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Quelle pointeuse choisir pour mon entreprise ?

S’équiper d’un système de pointage présente de réels avantages notamment pour le calcul du temps de travail de vos salariés dans votre entreprise. Les pointeuses vous permettent de suivre le temps de présence du personnel avec un système fiable et sécurisé. Toutes les données sont automatiquement remontées dans votre logiciel de gestion de présences. La durée légale de travail effectif à temps complet est fixée à trente-cinq heures par semaine. Il s’agit d’un seuil à partir duquel, sauf exceptions, sont calculées les heures supplémentaires.

Vous avez décidé d’équiper votre entreprise d’un système de pointage ? Avant toute chose, il est nécessaire d’analyser vos besoins et les différents types de pointage qui correspondraient parfaitement à votre établissement.

Quelle pointeuse est la plus adaptée à mon entreprise ?

Dans un premier temps, définissez vos besoins et ceux de vos équipes. Chaque pointeuse a ses spécificités qui pourra répondre à votre demande.

pointeuse smartphone

La pointeuse smartphone

Facile d’utilisation et d’accès, la pointeuse smartphone permet à vos collaborateurs de pointer directement sur leur téléphone.

La géolocalisation est fortement utile lorsque vous avez des équipes non sédentaires. Elle vous offrira la possibilité de suivre vos équipes et de pouvoir adapter leur circuit en fonction de la position de vos collaborateurs notamment en cas d’urgence. 

En revanche, la législation encadre ce système de pointage du fait que le salarié sera peut-être obligé de pointer sur son smartphone personnel et par conséquent, la géolocalisation ne doit pas empiéter sur la vie privée de vos salariés. Assurez vous de répondre aux règles légales.

pointeuse ip

La pointeuse par IP

Le pointage par IP signifie que vos collaborateurs vont pouvoir pointer sur leur ordinateur au travail. Dès lors qu’il arrive sur leur poste, le salarié va ouvrir son logiciel de pointage et enregistrer son heure d’arrivée, puis, à la fin de la journée, il déclarera son heure de départ.

Dans certains cas, il est possible d’enregistrer un temps latent entre le moment ou le salarié arrive sur son lieu de travail et le moment où il peut pointer. Pour cela, il est possible sur certains logiciels d’accorder une tolérance sur le pointage. Dans le climat actuel où certaines entreprises ont décidé d’institutionnaliser le télétravail, la pointeuse IP est un réel atout.

badgeuse carte

La pointeuse par carte ou badge

La pointeuse badgeuse par carte ou badge est simple d’installation et d’utilisation. Installez une pointeuse badgeuse à l’entrée de votre établissement et vos salariés pourront pointer dès leur arrivée sur leur lieu de travail, via une carte ou un badge distribué à chaque personne. C’est facile et rapide !

De plus, le design des pointeuses badgeuses a beaucoup évolué. Fini les anciennes badgeuses qui ressemblaient à des gros ordinateurs et qui occupaient toute l’entrée de votre entreprise ! Désormais, les pointeuses badgeuses sont design, élégantes et discrètes.

pointeuse biométrique

La pointeuse biométrique

La pointeuse biométrique est un système de pointage axé sur l’identification des collaborateurs par empreintes digitales, par reconnaissance faciale ou encore par reconnaissance du contour d’une main. Cette pointeuse high tech propose une réelle fiabilité en traitant des données physiologiques propres à chaque individu.

Sans badge, ni porte clé, les salariés peuvent pointer sans matériel nécessaire. Malheureusement la pointeuse biométrique est interdite d’utilisation en France et son utilisation est très réglementée par la CNIL. Les entreprises souhaitant installer une pointeuse biométrique dans leurs locaux devront déposer un dossier auprès de la CNIL (Commission national des informations et des libertés).

Chaque système de pointage permet aux entreprises de visualiser en temps réel des présences de leur salarié. Toutes les pointeuses sont programmables en fonction des spécificités de votre entreprise.

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Les pointeuses en entreprise : quelles réglementations ?

En entreprise, le suivi du temps de travail est une obligation légale. L’employeur doit être capable de justifier les heures effectuées pour tous les salariés. En cas de contrôle de l’URSSAF, de l’inspection du travail ou même en cas de litiges employeur/salariés, elle doit également être en mesure de fournir des preuves.

Cependant, la loi n’impose aucune forme particulière de suivi des temps de travail. L’utilisation de pointeuses reste à la discrétion de l’employeur.

L’entreprise peut donc choisir une gestion papier : les employés déclarent eux-mêmes leurs heures journalières et hebdomadaires. Elle peut également mettre en place le pointage déclaratif de manière digitalisée. Mais pour un suivi plus fiable et plus pratique, s’équiper d’un logiciel de pointage présente de réels avantages :

    • Un suivi du temps de présence du personnel 
    • Un système fiable et sécurisé : données sécurisées, alertes en cas d’anomalies…
    • Des données directement remontées dans votre logiciel de gestion de présences
    • Les heures supplémentaires automatiquement calculées
    • Des contraintes légales toujours respectées : majorations des heures supplémentaires, temps de repos, amplitudes journalières…
    • Les données transmises en paie

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, c’est souvent le personnel qui formule la demande afin de mieux compter les heures supplémentaires. En effet, de nombreux salariés effectuent des heures supplémentaires non déclarées et donc non rémunérées.

Le saviez-vous ? Dès lors que les heures supplémentaires sont comptabilisées par un logiciel de pointage, les juges considèrent que l’employeur a été informé et a donc donné son accord pour la réalisation de ces heures (Cass. soc., 8 juillet 2020, n° 18-23.366).

Pointeuses et réglementations : avant de mettre en place un système de pointage, que dois-je savoir ?

1) La transparence envers les salariés

Avant toute installation, les représentants du personnel (CSE) doivent être consultés pour assurer une mise en place conforme aux conventions en vigueur dans l’entreprise. L’objet de cette consultation est entre autres de présenter le dispositif choisi : modalités de fonctionnement, obligations des salariés en matière de pointage, conservation des données… et rappeler les objectifs du dispositif ainsi que le calendrier de déploiement.

Les employés doivent impérativement être informés lors de la mise en place du système de pointage. L’employeur devra détailler le fonctionnement de l’outil, mais aussi le cadre réglementaire dans lequel il s’inscrit. Chaque salarié devra donc être informé de l’objectif du pointage, sa date de mise en place, la nature des données recueillies, la durée de conservation, l’identité du responsable de pointage.

2) Un système fiable et infalsifiable

Le système de pointage doit être fiable et infalsifiable, c’est-à-dire qu’on ne peut pas modifier les données en interne.​

3) L’encadrement par la CNIL

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement pour la Protection des Données Personnelles (RGPD) le 25 mai 2018, la mise en place d’une pointeuse horaire ne doit plus obligatoirement être déclarée à la CNIL.  Cependant, toute entreprise se doit de gérer et de mettre à jour son registre de traitement des données.

La CNIL encadre néanmoins la mise en place de pointeuses biométriques, aujourd’hui très réglementée en France. Ce système est axé sur l’identification des collaborateurs par empreinte digitale, par reconnaissance faciale ou encore par reconnaissance du contour d’une main. Une collecte de données personnelles jugée excessive et non conforme au RGPD. Elle est autorisée dans des cas très spécifiques, par exemple en aéroport pour des questions de sécurité. Pour les autres cas, cette pointeuse est interdite car les informations enregistrées doivent rester « pertinentes » et « strictement nécessaires au regard de la finalité du fichier ». 

4) La récolte des données est soumise au RGPD

En mettant en place un système de pointage, il est indispensable de veiller à la protection et sécurité des données traitées. ​Elles sont récoltées uniquement dans le cadre du travail pour contrôler les temps de présence et passer en paie. ​Chaque salarié dispose d’un droit d’accès : il pourra ainsi attester de ses heures de travail, et même demander une copie s’il le souhaite.​

En cas de contrôle de l’URSSAF, on peut être amené à fournir un export des données.​

Quelques réponses à vos questions les plus posées :

« Peut-il y avoir des fraudes avec une badgeuse par carte ? Puis-je installer une caméra ? »

Chaque utilisateur a une carte attitrée et doit badger lui-même : sa photo s’affiche au moment du pointage. Malheureusement, il est difficile de prévenir les fraudes puisqu’installer une caméra au niveau de la pointeuse est interdit. Vous pouvez l’orienter au niveau de la porte d’entrée ou d’un couloir uniquement. Le pointage par carte repose donc sur la bonne volonté des employés ! Si cela présente un problème pour vous, il existe d’autres systèmes de pointage comme le biométrique (seulement en Suisse) ou le pointage par ordinateur. Cette dernière méthode permet de filtrer l’adresse IP lors du pointage : vous ne pourrez pointer que si l’adresse IP correspond à celle indiquée dans le paramétrage.

Quelle pointeuse choisir ?  

« Quelles conditions pour installer une pointeuse biométrique ? »

L’installation d’une pointeuse biométrique est très réglementée en France. La demande doit être formulée auprès de la CNIL.

Dans un premier temps, il faudra prouver que cette utilisation est nécessaire. Si un système de badge est suffisant, que cela répond à un besoin de confort, ou si les locaux, applications ou appareils protégés ne sont pas particulièrement sensibles, une solution moins intrusive devra être privilégiée.

Pour plus d’informations, c’est ici.

« Avec le pointage smartphone, puis-je imposer la géolocalisation à mes salariés ? »

Vous pouvez géolocaliser le pointage, mais pas la personne. Par exemple, le pointage a lieu à 8 h puis le dépointage à 12 h, entre ces deux horaires on ne peut pas localiser la personne.

En cas de pointage sur un téléphone personnel, la géolocalisation ne doit pas empiéter sur la vie privée de vos salariés. Le collaborateur doit être informé de sa géolocalisation (pop-up qui s’affiche et il accepte ou non). Si le collaborateur n’a pas activé la localisation, ça ne peut pas fonctionner. Il faut voir au niveau du paramétrage pour le rendre obligatoire ou non.

Pour plus d’informations, c’est ici.

« Combien de temps sont stockées les données ? »

Les données sont conservées 5 ans. Après résiliation, elles sont stockées 1 mois dans notre base.  Attention, quand un salarié quitte l’entreprise, le RGPD impose que l’on supprime toutes les données de ce collaborateur.

D’autres questions ? Notre équipe reste disponible pour vous répondre.

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