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Comment mettre en place une pointeuse horaire ?

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Installation d’une pointeuse horaire en entreprise : comment ça marche ?

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Vous avez décidé de mettre en place un système de pointage en entreprise ? En fonction du type d’appareil choisi, l’installation et les démarches à suivre peuvent être différentes. En effet, l’installation de certains appareils nécessitent le respect d’une procédure légale stricte. On fait le point sur toutes les choses à savoir dans cet article !

Etape 1 : Choisir son système de pointage

Il existe plusieurs sortes de systèmes de pointages : PC, mobile, badgeuse, biométrique

En fonction du mode d’organisation de l’entreprise et de ses effectifs, les besoins ne sont nécessairement pas les mêmes. La première étape est donc de faire un audit pour déterminer le modèle le plus adapté à l’activité de l’entreprise. Il conviendra ensuite de s’intéresser à la réglementation des pointeuses pour chaque type d’appareil. La pointeuse biométrique, par exemple, est interdite voire très réglementée en France. Elle nécessite de formuler une demande auprès de la CNIL au préalable. La pointeuse badgeuse en revanche est plus simple à mettre en place : elle est conçue pour que l’utilisateur puisse l’installer lui-même.

Chez e2time.com, avec l’achat d’un système de pointage, l’entreprise va pouvoir bénéficier :

• D’un mode de contrôle physique et / ou virtuel 
D’un logiciel de gestion des plannings et de suivi des temps de travail

Elle peut aussi ajouter d’autres modules : congés et absences, notes de frais, gestion de projet, de la formation, etc.

> Quelle pointeuse choisir pour mon entreprise ?

Etape 2 : Le paramétrage de la pointeuse

e2Time.com met à votre disposition son équipe de chefs de projets SIRH formés pour vous assister dans les différentes phases de mise en œuvre de votre solution. Cependant, il est important de définir en amont les règles de paramétrage avec le chef d’entreprise et les représentants RH. Il faudra y aborder les points suivants :

la réglementation du travail,
• les conventions collectives,
• les différents accords d’entreprises,
• les pratiques et la culture propre à votre entreprise : tolérance vis-à-vis des retards, arrondis, heures supplémentaires calculs de primes…

Une fois le paramétrage effectué, l’équipe support va rattacher le numéro de série de la pointeuse à la base de votre entreprise afin de lier le pointage au module présence et planning. Cette étape générera un code Token faisant office de sécurité supplémentaire pour s’assurer que la pointeuse est reliée à la bonne base. Tout est prêt, vous pouvez désormais passer à l’installation !

Etape 3 : Où installer sa pointeuse horaire ?

Si votre choix se tourne vers une pointeuse physique, il vous faudra réfléchir à l’endroit où la placer en fonction de la configuration du site.

Privilégiez une zone de passage suffisamment large pour ne pas créer d’embouteillages lors des heures de pointes. Beaucoup de sociétés optent pour l’entrée du bâtiment, au niveau de la réceptionniste, ou pourquoi pas dans la cuisine ou cafétéria.

Plusieurs éléments doivent être pris en compte, comme la nécessité d’avoir une prise de courant à proximité, ainsi qu’une connexion internet. Aujourd’hui, beaucoup de systèmes de pointages sont connectées à Internet ou au réseau de votre entreprise pour assurer le transfert des données de pointage en temps réel. La connexion entre votre pointeuse et le logiciel de gestion des temps doit être sécurisée (données chiffrées, transfert https, …), de façon à éviter les fraudes informatiques et hacking. Renseignez-vous auprès de votre éditeur !

Etape 4 : Quelques règles légales à respecter

En amont, le chef d’entreprise a pour obligation de consulter le CSE et d’informer les salariés de la mise en place d’un dispositif de pointage et de gestion des temps. Il devra expliquer les raisons de la mise en place de ce dispositif : protection des droits des salariés, mise en conformité par rapport à l’inspection du travail, équité de traitement, simplification des processus RH…

Quelques semaines avant l’installation du dispositif, pensez à afficher une note de service pour informer le personnel de la mise en place de la pointeuse. Elle pourra contenir les points suivants :

• Les raisons de l’installation du dispositif,
• Son mode de fonctionnement,
• L’identité du responsable du logiciel de pointage,
• Les destinataires des informations,
• Le droit d’accès ou de modification des données collectées,
• Les modalités d’exercice du droit d’opposition pour un motif légitime,
• La durée de conservation des données (5 ans)

Dans l’idéal, affichez-là 2 semaines à 1 mois à l’avance pour que tous les salariés en prennent connaissance !

Etape 5 : Engagez votre personnel dans cette transformation

Si la pointeuse offre de nouvelles perspectives de gestion des temps à votre entreprise, elle est aussi utilisée dans le but d’améliorer le quotidien de vos collaborateurs. D’ailleurs, de nombreuses demandes sont faites à l’initiative des salariés ! Vous rencontrerez toujours des personnes réticentes aux changements, n’hésitez pas à encourager vos collaborateurs à utiliser votre nouvelle solution. Ils vous en remercieront d’ici quelques semaines ! Vous pouvez leur proposer une base de connaissances collaborative / tutoriels ou désigner un référent qui répondra à toutes leurs questions.

> 5 bonnes pratiques pour engager vos collaborateurs dans votre transformation SIRH

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Combien coûte le retard au travail et comment le gérer ?

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Combien coûte le retard au travail et comment gérer ?

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Retard au travail : quel coût pour l’employeur ?

Comment agir ?

1. Suivre les temps de ses collaborateurs ?

2. Rappeler à l’ordre, comprendre et trouver des solutions

3. En tout dernier recours, quelles sont les possibilités de sanctions ?
– Dans quelles conditions un salarié en retard au travail peut-il être sanctionné ?
– En quoi consiste la retenue sur salaire ?
– Quelles sont les conditions d’application ?

Panne de réveil, problèmes de transports, embouteillages, intempéries, grèves… Les causes de retard au travail peuvent être multiples. Pas facile à gérer pour l’employeur ! Entre sanctions souvent jugées disproportionnées, risque de récidives en cas de non-réaction, ou démotivation des plus ponctuels, pas facile de trouver le juste milieu.

Si le retard est exceptionnel, il est évidemment excusé dans la plupart des sociétés. Mais le retard récurrent, tout comme l’absentéisme répété et sans motif, peuvent rapidement devenir des problématiques avec de véritables enjeux financiers.  

 En effet, ces retards désorganisent le fonctionnement de l’entreprise :

  • Augmentation de la charge de travail pour les autres membres du service,
  • Qualité du service-client pas toujours assuré,
  • Retard de production,
  • Démotivation des salariés assidus
  • Mais aussi et surtout, véritable coût financier pour l’entreprise.

Retard au travail : quel coût pour l’employeur ?

Les retards, qu’ils soient exceptionnels ou habituels, peuvent coûter chers à votre entreprise.

Prenons l’exemple d’un salarié qui arrive fréquemment en retard. Il se présente au travail avec 10min de retard chaque matin. C’est 50min perdues chaque semaine. 200min, soit 3h30 perdues chaque mois. 2400min à l’année. Soit 40h de congés supplémentaires.

10min de retard chaque matin équivaut à plus d’une semaine de congés supplémentaires par an.

Ces retards peuvent poser de gros problèmes dans certains secteurs comme l’industrie, en perturbant les chaînes de fabrication. C’est également le cas de toutes les professions en lien direct avec le client (retail, SAV…)

 S’il s’agit d’un sujet récurrent et source de tensions, il est possible d’en venir à bout en mettant en place les bonnes actions.

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Comment agir ?

1. Suivre les temps de ses collaborateurs

Avant de mettre en place des actions quelles qu’elles soient, il faut s’assurer que les salariés connaissent leurs horaires précises. Pour cela, il est possible d’inscrire les horaires de travail directement dans le contrat de travail de vos collaborateurs, pour les horaires individualisés notamment. L’entreprise doit également afficher les horaires dans l’entreprise. Cet affichage doit être effectué dans chacun des lieux de travail en caractères lisibles, et apparents. (Article D.3171-2 du Code du travail).

L’outil le plus répandu pour la gestion des plannings en entreprise reste Excel. Mais avec les modifications de dernières minutes, les erreurs de saisies, ou encore l’absence de cadre légale, cet outil démontre vite ses limites.

Avec l’outil de planification e2time.com, vous pouvez gérer tous vos plannings simplement. Chaque utilisateur a accès à ses horaires et reçoit les modifications en temps réel, même depuis mobile.

À utiliser en complément d’une pointeuse horaire pour décompter et suivre les horaires facilement ! Cet outil permettra à votre service RH de mieux gérer les retards. Ils pourront recevoir les anomalies en temps réel pour anticiper et ré attribuer les tâches du salarié absent, revoir les règles de plannings pour instaurer plus de flexibilité, ou au contraire instaurer des sanctions en cas de retards répétés.

> Erreurs dans la gestion administrative de vos ressources humaines, ce que vous risquez

2. Rappeler à l’ordre, comprendre et trouver des solutions

Avant de mettre en place des sanctions, sensibilisez vos collaborateurs sur le retard et l’impact sur l’entreprise. Ouvrez le dialogue et cherchez à comprendre s’il s’agit d’un problème organisationnel. Le collaborateur a-t-il du mal à gérer son temps ? A-t-il besoin de réorganiser son planning en fonction de ses impératifs ? A-t-il des problématiques de transport ? Si l’activité le permet, vous pourrez peut-être trouver un arrangement comme le télétravail ou les horaires flexibles.

> Horaires de travail flexibles en entreprise : stress ou qualité de vie au travail ?

Il peut arriver que ce retard résulte d’une mauvaise volonté, que les avertissements ou le rappel des règles fait à l’oral ne suffisent pas. Dans ce cas, des mesures supplémentaires peuvent être prises pour sanctionner le collaborateur, allant jusqu’au licenciement.

3. En tout dernier recours, quelles sont les possibilités de sanctions ?

Dans quelles conditions un salarié en retard au travail peut-il être sanctionné ?

Le Code du travail (article L. 1331-2) interdit les amendes ou autres sanctions pécuniaires appliquées à l’encontre du salarié.

Mais selon l’arrêt de la chambre sociale de la Cour de Cassation du 21 mars 2012 n° 10-21097, la retenue sur salaire opérée en raison de l’absence du salarié et à proportion de sa durée ne constitue pas une sanction disciplinaire. La retenue sur salaire est donc autorisée.

En revanche, si l’absence n’est pas justifiée, elle constitue un abandon de poste. Dans ce cas, elle peut faire l’objet d’une sanction pouvant aller du simple avertissement jusqu’au licenciement.

En quoi consiste la retenue sur salaire ?

La retenue est une déduction d’une partie du salaire du salarié afin de compenser son retard. Cette pratique est autorisée par le droit du travail, bien que fortement encadrée.

En effet, la paie est versé en contrepartie d’un travail accompli par le salarié. S’il n’est pas totalement exécuté, alors l’employeur n’a plus l’obligation de verser le salaire équivalant aux heures non travaillées et non récupérées.

Ainsi, pour une absence de 4 heures sur le mois, un salaire de 2000 euros et un nombre d’heures de travail mensuel égal à 154 heures, le calcul de la retenue sera le suivant : 4X 2000/154 = 52€.

Quelles sont les conditions d’application ?

 Pour être en règle, quelques points à respecter :

  • Le montant de la retenue doit être proportionnel au temps d’absence du salarié

  • La période de retard ou d’absence ne doit pas avoir été ultérieurement récupérée par le salarié

  • En cas de contestation du salarié et de litige aux prud’hommes, l’employeur devra apporter la preuve de ce temps d’absence (en utilisant les données récoltées par un logiciel de pointage par exemple)

> Erreurs dans la gestion administrative de vos ressources humaines, ce que vous risquez

Si malgré toutes ces mesures les retards se poursuivent, le licenciement pour faute grave peut être la solution de dernier recours. Dans ce cas, un avertissement préliminaire est nécessaire afin d’expliquer les motifs de la sanction en s’appuyant sur des faits concrets (dates, fréquences et durée de chacun des retards).

Pour récupérer un suivi d’activité fiable et précis, l’instauration d’une pointeuse horaire reste la meilleure solution.

> Quelle pointeuse horaire dans mon entreprise ?

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Heures supplémentaires non déclarées : la solution de la pointeuse

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Heures supplémentaires non payées :

La solution de la pointeuse horaire

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Dans certains secteurs comme l’hôtellerie et la restauration, les heures supplémentaires sont parties courantes et bien souvent non déclarées. En France, presque deux tiers des salariés (66%) déclarent réaliser des heures supplémentaires non rémunérées, selon une enquête menée par ADP.

La pandémie de la Covid-19 a également conduit un grand nombre de salariés à faire des dépassements d’horaires à cause d’une frontière plus floue entre vie professionnelle et vie personnelle. Ces heures supplémentaires non déclarées et donc non payées s’établissent à 9,2 heures par personne et par semaine, contre 7,3 heures avant la crise. 

> Covid-19, d’une gestion de l’urgence à une stratégie RH performante.

heures-sup

Les heures supp, qu’est-ce que c’est ?

Toute heure effectuée au-delà de la durée légale de travail de 35h constitue une heure supplémentaire selon l’article L3121-29 du Code du travail. Ces heures donnent lieu à des majorations ou au repos compensateur équivalent avec une majoration de 25%. Ainsi, un salarié qui aurait réalisé 5 heures supplémentaires pourrait bénéficier de 6 heures et 15 minutes de repos compensateur.

Certaines exceptions sont à prendre en compte : lorsque la durée du travail fixée par une convention ou un accord collectif est inférieure à la durée légale des 35h, les heures supplémentaires ne sont pas considérées comme telles. Ainsi, si la durée de travail hebdomadaire est abaissée à 25h, un salarié qui travaillent 5h de plus ne bénéficiera pas de cette majoration (sauf si la convention ou l’accord le prévoit).

Aussi, pour les salariés à temps partiel, les heures complémentaires ne doivent pas leur faire atteindre la durée légale du travail de 35h. Sinon, le salarié verra son contrat de travail requalifié en temps plein (Cass. Soc., 15 septembre 2021, n° 19-19.563)

> Tout savoir sur la gestion des temps en entreprise

Comment calculer les heures supplémentaires ?

De la 1ère heure supplémentaire à la 8e (soit de la 36e à 43e incluse), le salarié percevra une majoration de 25%.

Au-delà de la 8e heure supplémentaire, il percevra une majoration de 50%.

Qui est concerné par les heures supplémentaires ?

Certaines catégories de travailleurs sont plus touchées que d’autres. C’est notamment le cas de certains domaines comme le secteur de la santé, l’hôtellerie-restauration, les médias et de l’information. Mais c’est aussi le cas des jeunes travailleurs, dont l’emploi est souvent plus fragile. Les 18-24 ans sont 75% à affirmer faire des heures supplémentaires non payées, dont un tiers plus de dix heures par semaine. C’est deux fois plus que les travailleurs de plus de 35 ans !

Est-il obligatoire de payer les heures supplémentaires ?

La rémunération des heures supplémentaires peut être remplacée par l’attribution d’un repos compensateur équivalent, si une convention, un accord collectif d’entreprise ou un accord de branche le prévoit.

Est-ce que l’employeur peut imposer des heures supplémentaires ?

Les heures supplémentaires sont effectuées à la demande (écrite ou orale) de l’employeur. Il doit en avertir suffisamment tôt le salarié, afin que ce dernier puisse prendre des dispositions en fonction de ses impératifs personnels.
Si la loi n’impose pas de délai de prévenance, ce délai ne doit pas être trop court sinon quoi la demande sera jugée abusive. Le salarié sera alors en droit de refuser.
Enfin, les heures supplémentaires peuvent être accomplies dans la limite d’un certain nombre d’heures, appelé contingent annuel. L’employeur a droit à un contingent d’heures de 220 heures par an et par salarié.

Puis-je refuser de faire des heures supplémentaires ?

Le salarié est tenu d’accomplir ces heures supplémentaires, sauf en cas d’abus de droit de l’employeur. Si le contingent n’est pas respecté ou si le délai de prévenance est jugé insuffisant, alors l’employé pourra refuser.

Comment prouver les heures non payées ?

En cas de procès sur des heures de ¬travail non payées, la charge de la preuve est partagée entre l’employeur et le salarié selon l’article L.3171-4. du Code du travail. Mais en droit du travail, le doute profite toujours au salarié.
L’employeur devra donc fournir des documents de contrôle du temps de travail justifiant les horaires de travail effectives. L’employé pourra également demander une copie des données le concernent. C’est ce qu’on appelle le droit d’accès.

Mettre en place une pointeuse pour contrôler les heures supplémentaires ?

Pour tenir à jour les données de temps de travail, vous pouvez compter sur la pointeuse et le logiciel des temps qui conserve une trace des heures de travail effectuées et des temps de repos. 

Chez e2time, nous proposons des systèmes de pointages complets et adaptés à tous vos besoins. Quelle soit par carte, badge, par IP, biométrique ou encore par smartphone,  vos pointeuses sont reliées à votre logiciel pour un suivi d’activité simple et efficace.

Les pointeuses permettront aux Managers et RH de mieux appréhender le temps de travail de leur équipe et ainsi aménager les ressources en fonction des besoins.

L’employeur conserve les données personnelles des salariés uniquement le temps de leur présence au sein de l’entreprise. Dès lors qu’ils la quittent, ces données ne peuvent plus être conservées. La CNIL admet une durée de conservation de 5 ans pour les bulletins de paie et tout document ayant servi au contrôle du temps de travail.

> Nos solutions de pointeuses

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La fin de la badgeuse photo en entreprise ?

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La fin de la badgeuse photo
en entreprise ?

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Dans un communiqué publié le 27 août 2020, La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) révèle avoir mis en demeure plusieurs organismes à la suite de 6 plaintes d’agents publics et salariés dénonçant la mise en place de la  badgeuse photo au sein de leur entreprise.

cnil logo

Pourquoi la badgeuse photo a-t-elle été interdite par la CNIL ?

Ce système de pointage et de contrôle d’accès déclenche automatiquement une photo après avoir badgé et conduit donc à une collecte excessive de données personnelles, jugée non conforme au RGPD. D’après les textes, tout dispositif de contrôle des horaires de travail doit respecter le principe de minimisation, c’est-à-dire que les données personnelles collectées doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Découvrez les 5 règles d’or sur la protection des données personnelles. 

Le code du travail, lui, expose que « nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché » (c. trav. Art. L.1121-1). Sur la base de ces textes, la badgeuse photo est jugée excessive : d’autres systèmes de pointages existent sans photographie et fonctionnent tout aussi bien.

Découvrez notre article pour en savoir plus sur la réglementation des systèmes de pointage

faq solution sirh

Quelles alternatives à la badgeuse photo ?

  • La badgeuse carte et badge : simple et rapide, elle est souvent disposée à l’entrée de l’établissement. Les salariés peuvent pointer dès leur arrivée sur leur lieu de travail, via une carte ou un badge personnel.
  • La pointeuse smartphone : facile d’accès, elle permet à vos collaborateurs de pointer directement sur leur téléphone.
  • La pointeuse IP ou ordinateur: les collaborateurs vont pouvoir pointer depuis leur ordinateur grâce à un logiciel de pointage permettant d’enregistrer les horaires d’arrivées et de départ.
  • La pointeuse biométrique : une pointeuse high tech axée sur des données physiologiques propres comme l’identification par empreintes digitales, reconnaissance faciale ou encore reconnaissance du contour d’une main. Elle est cependant interdite en France : les entreprises souhaitant en installer devront déposer un dossier auprès de la CNIL.

Vous ne savez pas quelle pointeuse choisir ? Découvrez plus d’infos ici. 

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quelle pointeuse choisir pour mon entreprise

Quelle pointeuse choisir pour mon entreprise ?

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Quelle pointeuse choisir pour mon entreprise ?

nouveautés rentrée

S’équiper d’un système de pointage présente de réels avantages notamment pour le calcul du temps de travail de vos salariés dans votre entreprise. Les pointeuses vous permettent de suivre le temps de présence du personnel avec un système fiable et sécurisé. Toutes les données sont automatiquement remontées dans votre logiciel de gestion de présences. La durée légale de travail effectif à temps complet est fixée à trente-cinq heures par semaine. Il s’agit d’un seuil à partir duquel, sauf exceptions, sont calculées les heures supplémentaires.

Vous avez décidé d’équiper votre entreprise d’un système de pointage ? Avant toute chose, il est nécessaire d’analyser vos besoins et les différents types de pointage qui correspondraient parfaitement à votre établissement.

Pourquoi contrôler le temps passé en entreprise ?

Installer un système de pointage associé à un logiciel de gestion des temps & activités (logiciel GTA ) est nécessaire pour :

  • Se conformer à la réglementation du temps de travail. La législation française impose le contrôle du temps passé à travailler même si le pointage n’est pas encore imposé comme dans certains pays d’Europe.
  • Augmenter la productivité de ses salariés.
  • Optimiser la gestion de la paie et ainsi simplifier la vie des professionnels des ressources humaines.
  • Instaurer un climat de confiance en imposant à tous ses collaborateurs une équité d’heures selon son contrat.
  • Facturer vos clients sur le temps réel passé par projet.

 

Quels critères prendre en compte dans le choix d’une pointeuse ?

Des nouvelles pratiques de pointage

Les systèmes de calcul du temps passé ont évolué au cours du temps pour répondre aux besoins des entreprises. De la pointeuse mécanique à la pointeuse smartphone, on voit bien que les critères au fil du temps ont évolué.

On note quelques nouvelles pratiques qui ont poussé les systèmes de pointage à de diversifier mais aussi à se complexifier :

  • L’émergence du télétravail qui en 2022 est une condition obligatoire pour recruter des profils qualifiés.
  • Les prestations de services réalisées en dehors des locaux de l’entreprise. Ces prestations nécessitent pour la plupart du temps une re-facturation du temps passé à un prestataire.
  • Le recours à des free-lances ou consultants qui facturent à l’heure.
  • Les professions qui nécessitent des déplacements fréquents.

La mobilité des salariés

En plus de ces nouveaux critères a prendre à compte, on a aujourd’hui des salariés de plus en plus mobiles. Le pointage géolocalisé devient une nécessité pour certaines professions.

 

La sécurité du pointage

On fait face à de nombreuses entreprises qui ont besoin de sécuriser le pointage et vérifier qu’un salarié ne pointe pas à la place d’un autre. Ces problèmes de sécurité peuvent avoir des conséquences désastreuses pour les secteurs sensibles. On pense notamment à la sécurité nécessaire dans le secteur de l’aviation.

Face à ces problématiques de contrôle d’identité lors du pointage, le pointage biométrique ainsi que le pointage par photo existe même si celui est très réglementé par la CNIL pour éviter les dérives sur le non respect de la vie privée.

 

Les avantages d’une pointeuse pour vos salariés

Le système de pointage est souvent considéré comme un outil de surveillance négative par les salariés. En réalité, celui-ci est bénéfique sur plusieurs points pour les collaborateurs. Faites les changer d’avis en leur expliquant pourquoi.

Un décompte automatique des heures travaillées

Un dépassement d’horaires permettra de prétendre à des repos compensateurs ou au paiement des heures supplémentaires.

Un système équitable

Amélioration du climat social où tout le monde a les mêmes devoirs et doit respecter les horaires imposés.

Une meilleure organisation

Utiliser un logiciel de gestion du temps pour mieux organiser les horaires et plannings. Avec e2Time.com, le logiciel est relié à la pointeuse et permet d’affecter des horaires à certains postes ou prestations.

Aménager les temps de travail

Aménager les horaires de vos salariés selon leurs demandes pour qu’ils adaptent au mieux leur vie privée et professionnelle. Il sera d’autant plus simple de gérer les arrivées et départs de chacun automatiquement selon leur planning de travail personnalisé.

Quels sont les différents types de pointeuses proposées ?

Dans un premier temps, définissez vos besoins et ceux de vos équipes. Chaque pointeuse a ses spécificités qui pourra répondre à votre demande.

pointeuse smartphone

La pointeuse smartphone

Facile d’utilisation et d’accès, la pointeuse smartphone permet à vos collaborateurs de pointer directement sur leur téléphone.

La géolocalisation est fortement utile lorsque vous avez des équipes non sédentaires. Elle vous offrira la possibilité de suivre vos équipes et de pouvoir adapter leur circuit en fonction de la position de vos collaborateurs notamment en cas d’urgence. 

En revanche, la législation encadre ce système de pointage du fait que le salarié sera peut-être obligé de pointer sur son smartphone personnel et par conséquent, la géolocalisation ne doit pas empiéter sur la vie privée de vos salariés. Assurez vous de répondre aux règles légales.

pointeuse ip

La pointeuse par IP

Le pointage par IP signifie que vos collaborateurs vont pouvoir pointer sur leur ordinateur au travail. Dès lors qu’il arrive sur leur poste, le salarié va ouvrir son logiciel de pointage et enregistrer son heure d’arrivée, puis, à la fin de la journée, il déclarera son heure de départ.

Dans certains cas, il est possible d’enregistrer un temps latent entre le moment ou le salarié arrive sur son lieu de travail et le moment où il peut pointer. Pour cela, il est possible sur certains logiciels d’accorder une tolérance sur le pointage. Dans le climat actuel où certaines entreprises ont décidé d’institutionnaliser le télétravail, la pointeuse IP est un réel atout.

pointage badge et carte

La pointeuse par carte ou badge

La pointeuse badgeuse par carte ou badge est simple d’installation et d’utilisation. Installez une pointeuse badgeuse à l’entrée de votre établissement et vos salariés pourront pointer dès leur arrivée sur leur lieu de travail, via une carte ou un badge distribué à chaque personne. C’est facile et rapide !

De plus, le design des pointeuses badgeuses a beaucoup évolué. Fini les anciennes badgeuses qui ressemblaient à des gros ordinateurs et qui occupaient toute l’entrée de votre entreprise ! Désormais, les pointeuses badgeuses sont design, élégantes et discrètes.

pointeuse biométrique

La pointeuse biométrique

La pointeuse biométrique est un système de pointage axé sur l’identification des collaborateurs par empreintes digitales, par reconnaissance faciale ou encore par reconnaissance du contour d’une main. Cette pointeuse high tech propose une réelle fiabilité en traitant des données physiologiques propres à chaque individu.

Sans badge, ni porte clé, les salariés peuvent pointer sans matériel nécessaire. Malheureusement la pointeuse biométrique est interdite d’utilisation en France et son utilisation est très réglementée par la CNIL. Les entreprises souhaitant installer une pointeuse biométrique dans leurs locaux devront déposer un dossier auprès de la CNIL (Commission national des informations et des libertés).

Quelle pointeuse est la plus adaptée
à mon entreprise ?

Une visualisation en temps réel

Chaque système de pointage permet aux entreprises de visualiser en temps réel des présences de leur salarié. Toutes les pointeuses sont programmables en fonction des spécificités de votre entreprise.

Chaque pointeuse pour chaque situation

Nous avons vu les différents systèmes de pointage et les critères qu’il faut prendre en compte pour faire votre choix selon les spécificités et besoins de l’entreprise.

En résumé, si le coût est important pour l’entreprise, il faudra privilégier la pointeuse virtuelle comme la badgeuse par IP ou bien le système de pointage sur application mobile.

En effet, les pointeuses physiques ont un certain coût et ne sont pas pour toutes les bourses. Si vos salariés font beaucoup de télétravail, la pointeuse ordinateur est la plus adaptée.

En effet, son système de filtrage par IP permet un contrôle du temps de travail du salarié et par ordinateur. Si vos salariés ont beaucoup de déplacements (c’est souvent le cas pour les commerciaux par exemple), nous vous conseillons de choisir la pointeuse mobile (smartphone).

Les salariés n’auront pas besoin de se connecter à leur espace via leur ordinateur. Tous ces systèmes de pointage peuvent être combinés pour répondre à tous les besoins de l’entreprise.

Par exemple, une société peut choisir une pointeuse physique lorsque les collaborateurs viennent au bureau et mettre en place le pointage PC lorsqu’ils sont en télétravail.

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reglementation pointeuse

Les pointeuses en entreprise : quelles réglementations ?

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Les pointeuses en entreprise : quelles réglementations ?

reglementation pointeuse

En entreprise, le suivi et la gestion du temps de travail est une obligation légale. L’employeur doit être capable de justifier les heures effectuées pour tous les salariés. En cas de contrôle de l’URSSAF, de l’inspection du travail ou même en cas de litiges employeur/salariés, elle doit également être en mesure de fournir des preuves.

Cependant, la loi n’impose aucune forme particulière de suivi des temps de travail. L’utilisation de pointeuses reste à la discrétion de l’employeur.

L’entreprise peut donc choisir une gestion papier : les employés déclarent eux-mêmes leurs heures journalières et hebdomadaires. Elle peut également mettre en place le pointage déclaratif de manière digitalisée.

Mais pour un suivi plus fiable et plus pratique, s’équiper d’un système de pointage présente de réels avantages.

gestion de presences et plannings

S’équiper d’un logiciel de pointage présente de réels avantages

  • Un suivi du temps de présence du personnel
  • Un système fiable et sécurisé : données sécurisées, alertes en cas d’anomalies…
  • Des données directement remontées dans votre logiciel de gestion de présences.
  • Les heures supplémentaires automatiquement calculées.
  • Des contraintes légales toujours respectées : majorations des heures supplémentaires, temps de repos, amplitudes journalières…
  • Les données transmises en paie.

    Le saviez-vous ?
    Dès lors que les heures supplémentaires sont comptabilisées par un logiciel de pointage, les juges considèrent que l’employeur a été informé et a donc donné son accord pour la réalisation de ces heures (Cass. soc., 8 juillet 2020, n° 18-23.366).

pointeuse smartphone

Pointeuses et réglementations : avant de mettre en place un système de pointage, que dois-je savoir ?

1) La transparence envers les salariés

Avant toute installation, les représentants du personnel (CSE) doivent être consultés pour assurer une mise en place conforme aux conventions en vigueur dans l’entreprise. L’objet de cette consultation est entre autres de présenter le dispositif choisi : modalités de fonctionnement, obligations des salariés en matière de pointage, conservation des données… et rappeler les objectifs du dispositif ainsi que le calendrier de déploiement.

Les employés doivent impérativement être informés lors de la mise en place du système de pointage. L’employeur devra détailler le fonctionnement de l’outil, mais aussi le cadre réglementaire dans lequel il s’inscrit. Chaque salarié devra donc être informé de l’objectif du pointage, sa date de mise en place, la nature des données recueillies, la durée de conservation, l’identité du responsable de pointage.

pointage badge et carte

2) Un système fiable et infalsifiable

Le système de pointage doit être fiable et infalsifiable, c’est-à-dire qu’on ne peut pas modifier les données en interne.​

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3) L’encadrement par la CNIL

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement pour la Protection des Données Personnelles (RGPD) le 25 mai 2018, la mise en place d’une pointeuse horaire ne doit plus obligatoirement être déclarée à la CNIL.  Cependant, toute entreprise se doit de gérer et de mettre à jour son registre de traitement des données.

La CNIL encadre néanmoins la mise en place de pointeuses biométriques, aujourd’hui très réglementée en France. Ce système est axé sur l’identification des collaborateurs par empreinte digitale, par reconnaissance faciale ou encore par reconnaissance du contour d’une main. Une collecte de données personnelles jugée excessive et non conforme au RGPD. Elle est autorisée dans des cas très spécifiques, par exemple en aéroport pour des questions de sécurité. Pour les autres cas, cette pointeuse est interdite car les informations enregistrées doivent rester « pertinentes » et « strictement nécessaires au regard de la finalité du fichier ». 

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4) La récolte des données est soumise au RGPD

En mettant en place un système de pointage, il est indispensable de veiller à la protection et sécurité des données traitées. ​Elles sont récoltées uniquement dans le cadre du travail pour contrôler les temps de présence et passer en paie. ​Chaque salarié dispose d’un droit d’accès : il pourra ainsi attester de ses heures de travail, et même demander une copie s’il le souhaite. En cas de contrôle de l’URSSAF, on peut être amené à fournir un export des données.​

Quelques réponses à vos questions les plus posées :

Peut-il y avoir des fraudes avec une badgeuse par carte ? Puis-je installer une caméra ? 

Chaque utilisateur a une carte attitrée et doit badger lui-même : sa photo s’affiche au moment du pointage. Malheureusement, il est difficile de prévenir les fraudes puisqu’installer une caméra au niveau de la pointeuse est interdit. Vous pouvez l’orienter au niveau de la porte d’entrée ou d’un couloir uniquement. Le pointage par carte repose donc sur la bonne volonté des employés ! Si cela présente un problème pour vous, il existe d’autres systèmes de pointage comme le biométrique (seulement en Suisse) ou le pointage par ordinateur. Cette dernière méthode permet de filtrer l’adresse IP lors du pointage : vous ne pourrez pointer que si l’adresse IP correspond à celle indiquée dans le paramétrage.

Quelle pointeuse choisir ?

« Quelles conditions pour installer une pointeuse biométrique ? »

L’installation d’une pointeuse biométrique est très réglementée en France. La demande doit être formulée auprès de la CNIL.

Dans un premier temps, il faudra prouver que cette utilisation est nécessaire. Si un système de badge est suffisant, que cela répond à un besoin de confort, ou si les locaux, applications ou appareils protégés ne sont pas particulièrement sensibles, une solution moins intrusive devra être privilégiée.

Pour plus d’informations fourni par la CNIL c’est ici.

Avec le pointage smartphone, puis-je imposer la géolocalisation à mes salariés ? 

Vous pouvez géolocaliser le pointage, mais pas la personne. Par exemple, le pointage a lieu à 8 h puis le dépointage à 12 h, entre ces deux horaires on ne peut pas localiser la personne. 

Important : un employeur ne peut pas utiliser le système de géolocalisation « pour d’autres finalités que celles qui ont été […] portées à la connaissance des salariés » (Cass. soc., 3 nov. 2011, n° 10-18.036).

En cas de pointage sur un téléphone personnel, la géolocalisation ne doit pas empiéter sur la vie privée de vos salariés. Le collaborateur doit être informé de sa géolocalisation (pop-up qui s’affiche et il accepte ou non). Si le collaborateur n’a pas activé la localisation, ça ne peut pas fonctionner. Il faut voir au niveau du paramétrage pour le rendre obligatoire ou non. 

Bon à savoir : depuis le 25 mai 2018 avec l’entrée du règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD), l’employeur n’est plus obligé de déclarer le système de géolocalisation à la CNIL.

Pour plus d’informations : C’est ici

Combien de temps sont stockées les données ? 

Les données sont conservées 5 ans. Après résiliation, elles sont stockées 1mois dans notre base.Attention, quand un salarié quitte l’entreprise, le RGPD impose que l’on supprime toutes les données de ce collaborateur.

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