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Logiciel de gestion du planning personnel

10 raisons plannings

Les 10 raisons de passer le cap de l’automatisation de la gestion du personnel !

La création des plannings de vos salariés est une tâche particulièrement chronophage pour les managers et responsables d’entreprise. La complexité de la tâche se trouve dans le fait qu’il faut pouvoir gérer des flux d’activités irréguliers, optimiser les moyens humains disponibles, tout en respectant la législation du travail.

Des événements imprévus peuvent survenir : indisponibilité d’une équipe, demande de congés de dernière minute, congés maladie. Il faut donc pouvoir rebondir.

En ce sens, gérer le planning de son personnel sur un tableur Excel n’est pas toujours une solution pertinente et pérenne. Les informations sont rarement tenues à jour, ce qui peut entraîner des quiproquos au sein de votre organisation. Et si vous digitalisiez la gestion des plannings grâce à la mise en place d’un logiciel RH ?

Pourquoi soigner la planification en entreprise ?

Aujourd’hui, il existe des logiciels de planning du personnel adaptés à tous secteurs d’activité et avec de plus en plus de nouvelles fonctionnalités. C’est un outil de gestion du personnel utilisé par l’employeur pour organiser les horaires de travail de ses salariés.

Ils vous permettent d’avoir accès à toutes les informations en temps réel pour un meilleur suivi des collaborateurs. Les logiciels de gestion peuvent être un véritable soutien pour les RH et managers.

1- L’obligation légale d’afficher les horaires de travail

En entreprise, vos employés doivent avoir accès à leurs horaires de travail. L’horaire collectif doit être affiché de manière apparente dans le lieu auquel il s’applique, à travers un document signé et daté.

Mais pour aller encore plus loin, vous pouvez digitaliser la gestion de planning de personnel via un logiciel afin de simplifier la communication et le quotidien de vos collaborateurs. Simple d’utilisation et fiable, ce type d’outils de management s’adapte à toutes les règles d’administration du personnel et au droit du travail.

Les fonctionnalités varient d’un logiciel à l’autre mais dans la majorité des cas, vos collaborateurs pourront consulter leurs plannings à jour de partout, tout le temps. Ils auront ainsi une vision long terme et seront notifiés de toute nouvelle modification dans la planification.

A noter que la loi n’impose pas de délai pour communiquer le planning de travail à vos équipes. Cependant, il est recommandé d’informer ses employés dans un délai d’au moins 7 jours.

Certaines conventions collectives peuvent prévoir des règles d’affichage du planning. Par exemple, dans l’hôtellerie et restauration, le délai d’affichage du planning est fixé à 15 jours à l’avance. En cas de modification, l’employé doit être prévenu au moins 8 jours à l’avance.

2- Organiser les horaires de travail de vos équipes en fonction des besoins de l’entreprise

La planification horaire est essentielle pour assurer l’efficacité et la continuité de service d’une organisation ou d’une équipe. C’est pourquoi notre outil E2time.com calcule en temps réel les indicateurs dont vous avez besoin pour optimiser votre masse salariale.

Affectez la bonne ressource, au bon endroit et au bon moment et prenez les meilleures décisions pour votre entreprise ! Notre logiciel RH assure une parfaite adéquation entre les effectifs, les compétences disponibles et la charge de travail planifiée, tout en respectant la législation du travail.

En cas de sous-effectif dans votre équipe, vous pourrez rechercher les ressources internes disponibles ou faites appel à des intérimaires ou salariés provisoires. En cas de sur-effectif, vous pourrez transférer provisoirement un employé auprès d’un autre service, ou bien le mettre en repos. Vous pourrez ainsi gérer votre planification de manière flexible pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise !

3- Assurer la croissance de votre business avec la planification

La gestion et l’organisation de votre entreprise passe avant tout par la maîtrise des activités et la planification des ressources.

Pour atteindre vos objectifs, il vous faudra des plannings bien définis. En plus d’être un gain de temps non négligeable, vous pourrez suivre de près les étapes de la mise en œuvre de vos projets grâce à l’élaboration d’un plan d’actions.

Découpez vos projets, affectez les tâches à vos collaborateurs et consultez les temps passés pour chacune d’entre elles. Chaque personne impliquée pourra suivre l’évolution et communiquer. Vous pourrez également réalisez des analyses efficaces pour une performance optimale de vos équipes.

> Gestion des temps et activités : comment accroitre sa productivité ?

4- La gestion de planning est plus complexe qu’il n’y parait

Pour harmoniser vos process, rien de mieux qu’un logiciel de gestion des plannings du personnel. En effet, la gestion des plannings peut rapidement se complexifier puisqu’elle nécessite :

  • De faire face aux imprévus (maladies, absences injustifiées etc)

  • D’organiser les emplois du temps en fonction des contraintes de chaque collaborateurs

  • De respecter les contraintes légales en terme de temps de travail

  • De contrôler la charge de travail de chacun

  • De préserver l’équité entre les salariés (ex : dans la vente, ne pas affecter les fermetures ou les weekends toujours au mêmes personnes)

Or, une bonne gestion des plannings rime avec une bonne gestion des équipes, une bonne gestion des ressources, et donc une meilleure productivité !

5- Suivre les horaires collectifs et individuels de vos employés

Les horaires des employés sont réparties de 2 façons : horaire collectif et horaire individuel.

L’horaire collectif s’applique à tous les salariés ou à un groupe de salarié. On peut par exemple segmenter en horaire de jour, horaire de nuit, etc. L’horaire individuel, lui, s’applique à un salarié. Il peut être organisé en plages horaires mobiles ou en plages horaires fixes.

Peu importe la méthode choisie, les temps de travail sont automatiquement comptabilisés par nos outils de pointage. Vous pourrez accéder aux horaires effectuées en quelques clics seulement !

En cas de contrôle, vous pourrez justifier les horaires effectives de vos salariés rapidement.

> Quelle règlementation pour les pointeuses horaires en entreprise ?

6- Fini les erreurs de saisies et de gestion de temps avec un logiciel de planification

L’outil le plus répandu pour la gestion des plannings en entreprise reste Excel. Formules cassées, mauvaise communication, erreurs de saisies, absence de cadre légal… Les erreurs peuvent avoir des conséquences graves sur l’activité de l’entreprise et la confiance des salariés.

> Excel vs GTA : quelle solution choisir ?

Suivez les compteurs horaires par salarié et par service, gérez l’intégration des congés et absences directement dans le planning, et enfin réalisez un suivi de la différence entre horaires prévues et horaire effectives.

Vous pouvez également sécuriser vos plannings avec e2time.com grâce aux alertes qui vous informent en cas de non-respect des contraintes légales. Vous recevrez des anomalies bloquantes ou informatives lorsqu’une contrainte n’est pas respectée. Ainsi, si la planification d’un employé ne respecte pas les temps de repos obligatoires journaliers ou hebdomadaire, vous serez directement informés par la plateforme.

Vous pourrez également créer des alertes liées à vos propres règles d’organisation interne (heures supplémentaires, heures de nuit…)

> Erreurs dans la gestion administrative des RH : ce que vous risquez !

7- Communiquer en temps réel grâce au logiciel de planning

Un remplacement de dernière minute, une mise en congé ou une absence imprévue de la part de l’un de vos collaborateurs ? Pas de panique, vous serez informés en temps réel.

Le logiciel de planning intègre l’ensemble des plannings de votre organisation dans une base de données unique. Vous pourrez donc réagir rapidement en re programmant un collaborateur disponible sur la plage horaire souhaitée.

En cas de modification du planning, vos employés peuvent être notifiés en temps réel ! Le planning est donc constamment mis à jour, en intégrant également les absences et congés des salariés.

En tant que manager, vous pouvez suivre l’activité de vos équipes depuis un board unique.

En tant que collaborateurs, vous pourrez voir le planning de vos collègues afin de voir s’ils sont présents au bureau ou en télétravail, ou bien s’ils sont disponibles pour une réunion.

8- Une paie facilitée grâce à la GTA

Chaque mois, les éléments variables de paie sont automatiquement calculés et exportés vers votre logiciel de paie. Adieu les ressaisies, les tableaux Excel compliqués et les erreurs !

Vous pourrez générer des bulletins de paie plus fiables, plus vite, en garantissant la transparence pour vos salariés.

Plus besoin de remplir de formulaires, de fichiers Excel, ou d’envoyer les informations au service du personnel par e-mail. Grâce à la dématérialisation, vous gagnez un temps considérable sur ces tâches souvent très chronophage. Vos équipes pourrons ainsi se recentrer sur des activités de gestion à plus forte valeur ajoutée !

9- Automatisez la production des plannings

Un logiciel RH facilite la préparation des plannings de votre personnel. Vous pourrez créer des plannings types de toutes sortes : plannings prévisionnels, plannings par journées, par service, par prestation, par poste, par population, par affectation, par rotation… De nombreuses fonctionnalités qui s’adaptent à presque tous les secteurs d’activité !

Avec un accès centralisé à l’ensemble des informations, vous pourrez vérifier simplement les disponibilités de vos équipes par sites, services ou sous-services. Vous pourrez également gérez vos effectifs (présents, absents, besoin en effectif) et afficher en temps réel les temps de travail prévisionnel et réalisé.

Avec ces nombreuses fonctionnalités, vous aurez ainsi toutes les clés en main pour créer vos plannings au plus proche des besoins de l’entreprise, tout en tenant compte des disponibilités et contraintes de vos salariés.

10- Logiciel de planification et ROI

L’installation d’un logiciel de planning représente un coût pour l’entreprise. Cependant, il est vite rentabilisé !

En effet, les impacts positifs d’un logiciel de planification sont nombreux. D’une part, l’entreprise gagne en efficacité sur le traitement des données et les process. En libérant du temps passé sur ces tâches, les équipes pourront se concentrer sur d’autres missions créatrices de valeur. L’entreprise réalise également des économies sur l’usage du papier et le matériel d’imprimante.

D’autre part, la digitalisation représente un bénéfice en terme d’image et de marque employeur. En effet, ces solutions modernes viennent transformer profondément nos habitudes de travail et le monde de l’entreprise.

En plus d’agir comme facilitateur pour de nombreux départements de l’entreprise, il devient beaucoup plus simple pour tous les collaborateurs de travailler à distance ou en mode hybride. La digitalisation fait donc partie des nouveaux défis RH à intégrer en 2022.

E2time.com et son logiciel de planning de personnel

En offrant une vision centralisée, le logiciel de planification e2time.com permet à l’employeur d’organiser les horaires des employés en respectant des contraintes professionnelles et légales.

Simple d’utilisation, il permet d’optimiser votre organisation du travail grâce à de nombreuses fonctionnalités :

  • Gérez les plannings horaires, les plannings d’absences et de congés

  • Créez des plannings types par populations, services…

  • Recevez des alertes en cas de non-respect des contraintes légales de temps de travail

  • Affichez les disponibilités par tâches, sites, services et sous-services

  • Gérez les prêts, remplacements et personnels provisoires

  • Recevez des alertes personnalisées (anomalies de pointage, modification de planning…)

  • Facilitez l’accès aux plannings (en ligne et via mobile)

  • Faîtes vos modifications simplement et rapidement, directement depuis le planning

  • Personnalisez vos contraintes légales et vos règles de calcul

Vous pourrez ajuster toutes vos ressources humaines en fonction des objectifs de l’entreprise.

Le logiciel E2time.com s’adapte à toutes vos règles et contraintes afin de créer le planning le plus adapté à votre activité. Entièrement personnalisé en fonction de votre convention collective, du type de contrats de vos employés… vous pouvez créer l’outil qui répondra à toutes vos problématiques RH.

Vous avez besoin d’être accompagné dans le choix de votre logiciel de planning de personnel ? Programmez une démo avec l’un de nos conseillers e2time !

Vous souhaitez des conseils sur la mise en place de l’outil ?
Contacte nos équipes pour plus de renseignements.

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