badgeuse par IP ou bien le système de pointage sur application mobile.

En effet, les pointeuses physiques ont un certain coût et ne sont pas pour toutes les bourses. Si vos salariés font beaucoup de télétravail, la pointeuse ordinateur est la plus adaptée.

En effet, son système de filtrage par IP permet un contrôle du temps de travail du salarié et par ordinateur. Si vos salariés ont beaucoup de déplacements (c’est souvent le cas pour les commerciaux par exemple), nous vous conseillons de choisir la pointeuse mobile (smartphone).

Les salariés n’auront pas besoin de se connecter à leur espace via leur ordinateur. Tous ces systèmes de pointage peuvent être combinés pour répondre à tous les besoins de l’entreprise.

Par exemple, une société peut choisir une pointeuse physique lorsque les collaborateurs viennent au bureau et mettre en place le pointage PC lorsqu’ils sont en télétravail.

En entreprise, le suivi et la gestion du temps de travail est une obligation légale. L’employeur doit être capable de justifier les heures effectuées pour tous les salariés. En cas de contrôle de l’URSSAF, de l’inspection du travail ou même en cas de litiges employeur/salariés, elle doit également être en mesure de fournir des preuves.

Cependant, la loi n’impose aucune forme particulière de suivi des temps de travail. L’utilisation de pointeuses reste à la discrétion de l’employeur.

L’entreprise peut donc choisir une gestion papier : les employés déclarent eux-mêmes leurs heures journalières et hebdomadaires. Elle peut également mettre en place le pointage déclaratif de manière digitalisée.

Mais pour un suivi plus fiable et plus pratique, s’équiper d’un système de pointage présente de réels avantages.

• Un suivi du temps de présence du personnel
• Un système fiable et sécurisé : données sécurisées, alertes en cas d’anomalies…
• Des données directement remontées dans votre logiciel de gestion de présences.
• Les heures supplémentaires automatiquement calculées.
• Des contraintes légales toujours respectées : majorations des heures supplémentaires, temps de repos, amplitudes journalières…
• Les données transmises en paie.

  Le saviez-vous ?
  Dès lors que les heures supplémentaires sont comptabilisées par un logiciel de pointage, les juges considèrent que l’employeur a été informé et a donc donné son accord pour la réalisation de ces heures (Cass. soc., 8 juillet 2020, n° 18-23.366).

1) La transparence envers les salariés

2) Un système fiable et infalsifiable

Le système de pointage doit être fiable et infalsifiable, c’est-à-dire qu’on ne peut pas modifier les données en interne.​

3) L’encadrement par la CNIL

4) La récolte des données est soumise au RGPD

Chaque utilisateur a une carte attitrée et doit badger lui-même : sa photo s’affiche au moment du pointage. Malheureusement, il est difficile de prévenir les fraudes puisqu’installer une caméra au niveau de la pointeuse est interdit. Vous pouvez l’orienter au niveau de la porte d’entrée ou d’un couloir uniquement. Le pointage par carte repose donc sur la bonne volonté des employés ! Si cela présente un problème pour vous, il existe d’autres systèmes de pointage comme le biométrique (seulement en Suisse) ou le pointage par ordinateur. Cette dernière méthode permet de filtrer l’adresse IP lors du pointage : vous ne pourrez pointer que si l’adresse IP correspond à celle indiquée dans le paramétrage.

Bon à savoir : depuis le 25 mai 2018 avec l’entrée du règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD), l’employeur n’est plus obligé de déclarer le système de géolocalisation à la CNIL.

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