L’égalité entre les femmes et les hommes constitue un fondement essentiel de la justice et du bien-être social dans le cadre professionnel. Alors que les lois et les règlementations cherchent à minimiser les écarts, les logiciels de gestion des ressources humaines s’affirment comme des outils efficaces pour mettre en place cette égalité.

Chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, est tenue de respecter les principes d’égalité professionnelle et de non-discrimination imposés par la Loi.

En tant qu’employeur, vous avez donc l’obligation de bannir les différences de traitement liées au sexe, sous peine de sanctions légales. Cela comprend diverses règles à suivre.

Par exemple, il est interdit de :

• Spécifier le sexe du candidat recherché dans une offre d’emploi.
• Prendre des décisions liées à la carrière d’un employé en se basant sur son genre, que ce soit en matière de formation, de promotion, de mutation, ou autre.

Au contraire, il est obligatoire de :

• Appliquer l’égalité de formation et de rémunération. Pour un même travail ou un travail de valeur égale, tous les salariés, indépendamment de leur sexe, doivent recevoir un salaire et une formation similaire.
• Pour les sociétés de plus de 50 salariés, mesurer et diffuser chaque année un index évaluant l’égalité salariale au sein de l’entreprise.
• Garantir la sécurité et protéger la santé physique et mentale de tous les employés, notamment en ce qui concerne le harcèlement et les agissements sexistes.

Améliorer le bien-être et la qualité de vie au travail

Les disparités de genre entre les femmes et les hommes peuvent avoir des répercussions négatives sur le bien-être et la qualité de vie au travail (QVT). Par exemple, un salaire injustement inférieur pour un poste équivalent ou des perspectives d’évolution plus limitées peuvent démotiver les salariés.

Augmenter l’attractivité et la réputation de votre entreprise

Dans un contexte où les processus de recrutement deviennent de plus en plus compétitifs, l’adoption d’une politique des ressources humaines axée sur la positivité et l’inclusion pour réduire les inégalités constitue un moyen efficace de se démarquer et d’attirer des talents qualifiés, quel que soit leur genre.

Une enquête menée en 2021 révèle que 25% des jeunes âgés de 18 à 24 ans considèrent qu’une entreprise parfaite doit être engagée dans la lutte contre les inégalités des genres. En devenant plus égalitaire et inclusif, vous transmettez l’image d’une entreprise attentive aux préoccupations sociales des jeunes générations.

Booster la performance de l’entreprise

D’après une enquête de McKinsey, les entreprises comptant des femmes dans leurs organes de direction seraient 47% plus rentables que celles dépourvues de femmes aux fonctions de direction. Une autre étude révèle que 70% des entreprises ayant oeuvré pour l’égalité professionnelle, la diversité et l’inclusion ont pu conquérir de nouveaux marchés au cours des 12 derniers mois.

Les politiques d’égalité professionnelle entre les genres ont donc des retombées positives sur les performances globales des entreprises.

Sensibiliser, informer et éduquer sur l’égalité femmes/hommes

Pour résoudre le problème de l’inégalité des genres en entreprise, il faut en premier lieu informer, sensibiliser et former sur le sujet. Pour cela, vous pouvez informer vos collaborateurs lors de réunions, d’échanges, mais aussi diffuser des informations sur des tableaux, posters ou dans des livrets. Vous pouvez également organiser des débriefings et des entretiens individuels, ou bien participer à des événements, conférences ou webinaires sur l’égalité.

La communication joue un rôle fondamental dans la mise en œuvre d’une politique efficace. Elle contribue à dépasser les stéréotypes et à valoriser les initiatives actuelles et futures. En tant qu’employeur, il est essentiel de communiquer de manière régulière en interne sur le plan d’actions déployé en faveur de l’égalité hommes-femmes, ainsi que sur l’engagement de l’entreprise en matière de diversité et d’inclusion. Une communication externe cohérente est également attendue.

Le renforcement des compétences des collaborateurs constitue également une étape importante pour favoriser l’égalité des genres. Cela passe par la mise en place de formations ciblées en impliquant les managers dans l’identification des besoins lors des entretiens annuels.

Assurer des procédures et un fonctionnement égalitaire

Rappelons que le non-respect de l’égalité femmes-hommes constitue une forme de discrimination envers les femmes, une pratique condamnée par la loi du 27 mai 2008, qui interdit toute inégalité de traitement fondée sur l’un des 25 critères énumérés.

Afin d’assurer des méthodes et un mode de fonctionnement égalitaires, il est essentiel de mettre en place un processus de recrutement impartial et objectif. Cela implique notamment l’anonymisation des CV, l’utilisation d’un vocabulaire inclusif, la nomination d’un référent responsable de la neutralité des recrutements ainsi que la création d’un protocole de recrutement éthique et l’uniformisation du parcours d’intégration.

Il est également central de traiter équitablement les salariés et de reconnaître que chaque individu, homme ou femme, doit être traité sur un même pied d’égalité en ce qui concerne le salaire, les conditions de travail, la charge de travail, les congés, etc.

Sanctionner les comportements inappropriés

Tout comportement, volontaire ou non, peut donner lieu à des discriminations. Il est donc essentiel d’être vigilant et d’agir dès les premiers signes, en observant les attitudes, les remarques, les conversations, etc.

Avant d’appliquer des sanctions, il convient de désigner des référents formés à la prévention de la discrimination et d’orienter les potentielles victimes vers ces interlocuteurs dès qu’un élément laisse penser qu’une situation de discrimination existe.

Toute forme de discrimination, y compris le non-respect de l’égalité femmes-hommes, est sanctionnée par la loi. Les sanctions pour les coupables de discrimination vont de l’avertissement à la mutation voire au licenciement, selon la gravité des faits. L’employeur peut solliciter les conseils de l’Inspection du Travail pour déterminer la sanction la plus appropriée.

Mettre en place et suivre un plan d’action

Pour remédier aux inégalités entre les femmes et les hommes au travail, il est important que les responsables et les RH établissent régulièrement un état des lieux, mesurent l’impact de ces inégalités sur les conditions de travail, et formulent des propositions d’actions. Les faits doivent donc être recueilli de façon méthodique et précise. Ils doivent ensuite mettre en place des actions et en assurer le suivi.

Depuis la fin de l’année 2022, il est désormais possible de monétiser les jours de RTT. En effet, dans l’objectif d’améliorer le pouvoir d’achat des Français, la loi de finances rectificative de 2022 a mis en place un nouveau dispositif. Celui-ci permet de racheter ses jours de RTT. Avant, seuls les jours de congé prévus dans le cadre d’une convention de forfait étaient éligibles à cette monétisation.

Dans cet article, nous faisons le point sur le rachat des jours de RTT, ainsi que sur les procédures et les conditions qui sont associées au dispositif.

Mis en place par l’article 5 de la loi de finance rectificative pour 2022, le dispositif de rachat de RTT permet de monétiser des jours de réduction du temps de travail acquis pour la période allant de 2022 à 2025. Avec l’accord de votre employeur, il vous est possible de racheter tout ou une partie de vos jours de RTT non utilisés. Ce dispositif, qui déroge aux règles légales, est disponible dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, pour une durée de trois ans.

Les jours de RTT ainsi rachetés vous sont rémunérés avec une majoration correspondant à la première heure supplémentaire établie dans l’entreprise, soit votre salaire horaire majoré d’au moins 10 %.

Par ailleurs, il existe un autre mécanisme permettant la monétisation des jours de repos dans le cadre d’une convention de forfait jours. Ce dispositif se distingue du nouveau système de rachat des jours de RTT, notamment en ce qui concerne les modalités de calcul de la majoration.

Le dispositif de rachat des jours de RTT concerne toutes les entreprises du secteur privé, y compris les professions agricoles, quel que soit leur effectif.

Il s’applique :

• aux salariés bénéficiant de jours de repos en vertu d’accords ou de conventions collectives instaurant un système de réduction du temps de travail (RTT) ;
• aux salariés ayant des jours de repos conventionnels résultant d’un aménagement du temps de travail d’une durée dépassant une semaine.

Cependant, ce dispositif de monétisation des jours de RTT ne s’applique pas :

• aux salariés ayant conclu une convention de forfait jours. Ces salariés disposent déjà de la possibilité d’échanger une partie de leurs jours de repos contre une majoration de leur salaire (minimum 10 %) ; aux jours de RTT placés sur un compte épargne temps (CET) ;
• aux jours de repos compensateur venant en remplacement du paiement des heures supplémentaires ;
• aux jours de repos soldés de tout compte.

Les salariés à temps partiel annualisé qui bénéficient de jours de RTT sont également éligibles au dispositif.

Le salarié a la possibilité de renoncer, en partie ou en intégralité, à ses jours de RTT acquis entre le 1er janvier 2022 et le 31 décembre 2025, qu’ils aient été pris à l’initiative de l’employeur ou à celle du salarié ; les limites légales de durées de travail et de temps de repos devant obligatoirement être respectées.

Comment faire sa demande ?

Pour mettre en place la monétisation des jours des RTT, la loi n’impose aucune formalité aux entreprises concernant la demande de rachat. Ainsi, le salarié peut faire sa demande à son employeur par le biais de n’importe quel moyen.

Cependant, il est recommandé d’instaurer un processus de demande de rachat des RTT afin de simplifier le traitement des requêtes, qui représente une charge de travail complémentaire pour les gestionnaires de paie. De plus, en cas de contrôle de l’Urssaf, l’employeur doit, pour bénéficier des exonérations sociales affectées au rachat des jours de repos, pouvoir fournir les documents formalisant la demande du salarié ainsi que son accord. Ainsi, une simple demande verbale n’est pas suffisante. Toutefois, vous avez la possibilité de formaliser les demandes de rachat en utilisant un formulaire papier ou dématérialisé, ou bien par l’intermédiaire d’une solution de gestion de paie ou d’un SIRH.

L’employeur n’est pas contraint d’accepter la demande du salarié. Il peut la refuser et imposer au salarié de prendre ses jours de repos. Le salarié a, lui, la possibilité de renouveler sa demande autant de fois qu’il le souhaite.

Les heures rachetées sont-elles comptabilisées dans le contingent d’heures supplémentaires ?

Les heures de travail réalisées à la suite du rachat des jours de RTT ne sont pas incluses dans le contingent d’heures supplémentaires. Elles sont uniquement soumises à la majoration prévue pour la première heure supplémentaire. Les heures supplémentaires effectuées en dehors de celles générées par le rachat sont soumises aux majorations stipulées par la loi ou un accord collectif.

Le système de monétisation des jours de RTT acquis entre 2022 et 2025 et n’ayant pas été posé par les salariés, prévoit une majoration de salaire applicable aux RTT rachetés par l’employeur. Cette majoration correspond au taux appliqué à la première heure supplémentaire réalisée dans l’entreprise. Ainsi, le rachat des jours RTT est indemnisé par l’employeur par une majoration :

• au taux prévu par la convention collective ou un accord collectif, ne pouvant être inférieur à 10 %.
• à 25 % en l’absence de dispositions conventionnelles spécifiques dans l’entreprise.

Lorsque l’employeur procède à la monétisation des jours de RTT, les compensations versées aux collaborateurs pour ce rachat bénéficient des avantages suivants en termes de régime social et fiscal :

• Une déduction forfaitaire des cotisations patronales est profitable pour les entreprises comptant moins de 20 salariés.
• Les cotisations sociales salariales d’assurance vieillesse sont exonérées.
• Une exonération fiscale est accordée, dans la limite de 7 500 €.

A noter que pour bénéficier de ces exonérations sociales et fiscales, l’employeur doit fournir les documents qui attestent de l’acceptation du salarié concernant l’utilisation de ce dispositif de rachat des jours de RTT.

De nos jours, de plus en plus de responsables RH et de dirigeants emploient un SIRH pour gérer de manière plus efficace leurs ressources humaines, en particulier pour la Gestion des Temps et des Activités (GTA). L’utilisation d’un outil SIRH s’avère, en effet, extrêmement bénéfique. Ces systèmes offrent une multitude de fonctionnalités, aussi bien aux professionnels des RH qu’aux managers et aux collaborateurs.

Avec les logiciels SIRH de gestion des temps et des activités (GTA), toutes vos données en matière de gestion des présences et des plannings sont centralisées dans un seul outil. Les entreprises peuvent, grâce à cela, optimiser leur productivité, assurer le suivi des effectifs et garantir la conformité aux réglementations.

Ces logiciels offrent une solution centralisée et automatisée pour suivre et gérer les données en temps réel. Les employés peuvent enregistrer leurs heures de travail et leurs projets directement sur la plateforme. Les managers ont eux la possibilité de disposer d’une vue d’ensemble sur le planning des collaborateurs et les modifier si nécessaire.

De plus, un logiciel de GTA peut générer des rapports détaillés et des analyses approfondies sur les présences et les activités. Il aide les entreprises à prendre des décisions transparentes, leur permettant ainsi d’optimiser la gestion RH et d’améliorer l’efficacité de l’entreprise.

La gestion des absences et des congés est un aspect important des logiciels de SIRH. Ces outils permettent de facilement mettre en application les dispositions légales et réglementaires en matière d’absences et de congés, de gérer de manière efficace les demandes de congé de l’ensemble des collaborateurs, et de faciliter la communication au sein de l’entreprise.

Les salariés peuvent ainsi consulter en toute autonomie leur solde de congés disponibles et soumettre leurs demandes de congés ou d’absences de manière dématérialisée à leur responsable. Celui-ci reçoit directement la demande et peut la valider rapidement. Ce processus est bien plus simple, rapide et efficace que la gestion des congés sur Excel.

Les outils de gestion des temps et des activités intègrent généralement un système de pointage par badgeuses ou pointeuses. Ces dispositifs permettent aux entreprises de suivre de manière précise les heures d’arrivée et de départ des employés, ainsi que leurs pauses.

Avec l’intégration de ces fonctionnalités dans un logiciel de gestion des temps, les données des collaborateurs de l’entreprise sont automatiquement enregistrées et conservées de manière sécurisée, réduisant ainsi les potentielles erreurs liées aux saisies manuelles.

Les pointeuses et badgeuses offrent également la possibilité de collecter des informations essentielles pour la gestion des temps et des activités, comme les heures travaillées, sur des projets spécifiques, dans différents départements, en déplacement ou hors site. Cette collecte des données contribue ensuite à une meilleure répartition des ressources, à l’optimisation des plannings et à une analyse approfondie des performances des employés.

Pour simplifier et optimiser la gestion des notes de frais, des fonctionnalités spécifiques sont souvent ajoutées aux outils de gestion des temps et des activités. En effet, ces logiciels permettent aux collaborateurs d’une entreprise de facilement saisir leurs dépenses professionnelles, telles que les frais de déplacement, de restauration ou d’hébergement, de numériser leurs reçus et de soumettre leurs demandes de remboursement.

Les responsables RH et managers peuvent, eux, traiter les notes de frais de manière plus efficace, en assurant la conformité avec les politiques internes de l’entreprise et les règlementations fiscales. Ils peuvent aussi examiner, approuver ou rejeter les demandes rapidement, et générer des rapports détaillés pour le suivi des notes de frais. Les logiciels de GTA automatisent les processus, réduisent les délais de traitement et minimisent les risques d’erreurs.

L’intégration des notes de frais dans un logiciel de gestion des temps et des activités réduit, ainsi, les tâches administratives et améliore la transparence des entreprises. Elle garantit également un processus de remboursement plus rapide et plus précis pour les salariés, tout en donnant aux entreprises un meilleur contrôle sur leurs dépenses.

À l’ère du télétravail et de l’évolution des habitudes de travail, le suivi des collaborateurs possède une importance nouvelle dans la gestion des activités et du temps. Dans ce contexte, l’utilisation d’un outil SIRH peut s’avérer particulièrement bénéfique.

Les logiciels de ressources humaines, notamment s’ils incluent la gestion des temps et des activités, offrent la possibilité de gérer de manière efficace les performances et les activités des salariés, qu’ils travaillent sur site ou à distance.

Intégrées aux SIRH, les fonctionnalités de suivi des employés permettent de collecter des données sur les tâches effectuées, les heures de travail, les projets en cours et les objectifs atteints. Elles offrent aux responsables des ressources humaines et aux managers une vision globale claire de la productivité individuelle et collective.

Le suivi des collaborateurs passe également par le télétravail. Grâce aux outils de gestion des temps et des activités, les responsables peuvent superviser le temps de travail, suivre la disponibilité des collaborateurs et maintenir une communication fluide. Néanmoins, il est essentiel de trouver le bon équilibre entre la transparence nécessaire pour garantir la performance et la confidentialité des employés.

La gestion des arrêts maladies et congés payés constitue un des aspects fondamentaux de la fonction des Ressources Humaines. En effet, elle exerce une influence considérable sur le bien-être des salariés et possède un impact significatif sur le bon fonctionnement de l’entreprise. Les responsables RH portent donc une grande responsabilité dans la gestion des arrêts maladies et congés payés. Tâche parfois chronophage qui peut grandement être facilitée par l’utilisation de logiciels de gestion des temps et des activités.

En France, le Code du travail accorde chaque année à tous les salariés un droit essentiel dans le monde du travail : celui des congés payés, entièrement à la charge de l’employeur. Cette période d’absence rémunérée s’étend sur une durée de 30 jours ouvrables, soit l’équivalent de 5 semaines, pour chaque année de travail effectif ou équivalent chez un même employeur. Soit 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois.

De plus, en cas de maladie, le salarié a la possibilité de bénéficier d’un arrêt de travail. Pour cela, il doit informer son employeur de sa situation et lui adresser rapidement un certificat médical. Pendant cette période d’arrêt, sous certaines conditions, le salarié peut percevoir des indemnités journalières de la Sécurité sociale (CPAM ou MSA). A noter que ces indemnités ne couvrent pas intégralement le salaire du salarié, mais elles contribuent à atténuer la perte de revenus pendant la maladie. Le calcul des congés payés dont bénéficie le salarié dépend du type d’absence qu’il connaît.

En d’autres termes, il repose sur la distinction entre le temps de travail effectif et le temps de travail non effectif qui ne prend pas en compte les périodes d’absence du salarié pour le calcul des congés payés. Seule la période de travail effectif est prise en considération lors de ce calcul. Cette distinction est essentielle pour garantir une gestion des congés conforme à la réglementation en vigueur. Le temps de travail effectif regroupe diverses situations, comme les congés payés, les jours de RTT (Réduction du Temps de Travail), les congés de paternité et de maternité, les congés de formation, etc.

En revanche, le temps de travail non effectif comprend les congés parentaux, les congés sabbatiques, les absences pour grève, les mises à pied, etc.

Depuis le 13 septembre et suite à l’arrêt rendu par la Cour de cassation, d’importantes modifications ont été apportées aux droits des salariés en matière de congés, désormais alignés sur le droit de l’Union Européenne.

Les salariés ont dorénavant la possibilité d’acquérir des congés payés même pendant une période d’arrêt de travail, qu’il s’agisse d’un accident professionnel ou non professionnel, ou bien d’une maladie ordinaire ou professionnelle. Les heures passées en arrêt de travail sont donc désormais considérées comme effectives et confèrent ainsi au salarié le droit de bénéficier de repos rémunérés.

La durée pendant laquelle les salariés peuvent accumuler des droits à des congés payés a également été révisée. Les salariés ont désormais la possibilité d’accumuler des congés durant toute la durée de leur interruption de travail. Le calcul des droits n’est donc plus limité à la première année d’arrêt comme c’était le cas auparavant.

En conséquence, les employeurs et les ressources humaines vont devoir mettre à jour les politiques internes et les processus de gestion des congés pour se conformer à ces nouvelles règles. Il est important de tenir compte de ces changements afin de garantir une gestion adéquate des congés payés et une conformité totale avec la législation en vigueur.

Si l’arrêt de travail est établi avant le départ en congés

Lorsqu’un salarié se trouve en arrêt maladie, l’impact sur ses congés payés va dépendre du moment où cet arrêt survient par rapport à la période de repos prévue.

En effet, si un salarié tombe malade avant la date prévue de son départ en congé, il a la possibilité de bénéficier d’un droit de report de ses congés payés à une date ultérieure, après la date de reprise du travail. Les congés payés acquis et non pris ne sont donc pas perdus. L’employeur a l’obligation d’accorder au salarié une nouvelle période de congés.

Ce dispositif permet ainsi au salarié de récupérer ses droits aux congés payés, même en cas d’imprévu lié à la maladie. Il est également important de noter que si le contrat de travail d’un salarié se termine, que ce soit par une démission, un licenciement ou toute autre forme de rupture, ce dernier a le droit de recevoir une indemnité compensatrice pour les congés payés acquis mais non pris.

Si le salarié tombe malade pendant ses congés payés

Dans le cas où un salarié se trouve en arrêt de travail en raison d’une maladie survenue pendant ses congés annuels payés, le droit du travail prévoit la possibilité, conformément à un arrêt rendu le 21 juin 2012 par la Cour de justice de l’Union Européenne (CJUE), de récupérer ultérieurement la période de congé d’une durée équivalente à celle de sa maladie.

Cette décision de la CJUE a marqué un tournant important dans l’interprétation du droit européen en matière de congés, renforçant la protection des travailleurs en cas de maladie survenue pendant leurs congés. Auparavant, la législation française prévoyait que le salarié devait reprendre son travail à la date prévue, sans possibilité de prolonger ses congés pour compenser la durée de sa maladie ou de reporter ses congés à une date

La gestion des temps et activités (GTA) s’affirme de plus en plus comme un levier stratégique pour les entreprises soucieuses d’optimiser leurs ressources humaines et d’améliorer leur productivité. Dans cet article, nous plongeons au cœur des raisons qui incitent les entreprises à entreprendre des projets de GTA. En explorant différents scénarios, nous mettons en lumière les facteurs sous-jacents qui motivent ce choix stratégique et organisationnel.

L’arrivée d’un nouveau Directeur des Ressources Humaines (DRH) peut marquer le point de départ d’une refonte de la gestion des temps et activités. Les DRH fraîchement nommés cherchent souvent à faire leur marque en réévaluant et en modernisant les processus RH existants. Cette initiative peut découler d’un sentiment d’inconfort face aux méthodes actuelles ou de l’expérience réussie du DRH dans d’autres entreprises. La comparaison entre les outils utilisés dans ses expériences précédentes et ceux disponibles dans sa nouvelle organisation peut révéler des opportunités d’amélioration et d’efficacité.

Depuis 2008, selon l’article D.3171-7 du Code du Travail, lorsque les salariés d’une entreprise ne travaillent pas selon le même horaire collectif, la durée du travail est décomptée selon l’enregistrement du temps de travail effectif.

Les employeurs des états membres de l’Union européenne seront donc dans l’obligation d’instaurer un système permettant de mesurer le temps de travail journalier.

En effet, l’entreprise doit pouvoir justifier les heures effectuées par ses salariés afin de prouver qu’elle respecte ses obligations en matière de durée de travail. Cela concerne tous les types d’horaires : heures collectives, heures individuelles, temps complet, temps partiel… mais également tous les salariés relevant du Code du travail, quels que soient leur poste ou leur niveau dans la hiérarchie.

En revanche, la loi n’impose pas le recours à un type ou modèle particulier de pointeuse horaire. Feuilles de temps, pointeuse par badge rfid, Excel… la méthode de décompte reste à l’appréciation de l’entreprise !

Le schéma saisonnier influence fortement la mise en place de projets GTA. Les mois de septembre et octobre enregistrent une demande accrue pour la mise en œuvre de solutions de GTA en vue d’une utilisation effective dès le début de l’année suivante. Cette tendance s’explique en partie par la prise de nouvelles résolutions et la planification stratégique en début d’année. Les entreprises cherchent ainsi à établir une base solide pour la gestion des temps et activités dès le premier jour de l’année.

L’obsolescence des solutions de GTA existantes peut engendrer une frustration croissante au sein des entreprises. Celles disposant d’outils qui ne suivent pas les mises à jour et manquant de fonctionnalités se tournent naturellement vers des alternatives plus performantes. Les avantages du modèle SaaS (Software as a Service) sont particulièrement séduisants dans ce contexte. Ils offrent un accès à une solution continuellement mise à jour et personnalisable en fonction des besoins changeants.

Les contrôles réglementaires, initiés par des organismes comme l’URSSAF, peuvent également déclencher l’adoption d’une solution de GTA. Les entreprises peuvent être confrontées à des délais imposés par ces régulateurs, les pouassant à rechercher des solutions de gestion des temps et activités plus efficaces et en conformité. La mise en place rapide d’une telle solution devient alors une priorité stratégique.

Face à des augmentations tarifaires de leurs fournisseurs actuels, de nombreuses entreprises se tournent vers des alternatives. Cette évaluation des coûts et des performances entre dans une démarche plus large d’optimisation constante de la rentabilité et de l’efficacité opérationnelle. En conclusion, les projets de gestion des temps et activités (GTA) répondent à une diversité de motivations. Qu’il s’agisse de répondre aux changements de direction, de se conformer à des réglementations, ou de rechercher une amélioration de l’efficacité opérationnelle, chaque entreprise doit évaluer soigneusement ces éléments déclencheurs en fonction de son contexte spécifique. L’adoption d’une solution de GTA peut représenter un investissement significatif en termes de temps et de ressources, mais les avantages en termes d’efficacité, de productivité et de conformité justifient souvent cet engagement.

Etape 1 : Choisir son système de pointage

Etape 2 : Le paramétrage de la pointeuse

Etape 3 : Où installer sa pointeuse horaire ?

Etape 4 : Quelques règles légales à respecter

Etape 5 : Engagez votre personnel dans cette transformation

Vous avez décidé de mettre en place un système de pointage en entreprise ? En fonction du type d’appareil choisi, l’installation et les démarches à suivre peuvent être différentes. En effet, l’installation de certains appareils nécessitent le respect d’une procédure légale stricte. On fait le point sur toutes les choses à savoir dans cet article !

Il existe plusieurs sortes de systèmes de pointages : PC, mobile, badgeuse, biométrique…

En fonction du mode d’organisation de l’entreprise et de ses effectifs, les besoins ne sont nécessairement pas les mêmes. La première étape est donc de faire un audit pour déterminer le modèle le plus adapté à l’activité de l’entreprise. Il conviendra ensuite de s’intéresser à la réglementation des pointeuses pour chaque type d’appareil. La pointeuse biométrique, par exemple, est interdite voire très réglementée en France. Elle nécessite de formuler une demande auprès de la CNIL au préalable. La pointeuse badgeuse en revanche est plus simple à mettre en place : elle est conçue pour que l’utilisateur puisse l’installer lui-même.

Chez e2time.com, avec l’achat d’un système de pointage, l’entreprise va pouvoir bénéficier :

• D’un mode de contrôle physique et / ou virtuel 
• D’un logiciel de gestion des plannings et de suivi des temps de travail

Elle peut aussi ajouter d’autres modules : congés et absences, notes de frais, gestion de projet, de la formation, etc.

> Quelle pointeuse choisir pour mon entreprise ?

e2Time.com met à votre disposition son équipe de chefs de projets SIRH formés pour vous assister dans les différentes phases de mise en œuvre de votre solution. Cependant, il est important de définir en amont les règles de paramétrage avec le chef d’entreprise et les représentants RH. Il faudra y aborder les points suivants :

• la réglementation du travail,
• les conventions collectives,
• les différents accords d’entreprises,
• les pratiques et la culture propre à votre entreprise : tolérance vis-à-vis des retards, arrondis, heures supplémentaires calculs de primes…

Une fois le paramétrage effectué, l’équipe support va rattacher le numéro de série de la pointeuse à la base de votre entreprise afin de lier le pointage au module présence et planning. Cette étape générera un code Token faisant office de sécurité supplémentaire pour s’assurer que la pointeuse est reliée à la bonne base. Tout est prêt, vous pouvez désormais passer à l’installation !

Si votre choix se tourne vers une pointeuse physique, il vous faudra réfléchir à l’endroit où la placer en fonction de la configuration du site.

Privilégiez une zone de passage suffisamment large pour ne pas créer d’embouteillages lors des heures de pointes. Beaucoup de sociétés optent pour l’entrée du bâtiment, au niveau de la réceptionniste, ou pourquoi pas dans la cuisine ou cafétéria.

Plusieurs éléments doivent être pris en compte, comme la nécessité d’avoir une prise de courant à proximité, ainsi qu’une connexion internet. Aujourd’hui, beaucoup de systèmes de pointages sont connectées à Internet ou au réseau de votre entreprise pour assurer le transfert des données de pointage en temps réel. La connexion entre votre pointeuse et le logiciel de gestion des temps doit être sécurisée (données chiffrées, transfert https, …), de façon à éviter les fraudes informatiques et hacking. Renseignez-vous auprès de votre éditeur !

En amont, le chef d’entreprise a pour obligation de consulter le CSE et d’informer les salariés de la mise en place d’un dispositif de pointage et de gestion des temps. Il devra expliquer les raisons de la mise en place de ce dispositif : protection des droits des salariés, mise en conformité par rapport à l’inspection du travail, équité de traitement, simplification des processus RH…

Quelques semaines avant l’installation du dispositif, pensez à afficher une note de service pour informer le personnel de la mise en place de la pointeuse. Elle pourra contenir les points suivants :

• Les raisons de l’installation du dispositif,
• Son mode de fonctionnement,
• L’identité du responsable du logiciel de pointage,
• Les destinataires des informations,
• Le droit d’accès ou de modification des données collectées,
• Les modalités d’exercice du droit d’opposition pour un motif légitime,
• La durée de conservation des données (5 ans)

Dans l’idéal, affichez-là 2 semaines à 1 mois à l’avance pour que tous les salariés en prennent connaissance !

Si la pointeuse offre de nouvelles perspectives de gestion des temps à votre entreprise, elle est aussi utilisée dans le but d’améliorer le quotidien de vos collaborateurs. D’ailleurs, de nombreuses demandes sont faites à l’initiative des salariés ! Vous rencontrerez toujours des personnes réticentes aux changements, n’hésitez pas à encourager vos collaborateurs à utiliser votre nouvelle solution. Ils vous en remercieront d’ici quelques semaines ! Vous pouvez leur proposer une base de connaissances collaborative / tutoriels ou désigner un référent qui répondra à toutes leurs questions.

> 5 bonnes pratiques pour engager vos collaborateurs dans votre transformation SIRH

Retard au travail : quel coût pour l’employeur ?

Comment agir ?

1. Suivre les temps de ses collaborateurs ?

2. Rappeler à l’ordre, comprendre et trouver des solutions

3. En tout dernier recours, quelles sont les possibilités de sanctions ?
– Dans quelles conditions un salarié en retard au travail peut-il être sanctionné ?
– En quoi consiste la retenue sur salaire ?
– Quelles sont les conditions d’application ?

Panne de réveil, problèmes de transports, embouteillages, intempéries, grèves… Les causes de retard au travail peuvent être multiples. Pas facile à gérer pour l’employeur ! Entre sanctions souvent jugées disproportionnées, risque de récidives en cas de non-réaction, ou démotivation des plus ponctuels, pas facile de trouver le juste milieu.

Si le retard est exceptionnel, il est évidemment excusé dans la plupart des sociétés. Mais le retard récurrent, tout comme l’absentéisme répété et sans motif, peuvent rapidement devenir des problématiques avec de véritables enjeux financiers.  

 En effet, ces retards désorganisent le fonctionnement de l’entreprise :

• Augmentation de la charge de travail pour les autres membres du service,
• Qualité du service-client pas toujours assuré,
• Retard de production,
• Démotivation des salariés assidus
• Mais aussi et surtout, véritable coût financier pour l’entreprise.

Les retards, qu’ils soient exceptionnels ou habituels, peuvent coûter chers à votre entreprise.

Prenons l’exemple d’un salarié qui arrive fréquemment en retard. Il se présente au travail avec 10min de retard chaque matin. C’est 50min perdues chaque semaine. 200min, soit 3h30 perdues chaque mois. 2400min à l’année. Soit 40h de congés supplémentaires.

10min de retard chaque matin équivaut à plus d’une semaine de congés supplémentaires par an.

Ces retards peuvent poser de gros problèmes dans certains secteurs comme l’industrie, en perturbant les chaînes de fabrication. C’est également le cas de toutes les professions en lien direct avec le client (retail, SAV…)

 S’il s’agit d’un sujet récurrent et source de tensions, il est possible d’en venir à bout en mettant en place les bonnes actions.

Avant de mettre en place des actions quelles qu’elles soient, il faut s’assurer que les salariés connaissent leurs horaires précises. Pour cela, il est possible d’inscrire les horaires de travail directement dans le contrat de travail de vos collaborateurs, pour les horaires individualisés notamment. L’entreprise doit également afficher les horaires dans l’entreprise. Cet affichage doit être effectué dans chacun des lieux de travail en caractères lisibles, et apparents. (Article D.3171-2 du Code du travail).

L’outil le plus répandu pour la gestion des plannings en entreprise reste Excel. Mais avec les modifications de dernières minutes, les erreurs de saisies, ou encore l’absence de cadre légale, cet outil démontre vite ses limites.

Avec l’outil de planification e2time.com, vous pouvez gérer tous vos plannings simplement. Chaque utilisateur a accès à ses horaires et reçoit les modifications en temps réel, même depuis mobile.

À utiliser en complément d’une pointeuse horaire pour décompter et suivre les horaires facilement ! Cet outil permettra à votre service RH de mieux gérer les retards. Ils pourront recevoir les anomalies en temps réel pour anticiper et ré attribuer les tâches du salarié absent, revoir les règles de plannings pour instaurer plus de flexibilité, ou au contraire instaurer des sanctions en cas de retards répétés.

> Erreurs dans la gestion administrative de vos ressources humaines, ce que vous risquez

Avant de mettre en place des sanctions, sensibilisez vos collaborateurs sur le retard et l’impact sur l’entreprise. Ouvrez le dialogue et cherchez à comprendre s’il s’agit d’un problème organisationnel. Le collaborateur a-t-il du mal à gérer son temps ? A-t-il besoin de réorganiser son planning en fonction de ses impératifs ? A-t-il des problématiques de transport ? Si l’activité le permet, vous pourrez peut-être trouver un arrangement comme le télétravail ou les horaires flexibles.

> Horaires de travail flexibles en entreprise : stress ou qualité de vie au travail ?

Il peut arriver que ce retard résulte d’une mauvaise volonté, que les avertissements ou le rappel des règles fait à l’oral ne suffisent pas. Dans ce cas, des mesures supplémentaires peuvent être prises pour sanctionner le collaborateur, allant jusqu’au licenciement.

Dans quelles conditions un salarié en retard au travail peut-il être sanctionné ?

Le Code du travail (article L. 1331-2) interdit les amendes ou autres sanctions pécuniaires appliquées à l’encontre du salarié.

Mais selon l’arrêt de la chambre sociale de la Cour de Cassation du 21 mars 2012 n° 10-21097, la retenue sur salaire opérée en raison de l’absence du salarié et à proportion de sa durée ne constitue pas une sanction disciplinaire. La retenue sur salaire est donc autorisée.

En revanche, si l’absence n’est pas justifiée, elle constitue un abandon de poste. Dans ce cas, elle peut faire l’objet d’une sanction pouvant aller du simple avertissement jusqu’au licenciement.

En quoi consiste la retenue sur salaire ?

La retenue est une déduction d’une partie du salaire du salarié afin de compenser son retard. Cette pratique est autorisée par le droit du travail, bien que fortement encadrée.

En effet, la paie est versé en contrepartie d’un travail accompli par le salarié. S’il n’est pas totalement exécuté, alors l’employeur n’a plus l’obligation de verser le salaire équivalant aux heures non travaillées et non récupérées.

Ainsi, pour une absence de 4 heures sur le mois, un salaire de 2000 euros et un nombre d’heures de travail mensuel égal à 154 heures, le calcul de la retenue sera le suivant : 4X 2000/154 = 52€.

Quelles sont les conditions d’application ?

 Pour être en règle, quelques points à respecter :

• Le montant de la retenue doit être proportionnel au temps d’absence du salarié

• La période de retard ou d’absence ne doit pas avoir été ultérieurement récupérée par le salarié

• En cas de contestation du salarié et de litige aux prud’hommes, l’employeur devra apporter la preuve de ce temps d’absence (en utilisant les données récoltées par un logiciel de pointage par exemple)

> Erreurs dans la gestion administrative de vos ressources humaines, ce que vous risquez

Si malgré toutes ces mesures les retards se poursuivent, le licenciement pour faute grave peut être la solution de dernier recours. Dans ce cas, un avertissement préliminaire est nécessaire afin d’expliquer les motifs de la sanction en s’appuyant sur des faits concrets (dates, fréquences et durée de chacun des retards).

Pour récupérer un suivi d’activité fiable et précis, l’instauration d’une pointeuse horaire reste la meilleure solution.

> Quelle pointeuse horaire dans mon entreprise ?

Un projet de gestion des temps et activités à mettre en place ? Contactez-nous !

Dans certains secteurs comme l’hôtellerie et la restauration, les heures supplémentaires sont parties courantes et bien souvent non déclarées. En France, presque deux tiers des salariés (66%) déclarent réaliser des heures supplémentaires non rémunérées, selon une enquête menée par ADP.

La pandémie de la Covid-19 a également conduit un grand nombre de salariés à faire des dépassements d’horaires à cause d’une frontière plus floue entre vie professionnelle et vie personnelle. Ces heures supplémentaires non déclarées et donc non payées s’établissent à 9,2 heures par personne et par semaine, contre 7,3 heures avant la crise. 

> Covid-19, d’une gestion de l’urgence à une stratégie RH performante.

Toute heure effectuée au-delà de la durée légale de travail de 35h constitue une heure supplémentaire selon l’article L3121-29 du Code du travail. Ces heures donnent lieu à des majorations ou au repos compensateur équivalent avec une majoration de 25%. Ainsi, un salarié qui aurait réalisé 5 heures supplémentaires pourrait bénéficier de 6 heures et 15 minutes de repos compensateur.

Certaines exceptions sont à prendre en compte : lorsque la durée du travail fixée par une convention ou un accord collectif est inférieure à la durée légale des 35h, les heures supplémentaires ne sont pas considérées comme telles. Ainsi, si la durée de travail hebdomadaire est abaissée à 25h, un salarié qui travaillent 5h de plus ne bénéficiera pas de cette majoration (sauf si la convention ou l’accord le prévoit).

Aussi, pour les salariés à temps partiel, les heures complémentaires ne doivent pas leur faire atteindre la durée légale du travail de 35h. Sinon, le salarié verra son contrat de travail requalifié en temps plein (Cass. Soc., 15 septembre 2021, n° 19-19.563)

> Tout savoir sur la gestion des temps en entreprise

De la 1ère heure supplémentaire à la 8e (soit de la 36e à 43e incluse), le salarié percevra une majoration de 25%.

Au-delà de la 8e heure supplémentaire, il percevra une majoration de 50%.

Certaines catégories de travailleurs sont plus touchées que d’autres. C’est notamment le cas de certains domaines comme le secteur de la santé, l’hôtellerie-restauration, les médias et de l’information. Mais c’est aussi le cas des jeunes travailleurs, dont l’emploi est souvent plus fragile. Les 18-24 ans sont 75% à affirmer faire des heures supplémentaires non payées, dont un tiers plus de dix heures par semaine. C’est deux fois plus que les travailleurs de plus de 35 ans !

La rémunération des heures supplémentaires peut être remplacée par l’attribution d’un repos compensateur équivalent, si une convention, un accord collectif d’entreprise ou un accord de branche le prévoit.

Les heures supplémentaires sont effectuées à la demande (écrite ou orale) de l’employeur. Il doit en avertir suffisamment tôt le salarié, afin que ce dernier puisse prendre des dispositions en fonction de ses impératifs personnels.
Si la loi n’impose pas de délai de prévenance, ce délai ne doit pas être trop court sinon quoi la demande sera jugée abusive. Le salarié sera alors en droit de refuser.
Enfin, les heures supplémentaires peuvent être accomplies dans la limite d’un certain nombre d’heures, appelé contingent annuel. L’employeur a droit à un contingent d’heures de 220 heures par an et par salarié.

Le salarié est tenu d’accomplir ces heures supplémentaires, sauf en cas d’abus de droit de l’employeur. Si le contingent n’est pas respecté ou si le délai de prévenance est jugé insuffisant, alors l’employé pourra refuser.

En cas de procès sur des heures de ¬travail non payées, la charge de la preuve est partagée entre l’employeur et le salarié selon l’article L.3171-4. du Code du travail. Mais en droit du travail, le doute profite toujours au salarié.
L’employeur devra donc fournir des documents de contrôle du temps de travail justifiant les horaires de travail effectives. L’employé pourra également demander une copie des données le concernent. C’est ce qu’on appelle le droit d’accès.

Pour tenir à jour les données de temps de travail, vous pouvez compter sur la pointeuse et le logiciel des temps qui conserve une trace des heures de travail effectuées et des temps de repos. 

Chez e2time, nous proposons des systèmes de pointages complets et adaptés à tous vos besoins. Quelle soit par carte, badge, par IP, biométrique ou encore par smartphone,  vos pointeuses sont reliées à votre logiciel pour un suivi d’activité simple et efficace.

Les pointeuses permettront aux Managers et RH de mieux appréhender le temps de travail de leur équipe et ainsi aménager les ressources en fonction des besoins.

L’employeur conserve les données personnelles des salariés uniquement le temps de leur présence au sein de l’entreprise. Dès lors qu’ils la quittent, ces données ne peuvent plus être conservées. La CNIL admet une durée de conservation de 5 ans pour les bulletins de paie et tout document ayant servi au contrôle du temps de travail.

> Nos solutions de pointeuses

Dans un communiqué publié le 27 août 2020, La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) révèle avoir mis en demeure plusieurs organismes à la suite de 6 plaintes d’agents publics et salariés dénonçant la mise en place de la  badgeuse photo au sein de leur entreprise.

Ce système de pointage et de contrôle d’accès déclenche automatiquement une photo après avoir badgé et conduit donc à une collecte excessive de données personnelles, jugée non conforme au RGPD. D’après les textes, tout dispositif de contrôle des horaires de travail doit respecter le principe de minimisation, c’est-à-dire que les données personnelles collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Découvrez les 5 règles d’or sur la protection des données personnelles. 

Le code du travail, lui, expose que « nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché » (c. trav. Art. L.1121-1). Sur la base de ces textes, la badgeuse photo est jugée excessive : d’autres systèmes de pointages existent sans photographie et fonctionnent tout aussi bien.

Découvrez notre article pour en savoir plus sur la réglementation des systèmes de pointage. 

• La badgeuse carte et badge : simple et rapide, elle est souvent disposée à l’entrée de l’établissement. Les salariés peuvent pointer dès leur arrivée sur leur lieu de travail, via une carte ou un badge personnel.
• La pointeuse smartphone : facile d’accès, elle permet à vos collaborateurs de pointer directement sur leur téléphone.
• La pointeuse IP ou ordinateur: les collaborateurs vont pouvoir pointer depuis leur ordinateur grâce à un logiciel de pointage permettant d’enregistrer les horaires d’arrivées et de départ.
• La pointeuse biométrique : une pointeuse high tech axée sur des données physiologiques propres comme l’identification par empreintes digitales, reconnaissance faciale ou encore reconnaissance du contour d’une main. Elle est cependant interdite en France : les entreprises souhaitant en installer devront déposer un dossier auprès de la CNIL.

Vous ne savez pas quelle pointeuse choisir ? Découvrez plus d’infos ici. 

Le 14 mai 2019, la cour de Justice de l’Union Européenne impose ses directives au sujet du suivi du temps travail en entreprise.

Depuis 2008, selon l’article D.3171-7 du Code du Travail, lorsque les salariés d’une entreprise ne travaillent pas selon le même horaire collectif, la durée du travail est décomptée selon l’enregistrement du temps de travail effectif. Désormais, les employeurs des états membres de l’Union Européenne seront dans l’obligation de mettre en place un système permettant de mesurer le temps de travail journalier. Un sujet qui suscite de nombreux débats.

Les systèmes de pointage déjà intégrés pour assurer le suivi des temps de travail.

On distingue deux types d’entreprise qui permettent à leurs employés de pointer leurs heures travaillées. Il y a celles qui, depuis toujours, utilisent un document papier sur lequel chaque collaborateur va inscrire ses heures d’arrivée et ses heures de départ.

Puis, il y a l’entreprise qui met à disposition un système de pointage plus moderne et automatisé sur lequel le collaborateur est enregistré et pourra enregistrer ses horaires journaliers. Parmi ces systèmes de pointage modernes proposés par les experts de la gestion des temps, on distingue la pointeuse badgeuse, la pointeuse biométrique, la pointeuse smartphone et la pointeuse par ordinateur (fonctionne par IP).

Si vous hésitez encore sur le type de pointeuse qui convient à votre activité, contactez nos experts.

Sans système de pointage fiable, il est très difficile de présenter des comptes sûrs. La pointage horaire va aider à lutter contre les fraudes. Le pointage sur papier peut inscrire des heures de travail qui pourraient être modifiées par des employés non habilités et les feuilles de présence peuvent être égarées ou contenir des heures. Avec un système de pointage horaire, plus d’erreur ou de perte possible.

La mesure du gouvernement est appliquée dans le but de lutter contre les heures supplémentaires illégales ou impayées. En France, 58% des collaborateurs affirment réaliser régulièrement des heures supplémentaires non rémunérées: ils travailleraient en moyenne 4h37 par semaine gratuitement, selon une étude du groupe ADP. L’enregistrement des heures travaillées avec un système de pointage automatique limite ces dérives.

Pointer ou ne pas pointer ses heures de travail réalisées ? C’est la question que se posent de nombreuses entreprises françaises. En 2007, Nicolas Sarkozy avait mis en place l’exonération des heures supplémentaires. « Travailler plus pour gagner plus », la loi économique TEPA instaurait l’exonération de charge et la défiscalisation des heures supplémentaires. Or cette nouvelle loi peut être difficilement respectées sans moyen de calcul des heures supplémentaires.

A terme, il se pourrait que le système d’enregistrement des heures travaillées soit rendu obligatoire. Évidemment, les systèmes qui seront implémentés devront prendre en compte les nouveaux modes de travail, tel que le télétravail surtout en cette période de confinement.

E2Time.com met a disposition le pointage PC et Smartphone pendant l’épidémie :